Гид по ЕФС-1: как заполнять и когда сдавать

Гид по ЕФС-1: как заполнять и когда сдавать

Отчет ЕФС-1 объединяет сведения из четырех отмененных в 2023 году форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Он состоит из титульного листа, двух разделов и их подразделов. Но не все из них нужно сдавать. Гид поможет разобраться, в каких ситуациях, какие части формы нужно подавать и как их заполнять.

Воспользуйтесь содержанием слева или ниже:

ЕФС-1: что это, кто сдает, в какой форме
Когда подаются сведения о трудовой деятельности (аналог СЗВ-ТД)
	—	Прием на работу
	—	Перевод
	—	Приостановление и возобновление ТД
	—	Увольнение с работы
	—	Заключение и расторжение договора ГПХ
Когда подаются сведения о страховом стаже (аналог СЗВ-СТАЖ)
	—	Предоставление декретного отпуска, назначение пенсии
	—	Приостановление ТД
Когда подаются сведения о допвзносах на накопительную пенсию (аналог ДСВ-3)
Когда подаются сведения по взносам на травматизм (аналог 4-ФСС)

ЕФС-1: что это, кто сдает, в какой форме

ЕФС-1 — это объединенный отчет для всех юрлиц и ИП, которые передают данные персучета и начисляют взносы на травматизм за своих сотрудников, в том числе по договорам ГПХ на выполнение работ и оказание услуг, договорам авторского заказа и пр.

Форма и порядок заполнения ЕФС-1 утверждены Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Сдавать ЕФС-1 необходимо в территориальный орган Фонда в электронном или бумажном виде.

Отчет ЕФС-1 по обособленному подразделению подается:

• по месту регистрации обособленного подразделения, если оно имеет свой расчетный счет, начисляет выплаты работникам и страховые взносы на них;
• по месту регистрации головной компании, если у обособленного подразделения нет расчетного счета или оно не начисляет выплаты работникам.

Далее рассмотрели, когда и какую отчетность подавать в разных ситуациях.

Сведения о трудовой деятельности (аналог СЗВ-ТД)

Во всех случаях, описанных в этом блоке, страхователи обязаны сдавать титульный лист, раздел 1 и подраздел 1.1. В таблицах ниже расписаны популярные ситуации, когда подаются сведения о трудовой деятельности. Те же сведения нужно подавать, если были такие события:

• сотрудник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки или о предоставлении ему СТД-Р;
• страхователь меняет наименование, реорганизуется, переводит сотрудников из одного ОП1 в другое, снимается с учета в СФР по месту нахождения ОП;
• страхователь ликвидируется — в таком случае дополнительно на каждого сотрудника представляют подраздел 1.22 и подраздел 33, если это необходимо.

Смотрите как заполнить графу 6 «Код выполняемой функции» в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 в статье. Общий порядок заполнения сведений — в инструкциях к титульному листу, подразделу 1 и подразделу 1.1. Образцы на конкретных примерах — в таблицах ниже.

Прием на работу

Кого принимают на работу	Когда представлять ЕФС-1	Образцы заполнения подразделов 1 и 1.1
Гражданин РФ по бессрочному трудовому договору (ТД)	Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу	Образец заполнения при приеме на работу по бессрочному договору
Гражданин РФ по ТД сроком до 6 месяцев		Образец заполнения при приеме на работу по срочному договору
Иностранец с ВНЖ по бессрочному ТД		Образец заполнения при приеме иностранца с ВНЖ
Дистанционный сотрудник по бессрочному ТД		Образец заполнения при приеме на дистанционную работу
Совместитель по бессрочному ТД		Образец заполнения при приеме на работу совместителя
Гражданин РФ по бессрочному ТД на неполный рабочий день		Образец заполнения при приеме на работу на неполный день

Вернуться к содержанию →

Перевод

Вид мероприятия	Когда представлять ЕФС-1	Образцы заполнения подразделов 1, 1.1
Перевод сотрудника на удаленную работу	Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, когда издан приказ о переводе	Образец заполнения при переводе на удаленную работу

При переводе на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю тоже подается этот подраздел, с кодом «ПЕРЕВОД».

Если работодатель переводит сотрудников из одного обособленного подразделения в другое, также подаются сведения о трудовой деятельности. Но в таком случае в форме указывают другой код: «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» (п. 53 Порядка).

Приостановление и возобновление ТД

Вид мероприятия	Когда представлять ЕФС-1	Образцы заполнения подразделов 1, 1.1
Приостановление действия ТД из-за призыва на военную службу по мобилизации или заключения контракта	Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приостановлении или возобновлении действия ТД	Образец заполнения при приостановлении действия ТД
Возобновление действия ТД, который был приостановлен		Образец заполнения при возобновлении действия ТД

При приостановлении договора необходимо также подавать подраздел 1.2, в котором содержатся сведения о страховом стаже (аналог СЗВ-СТАЖ).

Увольнение с работы

Кто увольняется	Когда представлять ЕФС-1	Образцы заполнения подразделов 1, 1.1
Гражданин РФ по бессрочному ТД	Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении	Образец заполнения при увольнении гражданина РФ
Иностранец с ВНЖ по бессрочному ТД		Образец заполнения при увольнении иностранца с ВНЖ

Заключение и расторжение договора ГПХ

Вид мероприятия	Когда представлять ЕФС-1	Образцы заполнения подразделов 1, 1.1
Заключение ГПД4 с гражданином РФ	Не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или расторжения договора	Образец заполнения при заключении ГПД
Расторжение ГПД с гражданином РФ		Образец заполнения при расторжении ГПД

Вернуться к содержанию →

Сведения о страховом стаже (аналог СЗВ-СТАЖ)

Страхователи обязаны сдавать титульный лист, подраздел 1, подраздел 1.2 в ситуациях, перечисленных в таблицах ниже. Также необходимо сдать эти сведения до 25 января года, следующего за отчетным, на застрахованных лиц:

• которые перечислены в п. 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ,
• заняты на работах из ч. 1 ст. 30, 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ, в этом случае дополнительно сдают подраздел 2 (аналог таблицы 5 формы ОДВ-1).

Общий порядок заполнения сведений смотрите в инструкциях к титульному листу, подразделу 1,  подразделу 1.2 и подразделу 2. Образцы заполнения на конкретных примерах — в таблицах ниже.

Предоставление декретного отпуска, назначение пенсии

Ситуация	Когда представлять ЕФС-1	Образец заполнения подразделов 1, 1.2
Предоставление отпуска по БиР5 по заявлению сотрудника	Не позднее 3-х рабочих дней со дня, когда сотрудник подал заявление6	Образец заполнения при предоставлении отпуска по БиР
	По итогам календарного года — не позднее 25-го января года, следующего за отчетным
Назначение пенсии	Не позднее 3-х календарных дней со дня, когда работодатель получил заявление от сотрудника или запрос от СФР	Образец заполнения при назначении пенсии

Приостановление ТД

Ситуация	Когда представлять ЕФС-1	Образец заполнения подразделов 1, 1.2
Трудовой договор приостановлен из-за мобилизации сотрудника	По итогам календарного года — не позднее 25 января года, следующего за отчетным.	Образец заполнения при приостановлении действия ТД

При приостановлении договора подается также подраздел 1.1, в котором отражаются сведения о трудовой деятельности (аналог СЗВ-ТД).

Вернуться к содержанию →

Сведения о допвзносах на накопительную пенсию (аналог ДСВ-3)

Чтобы подать эти сведения, заполняют титульный лист и подраздел 3.

Общий порядок заполнения сведений —  в инструкциях к титульному листу и подразделу 3.

Ситуация	Когда представлять ЕФС-1	Образец заполнения подраздела 3
Перечисление допвзносов на накопительную пенсию и взносы в пользу застрахованных лиц по ФЗ от 30.04.2008 № 56-ФЗ	Ежеквартально до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом	Образец заполнения при перечислении допвзносов на накопительную пенсию

Сведения по взносам на травматизм
(аналог 4-ФСС)

Все организации, ИП и физлица, которые используют труд наемных сотрудников и некоторых исполнителей по договорам ГПХ,7 обязаны сдавать титульный лист, раздел 2, подразделы 2.1 и 2.3.

Ситуация	Когда представлять	Образец заполнения раздела 2, подразделов 2.1 и 2.3
Уплата взносов на травматизм (НС и ПЗ)	Ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом	Образец заполнения при уплате взносов на травматизм

Некоторым нужно сдавать также другие подразделы. Например, дополнительно подраздел 2.2 сдают страхователи, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, а подраздел 2.1.1 — те, у кого есть подразделения, выделенные в СКЕ,8 государственные и муниципальные учреждения с частичным финансированием, и страхователи, которые состоят на учете по нескольким основаниям.

Общий порядок заполнения разделов смотрите в инструкциях:

• титульный лист,
• раздел 2 и подраздел 2.1,
• подраздел 2.1.1,
• подраздел 2.2,
• подраздел 2.3.