Дебиторская задолженность: что это, виды, как образуется

Дебиторская задолженность: что это, виды, как образуется

Наличие или отсутствие просроченной «дебиторки» — важный показатель финансовой стабильности компании. Чем лучше бухгалтер понимает причины появления дебиторской задолженности, тем успешнее может ею управлять. В чем же нужно разобраться прежде всего? В природе долгов, в их разновидностях, и в том, как их закрыть. В нашей статье есть вся необходимая информация о том, как это сделать.

Что такое дебиторская задолженность

Это то, что дебиторы должны вашему ООО. В роли дебитора может оказаться любой контрагент: покупатель, поставщик, работник и даже бюджет.

Справка 

У слова «дебитор» латинские корни: «debet» переводится как «он должен».

Примеры дебиторской задолженности (ДЗ):

  • стоимость товара, отгруженного покупателю, но не оплаченного им;
  • аванс, перечисленный продавцу в счет будущей поставки (если отгрузка еще не состоялась);
  • зарплата, излишне выданная сотруднику (к примеру, из-за ошибочно заниженного НДФЛ);
  • налоги или взносы, излишне уплаченные в бюджет;
  • заем, выданный работнику или другой компании.

Отличия дебиторской задолженности от кредиторской

Понятия кредиторской и дебиторской задолженности противоположны по смыслу.

Кредиторская задолженность (КЗ) — это то, что ваша организация должна своим контрагентам. К подобным долгам, в числе прочего, относится стоимость отгруженного продавцом, но не оплаченного вами товара. Также это предоплата, полученная от покупателя (при том, что поставки еще не было); выданный банком кредит; недоимка по налогам и проч.

Важно 

Кредиторская задолженность — это обязательство компании. Ее отображают в правой части бухгалтерского баланса. Что же касается ДЗ, то она отражается в левой части баланса, поскольку является активом (см. «Бухгалтерский баланс: активы, пассивы, структура и виды»).

Как образуется дебиторская задолженность

Она появляется, если стороны сделки выполняют свои обязательства в разное время. Так, при оптовой торговле продавец, как правило, делает отгрузку раньше, чем покупатель перечисляет деньги. При этом в момент отгрузки у поставщика появляется ДЗ. Она будет числиться до тех пор, пока покупатель не расплатится за товар.

Еще пример — выдача ссуды сотруднику. Работник обязан вернуть средства компании, но он сделает это через несколько месяцев или даже лет. В учете работодателя будет числиться ДЗ до даты полного погашения ссуды.

Справка

Бывают сделки, в которых стороны выполняются свои обязательства одновременно. Это, в частности, розничная торговля. Клиент расплачивается на кассе и тут же забирает покупку, дебиторская задолженность не появляется.

Сроки дебиторской задолженности

В зависимости от сроков погашения, указанных в договоре, ДЗ делят на краткосрочную и долгосрочную.

Краткосрочная — это задолженность со сроком погашения не более 12 месяцев. У долгосрочной срок погашения превышает 12 месяцев.

Виды дебиторской задолженности

ДЗ условно делится на три категории.

  1. Текущая. Срок погашения, указанный в договоре, еще не истек.
  2. Сомнительная. Срок погашения истек, и задолженность не обеспечена гарантиями (п. 70 Положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.98 № 34н; п. 1 ст. 266 НК РФ). Тем не менее, шансы на взыскание остаются.
  3. Безнадежная (другое название — нереальная ко взысканию). Сюда, в числе прочего, относятся долги с истекшим сроком исковой давности, долги ликвидированных юрлиц и физлиц-банкротов (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Виды операций с дебиторской задолженностью

Инвентаризация дебиторской задолженности

Ее необходимо проводить как минимум раз в год, перед составлением годового баланса. Так сказано в пункте 1.5 Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина от 13.06.95 № 49. Но можно и чаще, если есть соответствующее решение руководителя организации (п. 2.1 Методических рекомендаций).

Инвентаризация оформляется, как правило, следующими документами: приказом о проведении (форма № ИНВ-22); актом о состоянии расчетов с клиентами, покупателями и другими контрагентами (форма № ИНВ-17); информацией о дебиторах (приложение к форме № ИНВ-17).

Отметим, что указанные формы являются унифицированными, но использовать их не обязательно. Допустимо разработать собственные бланки.

Расчет дебиторской задолженности

Обычно размер ДЗ на конец отчетного периода — это сумма дебетовых сальдо по следующим счетам:

  • 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
  • 63 «Резервы по сомнительным долгам»;
  • 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
  • 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
  • 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
  • 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
  • 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
  • 75 «Расчеты с учредителями»;
  • 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Внимание! 

При заполнении баланса запрещен зачет между статьями активов и пассивов (п. 34 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»). Это означает следующее. Если по одному счету, например 62, образовался как дебетовый, так и кредитовый остаток (по разным субсчетам, контрагентам и т.д.), то в отчетности эти суммы нужно показать отдельно, без «схлопывания». Дебетовое сальдо — в левой части баланса, кредитовое — в правой части.

Списание дебиторской задолженности

Списать можно только ДЗ, которая признана нереальной ко взысканию.

В пункте 2 статьи 266 НК РФ приведен перечень случаев, когда «дебиторка» считается безнадежной:

  1. Истечение срока исковой давности (в общем случае он составляет 3 года; ст. 196 ГК РФ).
  2. Обязательство прекращено из-за невозможности его исполнения, на основании акта госоргана, либо ликвидации компании-должника.
  3. Наличие постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, если отсутствует возможность получить данные о должнике, либо у него нет имущества, которое можно было бы взыскать.
  4. Банкротство физлица-должника и освобождение его от дальнейшего исполнения требований кредитора.

В налоговом учете (при основной системе налогообложения) безнадежную «дебиторку» списывают на внереализационные расходы, уменьшающие облагаемый доход. Возможен и другой вариант — создать резерв и за счет него погашать долг. Но включить туда можно не любые суммы, а только связанные с реализацией товаров, работ и услуг. Правила создания резерва приведены в статье 266 НК РФ.

В бухгалтерском учете выбора нет: списать безнадежную ДЗ можно только при помощи резерва (п.70 Положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.98 № 34н). Правила его создания не утверждены, поэтому компания вправе разработать их сама. Чаще всего в бухучете резерв создают так же, как и в налоговом учете (подробнее о списании ДЗ см. «Безнадежная дебиторская задолженность: списание, проводки, бухгалтерский и налоговый учет»).

Уменьшение дебиторской задолженности

Управление «дебиторкой» — это процесс, позволяющий сократить риски невозврата денег. Вот его основные этапы:

  • анализ надежности контрагента перед заключением договора;
  • индивидуальная система оплаты для каждого клиента в зависимости от степени его надежности;
  • пени и штрафы, предусмотренные договором на случай просрочки платежа;
  • контроль состояния ДЗ, напоминания о просрочке (звонки клиенту, письма и проч.);
  • при длительных задержках оплаты — обращение в суд.

Взыскание дебиторской задолженности

Взыскать ДЗ через суд можно только в случае, если компания-должник не ликвидирована, и срок исковой давности не истек. Необходимо также соблюсти досудебный порядок: направить в адрес дебитора заказным письмом письменную претензию.

Далее следует составить исковое заявление, в нем указать сумму долга с пенями и штрафами. И подготовить копии первичных документов по сделке: договоров с приложениями; графиков платежей; накладных; актов; платежных поручений и проч. Один пакет «первички» с заявлением и квитанцией об уплате госпошлины передать в суд. Второй пакет и копию заявления выслать ответчику (то есть должнику).

Если суд примет решение о взыскании, останется получить исполнительный лист и передать его приставам.

Справка 

Есть и другая возможность — взыскать «дебиторку» в рамках дела о банкротстве должника. Организацию включат в реестр кредиторов, и передадут ей деньги, вырученные при продаже имущества банкрота.

Страхование дебиторской задолженности

Страхование ДЗ является альтернативой самостоятельному взысканию. Работает это следующим образом. ООО заключает договор со страховой компанией, где написано, что просрочка клиентом платежей является страховым случаем. Когда он наступает, страховщик выплачивает долг вместо дебитора, после чего к страховщику переходит право истребования задолженности.

У данного способа есть свои плюсы и минусы. Организация несет дополнительные расходы на страхование. Но все хлопоты по досудебному урегулированию и взысканию берет на себя страховщик, что очень удобно.

Продажа дебиторской задолженности

Распространенным вариантом продажи ДЗ является договор цессии. Поставщик уступает третьей стороне право истребовать долг у покупателя. Разрешения покупателя в общем случае не требуется, достаточно просто его уведомить (ст. 382 ГК РФ).

Третья сторона (цессионарий) перечисляет поставщику некую сумму, обычно меньшую, чем изначальная величина ДЗ (подробнее см. «Договор цессии: какие налоговые последствия возникают при продаже долга»).

Пример 

ООО «Покупатель» должен перечислить на счет ООО «Поставщик» 100 000 руб. «Поставщик» уступил этот долг ООО «Цессионарий», и получил от него 90 000 руб.

Бухгалтер «Поставщика» сделал проводки:

ДЕБЕТ 76    КРЕДИТ 91 субсчет «Доходы»

90 000 руб. – отражена выручка от уступки долга;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Расходы»    КРЕДИТ 62

100 000 руб. – списана задолженность ООО «Покупатель»;

ДЕБЕТ 51    КРЕДИТ 76

90 000 руб. – получено от ООО «Цессионарий».

Елена Маврицкая, ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем

Материал предоставлен порталом «Бухонлайн»