С 2023 года бюджетные организации обязаны перейти на электронную «первичку»

С 2023 года бюджетные организации обязаны перейти на электронную «первичку»

Учреждения бюджетной сферы в обязательном порядке переходят на формирование электронных документов бухучета. Как подписывать и хранить такую «первичку»? Что надо сделать до конца 2022 года, чтобы в 2023 году не пришлось платить штраф? Ответы на эти и другие вопросы про электронный документооборот в бюджетной сфере — в нашей сегодняшней статье.

Какие документы станут электронными

С 1 января 2023 года бюджетные организации обязаны применять приказ Минфина от 15.04.21 № 61н. Этот приказ утвердил унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета в бюджетной сфере, а также методические указания по их формированию и применению.

К таким документам относятся:

  • первичные учетные документы: ведомость группового начисления доходов, акт о консервации (расконсервации) основных средств, акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств и проч. — всего 17 форм (приложения № 1 и № 2 к приказу № 61н);
  • регистры бухгалтерского учета: журнал операций по забалансовому счету, карточка учета имущества в личном пользовании, ведомость доходов физлиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (приложения № 3 и № 4 к приказу № 61н).
Справка

С 2024 года в электронный вид в обязательном порядке будут переведены еще 6 форм «первички» и 2 формы регистров бухучета. По своему усмотрению бюджетные организации могут начать применять их уже в 2023 году. Соответствующие изменения в приказ № 61н внесены приказом Минфина от 07.11.22 № 157н.

Как подписывать электронные документы

В методических указаниях сказано, что электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью (ЭЦП), а в отдельно оговоренных случаях — простой электронной подписью. Например, на акте о консервации (расконсервации) ОС председатель комиссии должен поставить квалифицированную подпись, а остальные участники комиссии — простую.

Важно

Электронная «первичка» принимается к бухгалтерскому учету при наличии всех необходимых реквизитов и электронной  подписи руководителя (либо иного уполномоченного лица).

Рекомендации (принципы) хранения цифровой документации приведены в приказе Минкультуры от 31.03.15 № 526. Они не являются обязательными, но участники электронного документооборота обычно их придерживаются. Перечислим основные правила.

Во-первых, электронные документы в общем случае хранятся в двух экземплярах, каждый — на своем физическом носителе.

Во-вторых, сохранность сведений на указанных носителях проверяется не реже, чем один раз в 5 лет.

В-третьих, при повреждении данных файлы переписываются на новый носитель с обеспечением полноты, аутентичности, целостности, достоверности и неизменности электронной информации.

В-четвертых, при хранении должна быть исключена вероятность утраты, искажения, уничтожения и незаконной рассылки файлов.

Как подготовиться к переходу на ЭДО

До наступления 2023 года нужно совершить следующие действия.

  1. Назначить лиц, ответственных за создание и хранение электронных документов.
  2. Разработать перечень унифицированных форм электронных документов, которые учреждение станет использовать в своей деятельности (выбрать из форм, утвержденных приказом № 61н).
  3. Внести соответствующие дополнения в учетную политику на 2023 год.

Штраф за отсутствие электронных документов

Поскольку с 2023 года учреждения бюджетной сферы обязаны составлять электронные документы, их отсутствие грозит административным штрафом на основании статьи 15.11 КоАП РФ. Санкцию назначат должностному лицу в размере от 5 000 до 10 000 руб. При повторном нарушении штраф составит от 10 000 до 20 000 руб. Также возможна дисквалификация на срок от одного года до двух лет.

Елена Маврицкая, ведущий эксперт, главбух с 10-летним стажем

Материал предоставлен порталом «Бухонлайн»