Как действовать бухгалтеру покупателя, если перевозчик потерял часть груза

Далеко не всегда продавец берет на себя обязанности по доставке проданного товара до склада покупателя. И далеко не каждый покупатель располагает собственным автопарком, чтобы перевезти купленный товар самостоятельно. В этой ситуации товар обычно перевозит транспортная организация. Соответственно, и за груз во время перевозки отвечает она. Чем эта ответственность обернется для бухгалтера организации-покупателя, если при перевозке с грузом в пути что-то случится? Давайте разбираться.

Правовые основы

Прежде чем перейти к вопросам налогообложения и документального оформления ситуаций, когда с грузом при перевозке произошли какие-то неприятности, нужно несколько слов сказать о правовых последствиях. Тут надо помнить, что взаимоотношения перевозчика и владельца груза (в нашем случае — покупателя) регулируются Гражданским кодексом. Согласно ему, ответственность за сохранность груза во время перевозки несет перевозчик (ст. 796 ГК РФ). Именно он отвечает как за утрату, так и за повреждение груза во время перевозки. Единственный случай, когда ответственность с перевозчика снимается — это наличие доказательств того, что повреждение или утрата груза произошли из-за обстоятельств, которые он не мог предотвратить и устранить. Об этом говорится в той же статье 796 ГК РФ.

Итак, ответственное лицо известно. В чем же заключается суть ответственности? По ГК РФ при повреждении груза перевозчик обязан возместить владельцу груза сумму, на которую понизилась стоимость груза (вплоть до полной его стоимости, если повреждение привело к невозможности использования груза по назначению). При утрате (в том числе частичной) груза перевозчик должен возместить владельцу груза стоимость утраченного (недостающего) груза.

Дополнительно Гражданский кодекс возлагает на перевозчика обязанность вернуть грузовладельцу плату за перевозку в той части, которая приходится на перевозку утраченного груза (ст. 796 ГК РФ).

Фиксируем факт недостачи

Итак, с общими положениями законодательства о том, кто, за что и в каком размере отвечает при перевозках, мы разобрались. Перейдем теперь непосредственно к ситуации, когда по прибытии груза к покупателю выясняется, что доставлено меньшее количество товара, чем было отправлено. Какие действия должен совершить бухгалтер в такой ситуации?

Сначала нужно зафиксировать факт недостачи. Обычно это делается актом по форме № ТОРГ-2, а если товар импортный, то по форме № ТОРГ-3 (обе формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132). При этом ТОРГ-2 составляется в четырех подлинных экземплярах, а ТОРГ-3 — в пяти. Также надо иметь в виду, что в зависимости от вида транспорта, которым осуществлялась перевозка, законодательством (в частности, транспортными Уставами) могут быть установлены дополнительные требования к документальному оформлению случаев частичной утраты груза в пути. Наконец, особенности оформления могут содержаться и в договоре перевозки. Поэтому к данной работе лучше сразу подключить юристов.

После того, как акт составлен и подписан всеми членами комиссии (в том числе, главбухом организации-покупателя) и представителем компании-перевозчика (не забудьте проверить его доверенность на подписание подобных документов, а также снять с нее копию), руководитель компании-покупателя должен утвердить этот акт и принять на его основании решение о дальнейших действиях.

На этом документальное оформление факта недостачи груза можно считать завершенным.

Составляем претензию и идем в суд

Согласно разъяснениям по заполнению акта № ТОРГ-2, которое приведено в постановлении Госкомстата № 132, этот акт является основанием для выставления претензии перевозчику. Таким образом, стандартный алгоритм предполагает, что на основании ТОРГ-2 будет составлен документ под названием «претензия», который направляется перевозчику.

В претензии нужно кратко описать сложившуюся ситуацию. То есть указать, какой груз, на основании какого договора и каких отгрузочных документов перевозился, когда и кем была выявлена недостача, каким документом она зафиксирована. Далее приводится расчет суммы компенсации, на которую рассчитывает покупатель. Напомним, что она состоит из стоимости утраченного груза и стоимости перевозки, приходящейся на потерянную часть груза.

В заключительной части претензии четко указываем свое требование (в такой-то срок перечислить на расчетный счет организации такую-то сумму). Обратите внимание, что законом на рассмотрение претензии перевозчику отведено 30 календарных дней (п. 2 ст. 797 ГК РФ). Поэтому устанавливать в претензии меньший срок нельзя.

Подготовленную таким образом претензию нужно подписать у руководителя организации, заверить печатью и передать представителям перевозчика (лично или по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении).

В дальнейшем, если перевозчик не удовлетворит претензию в отведенные сроки, компания получает возможность обратиться с соответствующим иском в суд. Обратите внимание, что для договора перевозки порядок действий установлен именно такой: сначала обязательно нужно направить претензию и только после того, как она осталась неудовлетворенной (полностью или частично), можно обращаться в суд (п. 1 ст. 797 ГК РФ). Это значит, что к иску в суд надо будет приложить как копию претензии, так и копии документов, подтверждающих ее вручение перевозчику (подп. 7 п. 1 ст. 126 АПК РФ).

Налоги при недостаче

Перейдем теперь к вопросу о том, что произойдет с налогами, если перевозчик доставит вам только часть товара.

НДС по полученному товару принимается к вычету только в той части, которая реально оприходована. Ведь по утраченному грузу не выполняется одно из условий применения налогового вычета — принятие товара на учет (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ). Соответственно, при удовлетворении претензии стоимость утраченного товара будет возмещена покупателю также с учетом налога.

Поскольку стоимость перевозки тоже будет снижена, аналогичным образом необходимо будет скорректировать суммы, принимаемые к вычету и по данной услуге. Такая корректировка обойдется без уточненных деклараций, поскольку на учет в данном случае будет приниматься услуга по перевозке только части груза, т.е. сумма вычета изначально будет меньшей. Обязательно проследите за тем, чтобы перевозчик по результатам рассмотрения претензии (если она удовлетворена) выставил правильный счет-фактуру.

Таким образом, составление акта по форме № ТОРГ-2 для бухгалтера означает, что вычеты как по перевозимому товару, так и по самой перевозке надо скорректировать, отражая в декларациях не полные суммы, а суммы, за минусом тех, что указаны в претензии к перевозчику.

По налогу на прибыль также возникают дополнительные операции. Так, сумма ущерба, которую обязан возместить перевозчик, для нашего покупателя будет внереализационным доходом (п. 3 ст. 250 НК РФ). Но при этом в доходы, на наш взгляд, нужно ставить сумму компенсации за вычетом стоимости потерянного при перевозке груза. Ведь в этой части компенсация не влечет для налогоплательщика экономической выгоды, а значит, и дохода (ст. 41 НК РФ).

Несколько проще обстоит дело с учетом в расходах суммы оплаты за перевозку. Она, напомним, должна быть уменьшена пропорционально потерянному грузу. Но для целей налога на прибыль это уменьшение не повлечет каких-то дополнительных действий со стороны бухгалтера. Ведь если перевозка оплачивается «по факту», то в расходы сразу попадет уже уменьшенная сумма. Если же услуги были оплачены авансом, то ситуация также не изменится — авансы в расходах не учитываются (п. 14 ст. 270, подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). Поэтому и тут в расходы будет включена только согласованная сторонами сумма. А перевозчик должен будет вернуть покупателю часть уплаченного раньше аванса. Эта сумма, естественно, доходом являться не будет (ст. 41 НК РФ).

Особый случай — естественная убыль

В заключение рассмотрим еще одну ситуацию. Перевозчик привез груз в меньшем количестве, чем ему было передано по накладной, однако выявленная разница находится в пределах норм естественной убыли при перевозке. Как поступать в такой ситуации? Оформлять ли ТОРГ-2? Составлять ли претензию? И что будет с налогами?

Начнем с налогов. Убытки в виде потерь в пределах норм естественной убыли можно просто списать в расходы на основании подпункта 2 пункта 7 статьи 254 Налогового кодекса. Не будет проблем и с НДС. Покупатель вправе принять к вычету весь налог по партии товара, в том числе и ту его часть, которая приходится на потери в пределах норм естественной убыли (абз. 2 п. 7 ст. 171 НК РФ, письмо Минфина России от 15.08.06 № 03-03-04/1/628).

Как видим, налоговая сторона вопроса тут достаточно прозрачна. А из этого, на наш взгляд, вытекают ответы и на остальные вопросы, связанные с оформлением. Раз законодательство позволяет учесть такие потери, то составлять ТОРГ-2 и тем более выставлять на эти суммы претензию перевозчику нет никакого смысла. Более того, велик шанс, что если дело дойдет до суда, то арбитры откажутся взыскать данные суммы с перевозчика, т.к. потери произошли вследствие свойств перевозимого груза, то есть обстоятельств, влиять на которые перевозчик не в силах. А это, как мы уже говорили в самом начале статьи, является основанием, освобождающим перевозчика от ответственности (п. 1 ст. 796 ГК РФ).

Материал предоставлен порталом «Бухонлайн»