Роструд ответил, можно ли хранить в личном деле работника копию его паспорта
Работодатель получил от работника согласие на обработку персональных данных. Может ли он хранить в личном деле сотрудника копии его личных документов — паспорта, диплома об образовании, ИНН, СНИЛС и т.п.? На этот вопрос ответили специалисты Роструда на сайте «Онлайнинспекция.рф».
Как отмечают в ведомстве, в настоящее время порядок ведения личных дел работников нормами действующего законодательства не установлен. При этом работодатель вправе обрабатывать личные данные сотрудников только с их письменного согласия (ст. 11 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
На этом основании в Роструде полагают, что организация может хранить копии личных документов сотрудников. Но только в том случае, если они в письменной форме дали свое согласие. При отсутствии письменного согласия копии личных документов должны быть возвращены сотрудникам или уничтожены.
Важно
Роскомнадзор рекомендует минимизировать количество собираемых персональных данных и не накапливать их «на всякий случай». Лучше использовать лишь те данные, которые действительно необходимы для оказания услуг, продажи товаров и иной деятельности организации. За нарушение законодательства в области защиты персональных данных предусмотрена административная ответственность на основании статьи 13.11 КоАП РФ (подробнее см. «Роскомнадзор разработал рекомендации по работе с персональными данными»).
Артем Пилипко, аналитик с опытом работы в налоговых органах
Материал предоставлен порталом «Бухонлайн»