Справка с места работы: образец и бланк

Справка с места работы: образец и бланк

Существует множество ситуаций, когда работнику может понадобиться официальная справка от работодателя. Причем, запросить ее может не только действующий сотрудник, но и бывший. И компания не вправе отказать ни тому, ни другому. Расскажем, какие бывают справки с места работы, как их оформить и выдать.

Для чего нужна справка с предыдущего места работы

Справка с прежнего места работы необходима для различных целей. Например, при оформлении дубликата трудовой книжки, для определения размера пособия по безработице или выплат по уходу за ребенком. Также эта справка может пригодиться, чтобы установить величину процентной надбавки за работу в районах Крайнего Севера.

В некоторых случаях работнику может понадобиться справка с текущего места работы. К примеру, она нужна для оформления визы или отпуска на работе по совместительству.

Какие бывают справки с места работы

Законодательство не содержит закрытого перечня справок, которые можно запросить у работодателя, в том числе бывшего. На практике они могут подтверждать самые разные факты. Приведем примеры.

Справка о доходах и суммах налога физического лица. Она необходима для заполнения декларации по НДФЛ. Также может потребоваться для получения налоговых вычетов, подтверждения доходов при оформлении кредитов или пособий и в других случаях. Эту справку обязан выдать любой налоговый агент, а не только работодатель (п. 3 ст. 230 НК РФ). Форма утверждена приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@ (см. «Справка о доходах, которая выдается физлицу по его запросу: инструкция по заполнению»).

Справка о зарплате за определенный период времени. Она используется для самых разных целей: определения величины пособия по безработице, получения визы, расчета выплат за участие в судебных заседаниях и т.п.

Справка об отпуске с основного места работы пригодится совместителям, желающим использовать отпуска по всем местам работы одновременно (ст. 286 ТК РФ).

Справка о характере и условиях труда по основному месту работы также предъявляется по дополнительному месту работы. Она нужна, чтобы устроиться совместителем на работу с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 283 ТК РФ).

Также совместителю может потребоваться справка о графике работы по основному месту работы. Она поможет второму работодателю выполнить условие о максимальной продолжительности рабочего времени совместителя.

Для оформления дополнительных оплачиваемых выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом нужна справка с места работы другого родителя. Такая справка должна подтверждать, что на момент обращения он не использовал в календарном месяце дополнительные выходные дни или использовал их частично, либо, что он не подавал заявление о предоставлении указанных дней (подп. «г» п. 3 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 13.10.14 № 1048).

Чтобы получить единовременное пособие при рождении ребенка необходимо иметь справку с места работы другого родителя о том, что он не получил выплату. Также справка с места работы другого родителя потребуется для оформления отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет. В ней должно быть сказано, что он не использует такой отпуск и не получает «детское» пособие (п. 28 и 56 Порядка назначения пособий, утв. приказом Минтруда от 29.09.20 № 668н).

Справка о стаже работы может потребоваться для обращения в органы соцзащиты, при назначении пенсии и в других случаях.

Справка с места работы о предоставлении отпуска чаще всего выдается для предъявления в детский сад, где обучается ребенок работника. Она нужна, чтобы сохранить место в группе.

Справка с предыдущего места работы о размере процентной надбавки пригодится в том случае, если работник трудится в районах Крайнего Севера. Она поможет бухгалтеру по новому месту работы правильно определить размер «северной» надбавки.

Существуют и другие справки, которые можно запросить у работодателя:

• справка об уплаченных страховых взносах (если работник претендует на льготную пенсию);
• справка, уточняющая особый характер работы или условий труда, необходимый для досрочного назначения страховой пенсии по старости, и подтверждающая постоянную занятость на соответствующих видах работ;
• справка о периодах работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• справка о проживании в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (см. «Роструд уточнил, какие документы нужно выдать работнику при увольнении»).

Кто выдает справку с места работы

Справка выдается от имени работодателя. Поэтому желательно составить ее на официальном бланке и заверить печатью организации. Также справка должна содержать подпись уполномоченного представителя работодателя. Лучше, если это будет автограф руководителя.

Что касается подготовки документа, то этим должны заниматься работники, в чьи должностные обязанности входит соответствующая функция. Например, логично, чтобы справки о зарплате оформлялись в бухгалтерии, а справки о стаже, графике работы или отпусках — в отделе кадров.

Срок действия справки с места работы

Этот срок законодательно не определен. В большинстве случаев справка подтверждает тот или иной факт на дату ее выдачи. Соответственно, срока действия у нее не может быть в принципе. А если нужна информация на более свежую дату, то оформляется новый документ.

При необходимости в самой справке может быть указан срок ее применения. Также он может вводиться получателем справки. К примеру, так поступают посольства при оформлении визы, требуя, чтобы сведения о заработке были действительны не позднее определенного времени до даты обращения.

Что нужно для получения справки с места работы

Работник должен подать работодателю заявление. Оно оформляется в письменной форме (ст. 62 ТК РФ).

Если работник обратится только с устной просьбой, у работодателя не будет юридической обязанности выдать справку в определенный срок. Соответственно, к нему нельзя будет предъявить претензий, если он не подготовит нужный документ или выдаст его позже.

Как оформить справку с места работы

Как уже упоминалось, для многих справок обязательного бланка нет. Поэтому работодатель может составить документ по любой форме, в том числе по той, которую запросил сам работник.

Если справка оформляется в произвольном виде, то лучше разместить ее на официальном бланке организации. А если бланк не используется, то не лишним будет указать всю информацию о работодателе — полное и сокращенное наименование, ИНН, КПП, ОРГН, контактные данные (сайт, адрес, телефон). При оформлении реквизитов можно опираться на профильный ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст).

Независимо от применяемой формы в справке должны быть указаны: дата составления и дата (период), на которую (который) запрашивается информации. При необходимости вносятся сведения о цели выдачи.

Также можно проставить номер документа (если принятые в организации правила делопроизводства предусматривают присвоение номеров). Справка заверяется печатью организации и подписью уполномоченного лица. Дополнительно можно указать сведения о лице, ответственном за ее составление.

Если в организации введен кадровый электронный документооборот, то по просьбе работника можно выдать «электронную» справку, заверив ее соответствующей электронной подписью (см. «Роструд напомнил, какой электронной подписью работодатели могут заверять кадровые документы»).

Образец справки с места работы

Пример

Может ли работодатель отказать в выдаче справки

Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать запрашиваемую информацию или документы в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Речь идет о любых документах и информации, которые относятся к работе (выписки из трудовой книжки, справки о зарплате, периоде работы и проч.). Таким образом, отказать в выдаче справки, если ее содержимое хоть как-то связано с работой, работодатель не может.

Заметим, что термин «работник» в трудовом законодательстве используется не только в отношении лиц, которые состоят с работодателем в трудовых отношениях, но и тех, кто состоял в них ранее (ч. 6 ст. 84.1, ч. 2 ст. 391, ст. 392 ТК РФ). А значит, бывшие работники тоже могут воспользоваться положениями статьи 62 ТК РФ и получить от бывшего работодателя нужные справки.

Алексей Крайнев, юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Материал предоставлен порталом «Бухонлайн»