Проводки по заработной плате

Зарплата в бухгалтерском учете

Начисление и выплата зарплаты, а также удержания из нее отражаются по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Это следует из плана счетов, утвержденного приказом Минфина России от 30.10.2000 № 94н. При начислении зарплаты бухгалтер использует кредит счета 70. При выплате зарплаты, при удержании НДФЛ, алиментов и прочего бухгалтер использует дебет счета 70.

Аналитику по счету 70 необходимо вести по каждому сотруднику компании.

Страховые взносы следует отражать по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», а НДФЛ — по счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчету «НДФЛ».

Даты проводок по заработной плате

Проводку по начислению зарплаты за тот или иной месяц датируют последним днем этого месяца.

Дата проводок по начислению аванса зависит от того, какой способ расчета принят в организации. Существует два варианта:

1. Аванс равен заработной плате за время, фактически отработанное в первой половине месяца. При этом, как правило, делают резервные удержания по суммам, указанным в исполнительных листах  (алименты и проч.). Проводку по начислению аванса создают по окончании первой половины месяца, за который он начислен (например, 14 февраля или 15 сентября). Тогда же делают проводку по резервным удержаниям.
2. Аванс равен фиксированной величине, которая рассчитывается как процент от месячного оклада работника (к примеру, 40%). При данном варианте отдельную проводку по начислению аванса создавать не нужно. Делается только проводка по начислению зарплаты за весь месяц, датированная последним днем этого месяца (подробнее см.: «Зарплата за первую половину месяца: как рассчитывать аванс и какие суммы из него удерживать»).

Проводки по начислению и удержанию НДФЛ создают дважды в месяц (при выплате аванса и зарплаты); по списанию резервных удержаний, по начислению страховых взносов и удержанию алиментов - в последний день месяца, за который начислена зарплата. А проводки по выплате аванса и заработной платы, по перечислению НДФЛ и взносов — в день, когда деньги списаны со счета или выданы из кассы.

Разновидности проводок по зарплате и налогам

Начисление заработной платы

В бухгалтерском учете заработная плата персонала — это расходы по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Производственные компании отражают зарплату по дебету счетов: 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства». Торговые компании — по дебету счета 44 «Расходы на продажу».

При начислении зарплаты делают проводку:

ДЕБЕТ 20 (23, 26, 29, 44)    КРЕДИТ 70 — начислена зарплата сотрудника такого-то

Резервные удержания из зарплаты за первую половину месяца

Организации, в которых аванс равен зарплате за фактически отработанное время в первой половине месяца, нередко делают резервные удержания по суммам, указанным в исполнительном листе (например, по алиментам). Их показывают по дебету счета 70 и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» по соответствующему субсчету.

При резервных удержаниях делают проводки:

ДЕБЕТ 70    КРЕДИТ 76 субсчет «Резервные удержания по алиментам» — резервное удержание алиментов из зарплаты сотрудника такого-то

Удержания из зарплаты: НДФЛ, алименты и проч.

При удержании НДФЛ делают проводку:

ДЕБЕТ 70    КРЕДИТ 68 субсчет «НДФЛ» — удержан НДФЛ из зарплаты сотрудника такого-то

При удержании алиментов делают проводку:

ДЕБЕТ 70    КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по алиментам» — удержаны алименты из зарплаты сотрудника такого-то

В случае других удержаний используют кредит счета, подходящего для конкретной ситуации.

Если аванс равен зарплате за фактически отработанное время в первой половине месяца, и были сделаны резервные удержания, то в конце месяца их необходимо списать.

При списании резервных удержаний делают проводки:

ДЕБЕТ 76 субсчет «Резервные удержания по алиментам»    КРЕДИТ 70 — списаны резервные удержания по алиментам сотрудника такого-то

Начисление страховых взносов

Как и заработная плата, страховые взносы в бухучете относятся к расходам по обычным видам деятельности. Начисление взносов отражают по дебету счетов 20 (23, 26, 29, 44) и кредиту счета 69 по соответствующему субсчету (субсчета открывают по видам страхования).

При начислении взносов делают проводку:

ДЕБЕТ 20 (23, 26, 29, 44)    КРЕДИТ 69 (субсчет по виду страхования) — начислены страховые взносы.

Выплата аванса и заработной платы

Аванс, а также начисленную зарплату за минусом НДФЛ, алиментов и прочих удержаний выдают на руки работнику. Если сотрудник получает деньги в кассе, составляется проводка по кредиту счета 50 «Касса». Если деньги переводят с расчетного счета организации на карточку сотрудника, составляется проводка по кредиту счета 51 «Расчетные счета».

При выплате аванса и зарплаты делают проводки:

ДЕБЕТ 70    КРЕДИТ 50 — выдан аванс (зарплата) из кассы;

ДЕБЕТ 70    КРЕДИТ 51 — перечислен аванс (зарплата) с расчетного счета.

Перечисление НДФЛ и взносов

Организация должна перечислить в бюджет НДФЛ в следующие сроки: налог, удержанный в период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца — не позднее 28-го числа текущего месяца. Налог, удержанный с 1 по 22 января переводят не позднее 28 января, а налог, удержанный с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня календарного года (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы по единому тарифу за тот или иной месяц следует перечислять не позднее 28-го числа следующего месяца (п. 3 ст. 431 НК РФ), а взносы «на травматизм» — не позднее 15-го числа следующего месяца (ч. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

При перечислении НДФЛ и взносов делают проводку:

ДЕБЕТ 68 (69 соответствующий субсчет)    КРЕДИТ 51 — перечислен НДФЛ (страховые взносы)

Пример бухгалтерских проводок по заработной плате

В торговой компании по трудовым договорам работают два сотрудника: Волков и Зайцев. Оклад Волкова составляет 50 000 руб. в месяц, оклад Зайцева — 45 000 руб. в месяц. По исполнительному листу ежемесячно удерживаются алименты в размере 25% доходов Зайцева.

Согласно учетной политике, аванс равен зарплате за время, фактически отработанное в первой половине месяца. При начислении аванса бухгалтер делает резервные удержания по алиментам.

В 2023 году организация перечисляет налоги и взносы отдельными платежками, которые заменяют собой уведомления.

15 июня 2023 года начислен аванс за июнь: Волкову — 23 810 руб., Зайцеву — 21 429 руб. В этот же день деньги переведены на карты работников.

15 июня сделаны проводки:

ДЕБЕТ 44    КРЕДИТ 70 субсчет «Зарплата Волкова»

- 23 810 руб. — начислена зарплата Волкова за первую половину июня 2023 года;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата Волкова»    КРЕДИТ 68 субсчет «НДФЛ»

-  3 095 руб. (23 810 руб. х 13%) — удержан НДФЛ из зарплаты Волкова;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата Волкова»    КРЕДИТ 51

- 20 715 руб. (23 810 руб. – 3 095 руб.) — перечислен аванс Волкову за первую половину июня 2023 года;

ДЕБЕТ 44    КРЕДИТ 70 субсчет «Зарплата Зайцева»

- 21 429 руб. — начислена зарплата Зайцева за первую половину июня 2023 года;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата Зайцева»    КРЕДИТ 68 субсчет «НДФЛ»

- 2 786 руб. (21 429 руб. х 13%) — удержан НДФЛ из зарплаты Зайцева;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата Зайцева»    КРЕДИТ 76 субсчет «Резервные удержания по алиментам»

- 4 661 руб. ((21 429 руб. – 2 786 руб.) х 25%) — резервное удержание алиментов из зарплаты Зайцева;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата Зайцева»    КРЕДИТ 51

- 13 982 руб. (21 429 руб. – 2 786 руб. – 4 661 руб.) — перечислен аванс Зайцеву за первую половину июня 2023 года.

28 июня 2023 года НДФЛ с аванса перечислен в бюджет (НДФЛ с других выплат периода «23 мая — 22 июня» переведен отдельными платежками). Бухгалтер создал проводку:

ДЕБЕТ 68 субсчет «НДФЛ»    КРЕДИТ 51

- 5 881 руб. (3 095 руб. + 2 786 руб.) — перечислен НДФЛ с зарплаты за первую половину июня 2023 года;

30 июня 2023 года начислена зарплата за вторую половину июня: Волкову — 26 190 руб., Зайцеву — 23 571 руб. В этот же день деньги переведены на карты работников, алименты перечислены взыскателю, начислены страховые взносы за июнь.

30 июня сделаны проводки:

ДЕБЕТ 44    КРЕДИТ 70 субсчет «Зарплата Волкова»

- 26 190 руб. — начислена зарплата Волкова за вторую половину июня 2023 года;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата Волкова»    КРЕДИТ 68 субсчет «НДФЛ»

- 3 405 руб. (26 190 руб. х 13%) — удержан НДФЛ из зарплаты Волкова;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата Волкова»    КРЕДИТ 51

- 22 785 руб. (26 190 руб. – 3 405 руб.) — перечислена зарплата Волкову за вторую половину июня 2023 года;

ДЕБЕТ 44    КРЕДИТ 70 субсчет «Зарплата Зайцева»

- 23 571 руб. — начислена зарплата Зайцева за вторую половину июня 2023 года;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата Зайцева»    КРЕДИТ 68 субсчет «НДФЛ»

- 3 064 руб. (23 571 руб. х 13%) — удержан НДФЛ из зарплаты Зайцева;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата Зайцева»    КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по алиментам»

- 9 788 руб. ((21 429 руб. + 23 571 руб. – 2 786 руб. - 3 064 руб.) х 25%) — удержаны алименты из зарплаты Зайцева за июнь 2023 года;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Резервные удержания по алиментам»    КРЕДИТ 70 субсчет «Зарплата Зайцева»

- 4 661 руб. — списаны резервные удержания по алиментам Зайцева;

ДЕБЕТ 70 субсчет «Зарплата Зайцева»    КРЕДИТ 51

- 15 380 руб. (23 571 руб. – 3 064 руб. – 9 788 руб. + 4 661руб.) — перечислена зарплата Зайцеву за вторую половину июня 2023 года;

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по алиментам»    КРЕДИТ 51

- 9 788 руб. — перечислены алименты из доходов Зайцева за июнь 2023 года;

ДЕБЕТ 44    КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по взносам, начисляемым по единому тарифу»

- 28 500 руб. ((50 000 руб. + 45 000 руб.) х 30%)  — начислены взносы за июнь 2023 года;

ДЕБЕТ 44    КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний»

- 190 руб. ((50 000 руб. + 45 000 руб.) х 0,2%)  — начислены взносы «на травматизм» за июнь 2023 года.

17 июля 2023 года (т.к. 15 июля — выходной) перечислены страховые взносы «на травматизм» за июнь. Сделана проводка:

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний»    КРЕДИТ 51

- 190 руб. — перечислены взносы «на травматизм» за июнь 2023 года.

28 июля перечислены взносы, начисляемые по единому тарифу и НДФЛ с зарплаты за вторую часть июня (НДФЛ с других выплат периода «23 июня - 22 июля» переведен отдельными платежками). Сделаны проводки:

ДЕБЕТ 68 субсчет «НДФЛ»    КРЕДИТ 51

- 6 469 руб. (3 405 руб. + 3 064 руб.) — перечислен НДФЛ с зарплаты за вторую половину июня 2023 года;

ДЕБЕТ 69 субсчет «Расчеты по взносам, начисляемым по единому тарифу»    КРЕДИТ 51

- 28 500 руб. — перечислены взносы за июнь 2023 года.

В заключение отметим, что проводки по заработной плате будут несколько проще, если организация выплачивает аванс в фиксированном размере. В такой ситуации не нужно отражать резервные удержания, а затем их списывать. Кроме того, проводки по начислению зарплаты надо создавать только один раз — в конце месяца. Во всем остальном проводки при фиксированном авансе будут такими же, как в нашем примере.