Книга

"Электронный документооборот"

КНИГА

«Электронный документооборот»

Автор: Тамара Мокеева

Документ. Юридическая значимость документа

Существует множество определений понятия «документ». Вот некоторые из них:

  • документ (от лат. Documentum – образец, свидетельство, доказательство) – это материальный (электронный) объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве (Википедия);
  • документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения (Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»);
  • документ – это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007);
  • письменный документ – это текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма (ГОСТ Р 51141-98).

Как видим, все определения содержат одну и ту же мысль: документ – это информационный носитель, который можно кому-либо передать. И, несмотря на то что мы неизменно представляем себе документ в виде бумаги с реквизитами, подписью и печатью, под определение документа подпадают и книги, и фотографии, и аудио- и видеозаписи – все то, что содержит информацию.

Однако остановимся на документах, составленных на бумаге и предназначенных для оформления сделок.

Рис. 1

Сделка и документы, которыми она оформляется

Согласно ст. 153 Гражданского кодекса РФ сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Другими словами, сделка – это некоторый договор между двумя или более сторонами.

Любая сделка регламентируется Гражданским кодексом. На каждом этапе сделки стороны оформляют некоторые документы (договоры, первичные документы, счета-фактуры, товарно-сопроводительные документы и другие), которые также регламентированы соответствующими нормативными актами. Ниже мы разберем каждый из таких документов.

Договор

Нормативный документ: Гражданский кодекс РФ

Согласно ст. 420 Гражданского кодекса договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Рис. 2

Договор является документом, который чаще всего оформляется одним из первых между сторонами сделки. Именно в договоре прописывается соглашение сторон совершать те или иные действия, указываются обязательства, условия, сроки и т.п. С согласия сторон договор может быть оформлен в любом виде: устно, письменно или в электронной форме.

Договор должен содержать обязательные (в Гражданском кодексе они называются существенными) пункты:

·         реквизиты договора (тип договора и дата его составления);

·         предмет договора (то, о чем стороны договариваются);

·         действие договора (по ст. 425 договор вступает в силу с момента его подписания всеми сторонами, но стороны могут в этом же договоре оговорить иные моменты вступления его в силу);

·         цена договора;

·         условия договора;

·         реквизиты сторон и их подписи и печати (в случае, если они имеются).

Подписывается документ всеми участниками договора, согласными с озвученными условиями. Если договор заключается между юридическими лицами, то подпись в документе ставится уполномоченным лицом от имени юридического лица (подробнее про полномочия см. в разделе «Подписание документов. Полномочия»).

Любая сделка происходит в рамках договора. По одному договору может происходить несколько поставок товаров, реализаций работ или услуг. Договор может отсутствовать, тогда первичный документ (товарная накладная (ТОРГ-12) или ТТН (1-Т)) выполняет функцию договора. 

Первичные бухгалтерские документы

Нормативный документ: ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Все операции, совершаемые на предприятии, отражаются в определенных документах. Целая группа этих документов оформляется бухгалтерами и участвует в процессе бухгалтерского и налогового учета. Такие документы можно поделить на несколько типов:

·         формы налогового учета и отчетности;

·         формы первичных учетных документов;

·         формы бухгалтерской отчетности (ими занимаются спецоператоры связи);

·         формы федерального государственного статистического наблюдения (представляются организациями или ИП в органы статистики).

Наибольший интерес для оператора ЭДО представляют документы, обмен которыми происходит между компаниями, а именно документы налогового учета и первичные бухгалтерские документы.

1)      Первичными бухгалтерскими документами являются документы, составленные в момент совершения бухгалтерских операций или непосредственно после их завершения и являющиеся первым свидетельством их совершения.

2)      Первичными учетными документами являются документы, составленные при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания.

Согласно п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ фактом хозяйственной жизни являются сделка, событие или операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Другими словами, это действия или события, которые вызывают изменения в составе, размещении имущества и (или) источниках его образования. Так, например, продавая (отпуская) товар, поставщик совершает хозяйственную операцию.

Как следует из определения, дата составления первичного документа может отличаться от даты хозяйственной операции. Однако каким образом надлежит интерпретировать фразу «непосредственно после окончания»? Можно предположить, что такая формулировка означает допустимость формирования документа тогда, когда это представится возможным. Например, на складе ответственный загрузил машину и только на следующий день сумел сесть за компьютер, чтобы напечатать документ. 

Все первичные документы обязательно должны содержать следующую информацию:

1)      наименование документа – отражает суть хозяйственной операции, а именно какая сторона сделки что совершила. Рекомендуется однозначно отражать в наименовании суть произошедшего, например «Акт сдачи-приема работ»;

2)      дата составления документа – важный реквизит, фиксирующий момент составления документа, а если документ составляется во время факта хозяйственной жизни, то и момент произошедшего факта. Правда, первичные документы позволяется составлять по прошествии некоторого времени после, поэтому эта дата зачастую отражает лишь примерный период события;

3)      наименования экономических субъектов, составивших документ – реквизиты сторон;

4)      содержание факта хозяйственной жизни – реквизит отражает информацию не о документе, а о самом событии. При заполнении данного пункта необходимо полно и однозначно указать, какое событие, когда, между кем и на каких основаниях произошло. Чем подробнее будет эта информация, тем лучше. Так, например, в актах выполненных работ часто указывается краткая формулировка «Исполнение заказа 56», которая не позволяет на основании только этого документа определить вышеперечисленные показатели. Правильнее здесь было бы указать, например, «Ремонт кондиционера по заявке от 12.12.2012 от ООО “Ромашка”»;

5)      величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения – отражает величину события, которая может быть указана в единицах измерения и/или в деньгах. Например: отгружено 20 кг яблок на сумму 500 руб., произведено ремонтных работ кондиционера на сумму 15 000 руб.;

6)      наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события – в данном поле указывается ФИО сотрудника, отвечающего за документ и за событие либо только за оформление документа, либо только за событие. Также могут быть указаны оба сотрудника;

7)      подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц – подписи и фамилии лиц из пункта 6.

Рис.3

Организация имеет право пользоваться собственными формами первичных документов с любыми реквизитами и полями. Главное, чтобы эти формы содержали список обязательных реквизитов, указанный выше.

Типы первичных документов

Чтобы определить, какими документами обмениваются между собой компании, условно разделим их на несколько типов. 

Номенклатура первичных документов строится по сфере применения (список первичных документов взят из альбома унифицированных форм, который сегодня уже не существует). Перечисленные формы первичных документов были утверждены Росстатом (ранее Госкомстатом РФ) и Центральным банком РФ (Банком России):

1)      по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ;

2)      по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;

3)      по учету торговых операций (общие);

4)      по учету работ в автомобильном транспорте;

5)      по учету основных средств и нематериальных активов;

6)      по учету материалов;

7)      по учету кадров;

8)      по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

9)      по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;

10)  по учету торговых операций при продаже товаров в кредит;

11)  по учету торговых операций в комиссионной торговле;

12)  по учету операций в общественном питании;

13)  по учету кассовых операций;

14)  по учету результатов инвентаризации;

15)  по учету работы строительных машин и механизмов;

16)  по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

17)  по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;

18)  расчетные документы.

Первые шесть типов документов полностью отражают деятельность между контрагентами. Инвентаризация – сугубо внутренняя операция, оформляется первичными документами, не передающимися контрагентам. Учет кадров и кассовые операции не входят в область интересов в ближайшее время. Все прочие типы включают в себя документы, схожие с первыми шестью, и выделены в отдельные группы из-за определенной специфики, которая никак не влияет на модель.

Документы из первых шести разделов можно сгруппировать по применению:

Категория

Описание

Пример

Накладные по учету (для товарно-материальных ценностей (ТМЦ), материалов)

Документы, отражающие прием, передачу, учет ТМЦ, нематериальных активов, материалов, работ, услуг

Товарная накладная (ТОРГ-12), накладная на передачу продукции в места хранения (МХ-18)

Акты по учету

Акт о приемке товаров (ТОРГ-1), акт о приемке материалов (М-7), акт о приемке выполненных работ (КС-2)

Накладные по транспортировке*

Документы, служащие основанием для подтверждения услуг транспортировки

Товарно-транспортная накладная (1-Т), транспортная накладная, путевой лист

Корректировочные акты

Документы, служащие основанием для изменения или аннулирования других документов, фиксации сравнений одних показателей с другими

Акт об установлении расхождений по количеству и качеству при приемке ТМЦ (ТОРГ-2), акт о приостановлении строительства (КС-17), акт о порче, бое, ломе ТМЦ (ТОРГ-15)

Справочные документы

Документы, которые прикладываются к другим документам и описывают показатели

Спецификация (ТОРГ-10), партионная карта (МХ-10), сопроводительные реестры сдачи документов (ТОРГ-31)

Накладные по учету (ТМЦ, ОС, материалов). Акты по учету.

Самыми распространенными документами являются товарная накладная и акт сдачи-приема работ (услуг). 

Товарная накладная (по форме ТОРГ-12)

Товарная накладная – это документ, которым оформляется купля-продажа товара. Именно по этому документу продавец списывает, а покупатель принимает товары.

Печатная форма товарной накладной была разработана и утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Форма носит кодовое название ТОРГ-12. Очень часто товарную накладную называют просто по этой форме. После того как с 1 января 2013 года все утвержденные печатные формы были отменены, форма накладной стала не обязательной. Но ее продолжают применять по привычке и по причине ее универсальности.

Первичные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами. Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером. Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.

Товарная накладная оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца – организации, сдающей ТМЦ, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается покупателю и является основанием для оприходования этих ценностей. В ТОРГ-12 может быть проставлено 5 подписей:

·         три со стороны продавца: руководителя, бухгалтера, ответственного за отгрузку. В некоторых крупных организациях подпись в товарной накладной при отгрузке ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует документ и подписывает своей подписью. Такой порядок работы законодательно закреплен либо в приказе, либо в доверенности, либо в должностных инструкциях «оператора»;

·         одна со стороны покупателя: ответственного за прием товара.

В строке «Груз получил грузополучатель» должна стоять подпись официально уполномоченного представителя покупателя: это может быть лицо по доверенности или по Уставу. Поэтому расписаться должен либо руководитель организации-грузополучателя (покупателя), либо уполномоченное на то лицо по доверенности на право подписи первичных документов;

·         еще одна подпись – в строке «Груз принял»: ставится любым материально-ответственным лицом, фактически принимающим груз (в той же строке заполняются данные о доверенности за перевозку ТМЦ).

Это может быть как перевозчик сторонней организации-транспортировщика, так и представитель организации-покупателя. Руководитель предприятия может принять товар без доверенности – в таком случае он расписывается в строке «Груз принял» и не заполняет строки по указанию реквизитов доверенности.

Конечно, в обеих строках: «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» – может расписаться одно и то же лицо (если у него есть и доверенность на ТМЦ, и право подписи первичных документов). И в этом случае чаще подпись ставится только в строке «Груз получил», исходя из практики делового оборота, а также арбитражной судебной практики (см., например, Постановление ФАС СЗО от 01.03.2006 № А13-5001/2005-05). 

Бумажная товарная накладная передается водителю вместе с другими документами, и водитель обязан передать документы грузополучателю для проверки на месте. При приемке товара ответственное лицо сверяет выгружаемый товар с документами, подписывает документы и передает их в бухгалтерию.

Однако согласно ряду нормативных документов, например таких, как:

·         Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30.07.1971;

·         Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;

·         Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом»;

·         Правила дорожного движения от 01.07.1994 –

в пути водителю не обязательно иметь при себе товарную накладную. 

Акт сдачи-приемки работ или услуг

Акт приемки-сдачи работ (услуг) является первичным учетным документом, подтверждающим факт выполнения работ (услуг). На основании этого документа денежные затраты организации на работы могут быть учтены в расчете налога на прибыль. Унифицированной формы акта законодательством не предусмотрено, однако согласно Федеральному закону РФ от 06.12.2011 № 402-ФЗ акт, как и любой другой первичный документ, должен содержать все обязательные реквизиты.

Ввиду того что единой формы и порядка составления акта никогда не существовало, среди организаций распространено огромное количество разнообразных форм этого документа.

Акты составляются по числу участников сделки, обычно между заказчиком и исполнителем. Услуга считается оказанной, а работа выполненной, если стороны подписали соответствующий акт. Правда в договоре между сторонами могут быть описаны иные условия, согласно которым считается, что услуга оказана, а работа выполнена (например, в договоре могут быть прописаны сроки, в которые заказчик обязан принять услуги или работы). Поэтому при работе с актом необходимо прежде ознакомиться с договором. Так, при истребовании акта налоговые органы всегда запрашивают и договор, чтобы знать все условия сделки.

Все услуги можно поделить на два типа: разовые услуги и так называемые длящиеся услуги. Если мы говорим о разовой услуге или работе (например, лечение зубов, стрижка у парикмахера и т.п.), то никаких вопросов по моменту ее оказания не возникает, и по ее окончании должен быть составлен соответствующий первичный документ – акт (вспомним Закон 402-ФЗ, согласно которому первичный документ должен быть составлен в момент свершения операции или непосредственно после). Однако если мы говорим о длящихся услугах, таких как аренда помещения, доступ в интернет, услуги оператора связи и другие, которые потребляются постоянно в течение длительного периода времени, то момент окончания этих услуг определить сложно. Формально говоря, такие услуги оказываются каждый день, а значит, и первичный документ нужно формировать каждый день. Однако, по мнению Минфина, при оказании услуг в течение длительного срока «отгрузка» происходит в последний день налогового периода, в котором оказываются эти услуги. Поэтому закрывающие документы формируются в конце каждого месяца или даже квартала.

Товарно-транспортная и транспортная накладные

Документами, рассматриваемыми в этой главе, оформляются факты перемещения товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Среди таких документов особое внимание заслуживают товарно-транспортная накладная (ТТН) и транспортная накладная (ТН).

Товарно-транспортная накладная (ТТН) предназначена для учета движения ТМЦ при их перемещении с участием транспортных средств, а также для расчетов за их перевозки автомобильным транспортом и является основанием для списания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя. Данный документ сопровождает груз в пути и, как правило, оформляется грузоотправителем, однако с согласия сторон может быть составлен и перевозчиком.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

·         товарного, который определяет взаимоотношения грузоотправителя и грузополучателя и служит для списания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя;

Рис.4

·         транспортного, который определяет взаимоотношения заказчика транспортных средств с организацией-владельцем данных транспортных средств, выполнившей перевозку грузов. Раздел служит для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителя или грузополучателя с организацией-владельцем автотранспорта за оказанные ею услуги по перевозке грузов.

Рис. 5

Товарно-транспортная накладная выписывается в нескольких экземплярах, количество которых зависит от формы документа:

1)      первый экземпляр накладной остается у грузоотправителя и предназначен для списания ТМЦ;

2)      второй экземпляр передается водителем грузополучателю и предназначен для оприходования ТМЦ у грузополучателя;

3)      третий остается у организации-владельца транспортного средства и служит основанием для расчетов за оказанные услуги перевозки. При выставлении заказчику счета организация-владелец транспортного средства прилагает к документу данный экземпляр накладной;

4)      четвертый экземпляр также остается у организации-владельца автотранспорта в качестве приложения к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Транспортная накладная (ТН) является перевозочным документом, который подтверждает заключение договора перевозки груза. Транспортная накладная может быть составлена как на одну, так и на несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве. Документ формируется в 3 экземплярах. Эти оригиналы предназначены для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Документ подписывается грузоотправителем и перевозчиком.

Основное отличие транспортной накладной от товарно-транспортной – это отсутствие в форме документа фактурной части, а именно подробных сведений о перевозимом транспортным средством грузе. Документ содержит лишь одну строку, в которой допускается описание перевозимого груза в свободной форме, так как целью оформления документа является именно подтверждение договоренности о перевозке и факта свершившегося события.

Рис.6

Рис.7

Корректировочные акты

Данный тип документов не следует путать с корректирующими документами, которые служат для исправления ошибок в исходных документах. Корректировочные акты оформляются с целью исправления сведений о самом событии хозяйственной жизни организации и отражении фактического состояния этого события. Например, акт расхождений по форме ТОРГ-2 составляется в момент приемки товара при наличии количественных и качественных расхождений по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. В документе указывается фактическое количество привезенного товара. Причинами возникновения такой ситуации могут быть неверное количество привезенного товара, замена одного товара другим, порча товара во время перевозки, пересортица и т.д., но не ошибки в исходном документе поставки.

Зачастую корректировочные акты по своей форме похожи на корректировочные счета-фактуры (см. подробнее в разделе «Корректировочные счета-фактуры»). В них отражаются суммы и количество до изменений и после. Акты составляются на разницу.

Рис.8

Справочные документы

К товару зачастую прикладываются справочные документы, которые содержат какую-либо информацию о товаре или о событии. Например, в спецификации могут указываться сведения о товаре, товарные ярлыки, которые наклеиваются на коробки и указывают, что находится в упаковке и т.п.

Документы на внутреннее перемещение ТМЦ и ОС

Выше были рассмотрены документы, которыми оформляется покупка-продажа товаров, работ и услуг. Помимо передачи товаров между продавцом и покупателем довольно часто организация перемещает ТМЦ и основные средства (ОС) между своими подразделениями. Основными средствами являются средства труда, которые участвуют в производственном процессе (например, компьютер или станок). ТМЦ и ОС обычно числятся в определенном помещении подразделения организации, например на основном складе головного подразделения. В том случае если организация хочет переместить ТМЦ или ОС, ей необходимо снять их с учета в их местонахождении и поставить на учет в другом. Этот процесс также оформляется специальными документами на перемещение товара и основных средств.

При перемещении ОС или ТМЦ между подразделениями:

1)                  ответственный за отгрузку формирует и подписывает документ в двух или трех экземплярах. В качестве получателя ТМЦ или ОС указывается то подразделение организации, куда направляется груз;

2)                  документ вместе с грузом передается грузополучателю. Ответственный за прием принимает груз и расписывается в документе, после чего возвращает один экземпляр ответственному за отгрузку. Второй экземпляр остается у ответственного за прием.

В том случае если третий экземпляр составляется, он передается в бухгалтерию.

Все вышеперечисленные документы являются первичными и могут быть составлены в электронном виде. В системе электронного юридически значимого документооборота (ЭДО) Диадок, например, есть возможность передавать такие документы из одного подразделения организации в другое. При этом с обеих сторон они будут подписаны электронной подписью (ЭП).

Виды документов на внутреннее перемещение:

3)               акт о приеме-передаче объекта основных средств (ОС-1) и накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ОС-2) – являются документами для передачи основных средств из головного подразделения организации в обособленное (или в обратном направлении);

4)              накладная по форме М-11 – используется при перемещении ОС или ТМЦ между структурными подразделениями организации или материально ответственными лицами, а накладная по форме М-15 – при перемещении ОС или ТМЦ между территориально удаленными подразделениями одной организации. На практике же М-15 часто применяется и при передаче материальных ценностей между организациями, но только при совершении неторговых операций (передача в уставной капитал, возврат брака, передача давальческого сырья и т.п.);

5)                товарная накладная Торг-13 – применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.

До вступления в силу 1 января 2013 года Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» действовал Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ, который ссылался на альбом унифицированных форм первичных документов, содержащий все возможные документы и правила их составления и применения. Этими правилами организации должны были руководствоваться при оформлении событий хозяйственной жизни. Формы документов можно было использовать в неизменном виде или же вносить в них некоторые изменения. Федеральный закон № 402-ФЗ отменил эти формы и предоставил организациям право разрабатывать и использовать любые формы документов на свое усмотрение.

Таким образом, если раньше события хозяйственной жизни должны были оформляться определенными документами, то теперь, чтобы на основании сформированного документа однозначно определить, что за событие произошло в организации, необходимо внести в этот документ как можно больше подробных сведений. Именно поэтому все формы документов и порядок работы с ними следует четко и подробно описать в учетной политике организации.

Учетная политика организации

Все операции и используемые при них документы должны быть отражены в учетной политике организации. Данное требование регламентируется ПБУ 1/2008. О необходимости утверждать в учетной политике формы первичных документов также сказано в п. 3 ст. 6 129-ФЗ. Однако обычно описываемые в политике формы документов и сам бизнес-процесс документооборота относятся к бумажным документам, в то время как о документообороте в электронном виде ничего не говорится.

Поэтому при начале работы с электронными документами в системе Диадок организации необходимо дополнительно утвердить в своей учетной политике формы электронных документов, которыми она собирается обмениваться с контрагентами (особенно в том случае, если они будут отличаться от унифицированных альбомных форм), а также прописать в учетной политике возможность применения электронных документов.

Для чего дополнительно вносить в ученую политику описание ЭДО? Согласно ст. 120 Налогового кодекса РФ, определяющей ответственность за нарушение ведения бухгалтерского учета, грубыми нарушениями правил учета доходов и расходов объектов налогообложения являются «отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика». Таким образом, налоговая служба может посчитать отсутствие в учетной политике описания форм первичных электронных документов, их движения и обработки с помощью информационных систем нарушением и не признать сделок, сопровождаемых такими документами. К тому же за такие нарушения предусмотрены штрафные санкции.

Каким образом реформировать учетную политику?

Первым делом при начале работы с электронными документами необходимо утвердить формы этих документов. Для этого в учетной политике в соответствующем организационно-распорядительном документе необходимо:

1)                  указать, что документы создаются с помощью средств вычислительной техники в электронном виде;

2)                  закрепить перечень разработанных форм электронных документов. Согласно ПБУ 1/2008 необходимо утверждать все формы первичных документов. Несмотря на то, что в соответствии с ФЗ-129 «О бухгалтерском учете» утверждаются только первичные документы, для которых не предусмотрены типовые формы (а так как Федеральный закон обладает большей юридической силой и содержит более узкое толкование, именно он подлежит применению в данном случае), если в типовую форму документа вносятся какие-либо дополнения, ее также необходимо утвердить в учетной политике. В том же случае, если используются типовые формы документов, в учетной политике достаточно указать, что все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, документируются посредством заполнения унифицированных форм первичной учетной документации.

Во-вторых, так как движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком, необходимо утвердить и график электронного документооборота. Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами организации (п. 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105).

Порядок составления графика электронного документооборота может незначительно отличаться от порядка составления бумажного (например, сроки обработки документа на каждом этапе могут быть сокращены). Однако рекомендуется утвердить график электронного документооборота самостоятельным организационно-распорядительным документом. При этом при определении правил электронного документооборота следует указать:

1)                  способы формирования первичных документов (например, документы могут формироваться в учетной системе и в дальнейшем загружаться в систему электронного документооборота);

2)                  способ и порядок согласования первичных документов, а именно: кто и на каком этапе документооборота уполномочен визировать (ставить визу) или подписывать документ электронной подписью;

3)                  необходимость и периодичность вывода учетных регистров на бумажные носители.

Счет-фактура

Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), сумм налога к вычету. Именно в счете-фактуре отражается налог на добавленную стоимость.

Нормативные документы: 

·         в ст. 169 Налогового кодекса РФ указывается, чем является счет-фактура, кем и для чего составляется;

·         в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 регламентируются формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур. 

Среди обязательных реквизитов счета-фактуры можно выделить номер и дату составления документа, реквизиты участников сделки, процентную налоговую ставку НДС, стоимость товаров и сумму самого налога. Бумажный счет-фактура подписывается продавцом (в том случае если продавец – юридическое лицо, подписи ставят руководитель и главный бухгалтер, если же продавец является индивидуальным предпринимателем, то расписывается непосредственно ИП).

Рис.9

Что такое НДС

НДС – это налог на добавленную стоимость, которая формируется как разница между затратами на производство товара (услуги) и выручкой от его продажи. Добавленная стоимость является той частью стоимости продукта, которая определяется непосредственно данной организацией. Если подробнее, при производстве продавец вкладывает в товар материалы, энергию и средства. Сумма всех затрат определяет стоимость товара. Однако, для того чтобы получить доход и использовать его для дальнейшего роста и развития, продавцу необходимо добавить к стоимости товара некоторую дополнительную сумму. Стоимость и добавленная сумма в конечном итоге и формируют цену товара.

Согласно налоговой системе Российской Федерации организации и ИП должны перечислять в государственный бюджет некоторую часть своего дохода. Эта часть и является налогом. После реализации товара организация должна перечислить в государственный бюджет подоходный налог (налог на прибыль) и налог на добавленную стоимость (НДС). Сумму налога на добавленную стоимость продавец прибавляет к цене (часто на ценниках можно встретить надпись «стоимость товара с НДС»). И конечную же сумму (сумму цены товара и НДС) указывает в счете.

Таким образом, покупатель товара фактически возмещает налог на добавленную стоимость продавцу. Документом, отражающим сумму налога, прибавленного к стоимости товара, и сумму, выплаченную покупателем, является счет-фактура.

Если организация приобретает товар для того, чтобы включить его в производство другого товара (например, завод покупает стальные листы для производства изделий), то по окончании производства ей так же, как и продавцу, необходимо подсчитать затраты и увеличить стоимость изделий, а значит, и перечислить в бюджет государства НДС. Таким образом, организация заплатит налог на добавленную стоимость дважды. В Налоговом кодексе РФ в таких ситуациях указано право покупателя получать вычет НДС по счетам-фактурам. Вычет это возврат уплаченной продавцу суммы НДС из бюджета государства. Для этого покупатель должен предъявить налоговому органу счет-фактуру. Если у последнего не будет претензий к документу или всей сделке в целом, покупателю предоставляется вычет.

Рис.10

Если резюмировать, то продавец перечисляет в бюджет государства налог на добавленную стоимость, покупатель возвращает ему сумму этого налога, потом перерабатывает приобретенные материалы и продает изготовленный товар конечному потребителю. При этом он так же, как и продавец, при продаже товара обязан уплатить в бюджет сумму НДС и так же, как продавец, включает ее в конечную цену на товар. Таким образом, в итоге сумму налога оплачивает конечный потребитель.

Плательщиками НДС являются практически все организации и ИП, находящиеся на общей системе налогообложения. Учет налога ведется раздельно для исходящего и входящего НДС. Под исходящим НДС понимается налог, содержащийся в выручке от реализации товаров, материалов или от оказанных работ, услуг. Бухгалтерским регистром по учету исходящих счетов-фактур и исходящего НДС является книга продаж. Входящим НДС является налог, содержащийся в покупаемых организацией товарах, материалах, работах или услугах. Бухгалтерским регистром по учету входящих счетов-фактур и по учету входящего НДС является книга покупок.

Налоговая ставка НДС

Налоговая ставка НДС бывает нескольких видов:

·         0 %  указывается при экспорте товара в Таможенный союз;

·         10 %  указывается для отдельных категорий товаров (например, молочная продукция, товары для детей и др.);

·         18 %  указывается для большинства товаров;

·         «Без НДС»  указывается в том случае, если товар не облагается налогом, но для осуществления покупки-продажи данного товара необходимо составлять счет-фактуру (не следует путать со ставкой 0 %).

Также существуют такие ставки, как 18/118 и 10/110. Дробные ставки применяются в тех случаях, когда стоимость товара без НДС не известна, а известны лишь конечная сумма с учетом НДС и ставка, по которой товар облагается налогом, и нужно посчитать сумму налога и цену товара без НДС. Такие ситуации возникают, например, при использовании авансовых счетов-фактур, когда продавцу передается сумма аванса и необходимо рассчитать, какую часть от этой суммы составляет НДС.

НДС и государство

НДС является одним из самых важных налогов для российского государства, так как:

·         НДС составляет около 30 % от всех налоговых поступлений в бюджет;

·         НДС слабо поддается «оптимизации».

Переход на электронные счета-фактуры рассматривается налоговой службой, как это ни парадоксально, как способ повысить собираемость НДС и одновременно улучшить отношения с бизнесом. Это действительно возможно, так как электронные счета-фактуры освобождают бизнес от лишней бумажной работы и дают ему возможность быстрее и с меньшими нарушениями получать вычеты по НДС. На стороне налоговых органов, в свою очередь, кроме упрощения обработки документов за счет сокращения количества ошибок в декларациях происходит и упрощение механизмов контроля, проведения проверок и анализа.

Дополнительное начисление НДС

Не секрет, что российская система налогообложения не самая открытая и простая в мире. При начислении налогов предприятия сталкиваются с несколькими неприятностями. Основная из них – это дополнительное начисление налогов по результатам налоговой проверки. С доначислениями сталкивалась практически любая крупная организация в России, причем, как правило, по результатам проверки происходило дополнительное начисление и НДС, и налога на прибыль. По статистике за 2010 год:

·         63 % предприятий по результатам налоговой проверки были дополнительно начислены налоги;

·         77 % из них был дополнительно начислен именно НДС.

Наиболее частыми основаниями для доначисления налога являлись:

·         35 %  зачет входящего НДС по экономически необоснованным операциям;

·         29 %  ненадлежащим образом подготовленные счета-фактуры;

·         19 %  зачет входящего НДС по документально не подтвержденным операциям.

Важно отметить, что «экономическое обоснование» тех или иных действий – слабо формализуемое понятие, и бесспорное подтверждение экономического обоснования практически невозможно. 

Счет-фактура должен быть электронным

Покупатель имеет право на вычет НДС только при наличии счета-фактуры. Без этого документа вычет получить невозможно, даже если сумма НДС выделена отдельной строкой во всех первичных и расчетных документах. Более того, счет-фактура должен быть оформлен в строгом соответствии с требованиями, установленными налоговым законодательством. Так, в п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ перечислены нарушения требований к составлению счета-фактуры, при которых этот документ перестает являться основанием для вычета НДС, указанного в нем.

Такая строгость к ведению и заполнению счета-фактуры, а также высокая вероятность отказа налогоплательщику в вычете при любом несоответствии счета-фактуры указанным требованиям объясняется очень просто. Налоговый орган существует с единственной целью сбора средств в государственный бюджет.

Именно поэтому в переводе счета-фактуры в электронный вид заинтересованы в первую очередь сами налогоплательщики. Так как представить документ к вычету можно только в том случае, если он находится на руках, очень важными факторами в документообороте счетами-фактурами являются гарантия и скорость доставки. Чем быстрее организация получит документ, тем скорее она сможет заявить о своем вычете. Это особенно важно в отраслях бизнеса с большим объемом оборотных средств, таких, например, как ритейл.

Бумажные документы, особенно при большом объеме документооборота и доставке в другие регионы, часто теряются. Сама доставка может занимать до нескольких недель. Электронные же счета-фактуры не только гарантированно доставляются в течение нескольких секунд, но и хранятся в электронном виде на серверах оператора электронного документооборота, куда налогоплательщик имеет постоянный доступ, что значительно облегчает их архивирование и поиск. Более того, частичная автоматизация заполнения электронных счетов-фактур упрощает ведение документа и позволяет значительно сократить число ошибок.

Корректировочные счета-фактуры

Корректировочный счет-фактура (КСФ) является отдельным типом документа и впервые был введен в Налоговый кодекс Федеральным законом от 19.07.2011 № 245-ФЗ.

КСФ является корректирующим документом к счету-фактуре и составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (работ или услуг), в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (работ или услуг). Как и счет-фактура, он служит основанием для принятия сумм налога к вычету (ст. 168 и 169 Налогового кодекса РФ). Основными нормативными актами, регламентирующими оформление и выставление КСФ, можно назвать ст. 169 Налогового кодекса РФ и Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Важно отметить, что КСФ не является документом, исправляющим ошибки в счете-фактуре. Документ исправляет ошибку непосредственно в самом факте хозяйственной жизни: если изменилось количество или цена за товар.

Проиллюстрируем выставление КСФ на примере компании, которая поставляет горячую воду в офисы потребителям. Ежемесячно компания выставляет закрывающие акты и счета-фактуры. В начале декабря она выставила акт и счет-фактуру потребителю на сумму в 3000 рублей, включая НДС. После чего спустя какое-то время был произведен перерасчет по причине того, что поставленная вода была недостаточно горячей, и расчет необходимо было осуществить по другому тарифу. В результате стоимость услуги оказалась меньше на 800 рублей (с НДС). В этом случае компания уведомляет своих потребителей о перерасчете и выставляет корректировочный счет-фактуру.

Таким образом, сначала произошло одно событие – поставка горячей воды, которая была оформлена пакетом закрывающих документов. Вторым событием был перерасчет стоимости по причине смены тарифа, что было оформлено в уже других, корректировочных документах. Так как смена стоимости не является ошибкой в документе, изначально акт и счет-фактура были составлены верно и без ошибок.

Как счет-фактура не может быть составлен без первичного документа, так и корректировочный счет-фактура должен иметь пару-основание, то есть документ, в котором стороны закрепили свое согласие в том, что произошло событие, повлекшее изменение налоговой базы и на основании которого и составляется КСФ (п. 10 ст. 172 Налогового кодекса РФ). Этим документом может быть одностороннее уведомление (так, поставщик воды рассылает потребителям уведомление о перерасчете, и, если не поступит ответных возражений, будет считаться, что стороны выразили свое согласие) или двусторонний первичный документ (например, акт расхождений по форме ТОРГ-2, в котором указываются заказ и фактическая поставка). КСФ может быть составлен также на основании любого корректировочного акта (см. стр. 18).

Рис.11

Реквизиты корректировочного счета-фактуры содержат номер и дату составления, а также номер и дату счета-фактуры, на основании которого он составлен.

Сам документ содержит информацию о товаре, его количестве, цене, стоимости без НДС, стоимости с учетом НДС, а также сумме налога до изменения, после изменения и разнице. Разница всегда является положительным числом, поэтому если КСФ составлен в сторону уменьшения стоимости, то ее значение записывается в графу «К уменьшению». Если же в сторону увеличения стоимости – в графу «К увеличению». Отрицательные значения в КСФ не указываются потому, что все записи из счета-фактуры и его корректировок переносятся в неизменном виде в книги продаж и покупок. В книгах эти значения складываются, и отрицательные суммы приведут к разности, что не верно. Изменение стоимости одних товаров в фактурной части счета-фактуры может быть к уменьшению, а других – к увеличению. А так как и КСФ может составляться сразу для нескольких товаров, то обе итоговые графы: «Итого к уменьшению» и «Итого к увеличению» – могут быть заполнены.

С 1 июля 2013 года Федеральный закон от 05.04.2013 № 39-ФЗ внес изменения в статью 169 Налогового кодекса РФ. Стало возможным выставлять единый КСФ на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, указанных в двух и более счетах-фактурах, составленных налогоплательщиком раннее.

Таким образом, если в течение, например, месяца были совершены отгрузки, которые требуют корректировки, для них можно составлять единый КСФ. При этом в нем нужно будет указать номера и даты составления всех исходных счетов-фактур. Сделать это можно добавив несколько строк 1б (они будут считаться разрешенными дополнительными реквизитами) или указав реквизиты всех счетов-фактур в одной строке 1б через запятую. 

Электронный документ

Право и возможность составлять и обмениваться документами в электронном виде появились у российских организаций довольно давно, а именно в 2002 году с момента вступления в силу Федерального закона РФ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Однако данный Закон распространял это право не на все документы. Так, например, счет-фактуру стало возможно перевести в электронный вид только в мае 2012 года, а кассовые чеки до сих пор все еще необходимо составлять на бумаге. 

Выше говорилось, что юридическую значимость документу придают его содержание и подписи. Что касается электронного документа, то его юридическая значимость обуславливается большим количеством условий:

Нормативный акт

Не существует запрета на выставление, передачу и хранение документа в электронном виде.

Содержимое и форма

Документ содержит все необходимые реквизиты и составлен в соответствии с требованиями налогового и бухгалтерского учета.

Формат

Документ составлен в соответствии с электронным форматом без ошибок в структуре файла (при наличии соответствующего формата).

Порядок передачи

При обмене был соблюден наличествующий порядок выставления и получения документа.

Подписи

Документ подписан соответствующим типом электронной подписи (простой, усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной).

Соглашение сторон

Стороны подписали соглашение о признании электронного документа с электронной подписью равнозначным бумажному с собственноручной подписью и определили правила работы с электронными документами.

Для признания электронного документа юридически значимым все вышеперечисленные условия должны быть выполнены. 


 

Нормативный акт

Все документы, обязательные к составлению организацией, прописаны в соответствующих нормативных актах. Для каждого типа документа существует свой нормативный акт. Для счетов-фактур это ст. 169 Налогового кодекса РФ, для первичных документов  ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, для договоров – Гражданский кодекс РФ и т.д. Если в нормативном акте нет прямого указания, что документ может быть составлен исключительно на бумаге, его можно перевести в электронный вид.

При переходе на электронный документооборот организации зачастую интересно, сможет ли она перевести в электронный вид какой-либо используемый ею специфичный документ. Чтобы однозначно ответить на этот вопрос, необходимо определить, к какому типу относится данный документ, как он правильно называется и по какой форме составляется, в какой отрасли используется и для чего. Затем найти нормативный документ, регламентирующий порядок работы с ним и его составление. И если в данном нормативном документе не оговаривается обязательное составление документа на бумаге, значит, документ можно переводить в электронный вид.

Однако здесь существует одно «но». Все документы составляются не только для того, чтобы оформить события хозяйственной жизни организаций. Документы одновременно служат и доказательством, что события вообще имели место. Документы представляют третьим лицам: в налоговые органы, прокуратуру, Росалкогольрегулирование и прочие контролирующие органы – передают факторинговым компаниям, банкам и др. На сегодняшний день далеко не все контролирующие органы могут принять и обработать электронные документы. По очень специфическим документам следуют спросить мнение контролирующего органа. Так, например, в течение длительного времени предпринимались попытки перевести справки А и Б к ТТН, которые составляются при обороте алкогольной продукции, в электронный вид. Эти документы регламентируются Федеральным законом от 22.11.1995 № 171-ФЗ, в котором напрямую не указано, в каком виде составляются документы. Однако данные справки используются для представления документов в Росалкогольрегулирование, и, так как контролирующий орган был против перевода документов в электронный вид, аргументируя это отсутствием возможности принять электронные документы, справки до сих пор составляются исключительно на бумаге.

Такая же ситуация наблюдается и в отношении товарно-транспортной накладной (ТТН). ТТН является первичным документом, регламентируемым Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в котором явно указано, что документ может быть составлен в электронном виде. Однако ТТН необходима водителю в пути для предъявления ГИБДД. И иной возможности предъявить документ, кроме как на бумаге, при сегодняшнем положении вещей нет.

Поэтому, прежде чем переводить документ в электронный вид, необходимо ознакомиться со всеми описывающими его нормативными документами и убедиться в отсутствии возражений со стороны основного контролирующего органа.

Содержимое и форма

Документ – это особым образом записанная информация. Причем эта информация может представлять собой документ вне зависимости от того, в каком виде и на каком носителе она записана. Эта информация делится на обязательную, без которой документ не имеет юридической силы (например, для первичных документов обязательные реквизиты перечислены в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), и необязательную. Минимум обязательных сведений диктуется законодательством и служит для того, чтобы контролирующие органы смогли прочесть документ и определить, что за событие произошло в хозяйственной жизни организации. Все прочие сведения организации могут либо не указывать, либо заносить в документ в свободной форме. Надо отметить, что практика свободного ведения документов достаточно распространена: организации изобретают свои формы, добавляют в них графы и столбцы и т.д.

Таким образом, вне зависимости от того, в каком виде составлен документ, он должен содержать обязательный минимум информации о событии хозяйственной жизни.

Формат

Документ представляет собой информацию, каким-то образом структурированную на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (утвержденной нормативным документом или самостоятельно разработанной организацией форме) в виде таблиц с цифрами, полей и граф, заполненных реквизитами. Такое расположение сведений называется печатной формой документа.

Электронный документ тоже имеет свою структуру. Структура может быть разной при одном условии: используемое сторонами программное обеспечение должно уметь прочитать информацию с документа и обработать ее (например, вывести на экран). Формат, по сути, является описанием структуры информации, длины и расположения полей документа. Универсальность и общеизвестность форматов являются необходимыми условиями для возможности широкого обмена документами, так как дают возможность каждой организации настроить свое программное обеспечение на чтение и обработку таких форматов.

Рис.12

Сегодня утверждением универсальных форматов первичных документов добровольно занимается ФНС. При этом в компетенцию ФНС входила только разработка форматов для счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета счетов-фактур, книги покупок и продаж (согласно Налоговому кодексу РФ). Форматы первичных документов (товарной накладной, акта приема-сдачи работ и услуг) ФНС разработала уже по своей инициативе.

А вот утверждать форматы документов – это обязанность ФНС, ведь документы, о которых ведется речь, в большинстве своем представляются именно в налоговые органы. И налоговые органы сильно заинтересованы в том, чтобы оперативно получать эти документы, как можно быстрее и эффективнее их обрабатывать.

·         Документы, для которых ФНС утвержден единый формат, называют формализованными.

·         Документы, формат которых не утвержден ФНС, называют неформализованными.

Формализованный документ, как видно на рис.12, не предназначен для чтения и обработки человеком: необходимо обладать большим опытом и внимательностью, чтобы суметь прочитать и обработать таким образом представленные сведения. Поэтому многие разработчики информационных систем для работы с документами научились визуализировать формализованные документы. Например, в системе Диадок все счета-фактуры, накладные и акты, составленные по утвержденному xml-формату, отображаются в виде привычных печатных форм. Важно четко понимать, что самим документом является набор данных, структурированных определенным образом. А выводимая на экран форма документа – всего лишь образ документа, который не имеет юридической силы и предназначен только для удобства восприятия информации, содержащейся в документе.

Заранее следует отметить, что при представлении формализованных документов в налоговый орган по ТКС на стороне налоговой инспекции файлы этих документов обрабатываются автоматически. Поэтому не важно, каким образом файл документа отображается на экране, важно лишь то, какие сведения он содержит и в каком формате.

Порядок передачи

Порядок передачи документа также может влиять на его юридическую значимость. В дополнение к сведениям о том, кто составляет документ, в какие сроки и кому передает, в нормативных актах, регламентирующих составление документа, может быть указано, каким именно образом происходит выставление и получение документа. И в том случае, если при выставлении документа нарушается утвержденный порядок передачи, электронный документ теряет свою юридическую силу.

Для примера рассмотрим порядок представления электронной отчетности, который существует уже более 10 лет. Между моментами отправки отчетности и ее принятия на стороне налогового органа должно произойти несколько этапов, каждый из которых должен быть подтвержден своим технологическим документом. Например, передача файла декларации спецоператору подтверждается тем, что последний формирует файл «Подтверждение даты отправки», в котором фиксируется факт и дата отправки отчета спецоператору. Это подтверждение может служить вещественным доказательством при возникновении любых разногласий, и его можно предъявить суду.

Подписи

Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», пришедшему на смену Федеральному закону РФ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются юридически значимыми (подробнее см. в разделе «Электронная подпись»). Однако если в законе № 1-ФЗ говорилось только об электронной цифровой подписи (ЭЦП), то закон № 63-ФЗ утверждает два вида подписи: простую и усиленную. И для того чтобы документы, подписанные разными видами подписей, признавались юридически значимыми, должны быть выполнены различные условия.

Простая электронная подпись представляет собой информацию, присоединенную к файлу документа и позволяющую идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару (подробнее см. в соответствующем разделе). Посредством использования кодов, паролей или иных средств простая подпись подтверждает подписание электронного документа определенным лицом, однако не может гарантировать его неизменность после подписания (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Например, пользователь авторизуется в системе ЭДО под своим логином/паролем и от своего имени отсылает файл получателю. При этом система определяет пользователя по паролю, формирует и прикрепляет к документу соответствующую информацию, которая в дальнейшем может быть изменена.

Усиленная же электронная подпись не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от дальнейших изменений за счет использования специальных криптографических алгоритмов при ее создании. Для ее формирования используются два ключа, а именно: ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. Усиленная подпись бывает квалифицированной и неквалифицированной.

При этом квалифицированная электронная подпись (КЭП) отличается от неквалифицированной тем, что для ее формирования и проверки используются средства криптографической защиты информации (СКЗИ), сертифицированные ФСБ РФ. Также КЭП должна соответствовать определенным требованиям и иметь квалифицированный сертификат, который может быть выдан исключительно аккредитованным удостоверяющим центром (порядок аккредитации утвержден Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.11.2011 № 320). Другими словами, электронный документ, подписанный КЭП, обладает самым высоким уровнем защиты.

Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ участники электронного взаимодействия могут на свое усмотрение пользоваться электронной подписью любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 Закона № 63-ФЗ). На сегодняшний день законодательством предусмотрены ограничения только для четырех типов документов: так, электронный счет-фактура, электронная отчетность, опись истребованных документов и трудовой договор с дистанционным работником могут быть подписаны исключительно КЭП. Для других документов никаких ограничений нет. Поэтому организации в соглашении сторон могут определить, каким видом электронной подписи они будут подписывать эти документы.

По умолчанию можно использовать КЭП. Дело в том, что согласно п. 1 ст. 6 63-ФЗ КЭП признается равнозначной собственноручной подписи без какого-либо соглашения сторон. Другими словами, на уровне Федерального закона любой электронный документ, подписанный КЭП, признается юридически значимым без выполнения каких-либо дополнительных условий.

Соглашение сторон

Соглашение сторон является одним из важных условий юридической значимости электронного документа. Такое соглашение выполняет несколько функций. Во-первых, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» требует, чтобы между участниками документооборота было заключено соглашение о том, что стороны признают равнозначность простой и усиленной неквалифицированной электронных подписей собственноручной. Такое соглашение является документом, подтверждающим договоренность сторон обмениваться электронными документами, и содержит правила документирования. При этом специальных требований к формату такого соглашения не предъявляется. Оно может быть составлено в любом виде (письменно, устно, путем осуществления действий в системе электронного документооборота). 

Система электронного документооборота Диадок позволяет организациям обмениваться любыми документами. Основная часть трафика в Диадоке складывается из электронных счетов-фактур и первичных документов, которые необходимо подписывать только усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). В связи с этим и в целом для упрощения работы в системе Диадок для подписания всех юридически значимых документов применяется исключительно КЭП. Это, в свою очередь, позволяет участникам документооборота не составлять соглашение о признании электронной подписи равнозначной собственноручной. Усиленная квалифицированная электронная подпись подразумевает это в силу действующего Закона.

Помимо усиленной КЭП в системе Диадок есть возможность работы с документом внутри организации: согласование и проставление виз перед отправкой или по получении документа. Для этих операций применение «самой защищенной» подписи не обязательно, так как визирование и согласование документов происходит внутри организации, между ее сотрудниками. Можно говорить, что в этом случае используется простая электронная подпись, о которой пойдет речь в седьмой главе.

Участники могут самостоятельно составить друг с другом правила работы с электронными документами: в какие сроки передавать, в каких форматах работают, какого придерживаться порядка исправления, аннулирования документов и прочее. Эти соглашения стороны могут зафиксировать как письменно, так и устно.

Оператор электронного документооборота

В законодательных актах операторы определяются как «организации, предоставляющие услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем».

Операторы электронного документооборота – это коммерческие компании, которые на конкурентной основе предоставляют бизнесу возможность обмениваться электронными счетами-фактурами и другими документами. Во-первых, они предоставляют для этого техническую возможность, во-вторых, обеспечивают законность выставления и получения счетов-фактур, в-третьих, оказывают пользователям техподдержку в процессе работы с электронными документами.

Какие компании могут являться операторами электронного документооборота? Компания, являющаяся поставщиком услуг электронного обмена документами, должна иметь обширный опыт работы с электронными юридически значимыми документами:

·         уметь взаимодействовать с налоговыми органами (как в техническом, так и в организационном плане);

·         иметь соответствующие лицензии в области выдачи сертификатов электронных подписей и средств криптографической защиты информации;

·         обладать ресурсами для регулярной настройки и доработки систем в условиях быстро меняющегося законодательства.

Сейчас всем этим требованиям наиболее полно отвечают компании, предоставляющие российскому бизнесу услуги электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС). Именно рынок электронной отчетности на сегодняшний день технологически наиболее близок к рынку обмена электронными документами между компаниями.

Так как обеспечение технической возможности электронного документооборота требует значительных затрат бюджетных средств, набора в штат ведомства огромного количества новых специалистов (при том что в России остро стоит проблема по сокращению количества госслужащих), обучения персонала, ФНС и прочие госструктуры не могут выступать в качестве оператора электронного документооборота

Коммерческие же предприятия предоставляют свои услуги на конкурентной основе. Это означает, что они заинтересованы в качестве предоставляемого сервиса, развитии функциональных возможностей систем и несут ответственность перед своими клиентами, обеспечивают поддержку, стремятся к снижению цен.

Кроме того, в случае возникновения спорных ситуаций при представлении документов в налоговые органы именно оператор выступает в качестве третьей независимой стороны. Если же оператором будет, например, ФНС, то каким образом можно будет гарантировать «независимость»? Ведь налоговая косвенно придерживается своих интересов, а не налогоплательщика.

Стоит отметить, что услуги обмена электронными документами – это такой же сервис, как, например, телефонная связь. Когда компания хочет обеспечить свой офис телефонной связью, она обращается к телефонному оператору. Аналогично предприятия предпочитают заказывать доставку воды, а не выделять отдельного человека и транспорт.

Объясняется это тем, что в указанных случаях, так же как и с системами обмена документами, данный бизнес не является профильным. И затраты (трудовые и финансовые) в случае самостоятельного обеспечения этой потребности будут намного выше, чем если обратиться в профильную компанию, предоставляющую нужный сервис.

В частности, для того чтобы обмениваться документами, имеющими юридическую силу, компании, работающей через оператора, предстоит подписать только 1 соглашение об обмене электронными документами (собственно, между компанией и оператором). В случае самостоятельной организации документооборота все будет по-другому. Так, если в процессе обмена электронными документами без участия оператора задействовано 5 компаний, то им придется подписать 10 соглашений между собой. Если 100 компаний – то 4950.

При этом необходимо обеспечивать совместимость внутренних систем, бесперебойность работы, соответствующую техническую поддержку и т.д. 

Обязанности оператора:

1)      передать сведения об участниках ЭДО (подробно см. главу «Документооборот между организацией и налоговым органом»);

2)      обеспечить порядок передачи электронного счета-фактуры (в том числе фиксировать даты выставления и получения электронного документа);

3)      хранить у себя следующие типы документов (с файлами электронных подписей и сертификатами):

o   подтверждение даты выставления;

o   подтверждение даты получения;

o   извещение о получении подтверждения оператора даты выставления;

o   подтверждение о получении от покупателя извещения о получении электронного счета-фактуры;

o   извещение покупателя на получение подтверждения оператора на отправку извещения о получении электронного счета-фактуры.

Следует обратить внимание, что оператор не обязан хранить сами счета-фактуры.

Законодательно наличие оператора обязательно только при передаче электронных счетов-фактур (Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н). Все прочие документы можно передавать любым удобным способом. Однако, исходя из следующих соображений, целесообразно все же работать именно через оператора ЭДО:

1)      оператор гарантирует достоверность информации об организациях в системе. Очень важно знать, что на другом конце провода находится реальная организация. Оператор сам проверяет организацию при регистрации в системе, следит за актуальностью информации о ней;

2)      оператор гарантирует юридическую значимость всех документов в системе. Это очень сложный организационный процесс, так как область электронных документов строго регулируется большим количеством федеральных законов и подзаконных актов. Для того чтобы обеспечить юридическую силу электронных документов, требуются соответствующие лицензии на работу с криптографией, телематикой и др. То есть в случае, если бы процесс обмена электронными счетами-фактурами строился без участия операторов, компаниям бы пришлось самостоятельно озаботиться обеспечением юридической значимости документов и получением всех необходимых лицензий, а также отслеживать все изменения законодательства и в соответствии с ними перенастраивать используемые системы;

3)      оператор независимо фиксирует все действия со счетом-фактурой как со стороны покупателя, так и со стороны продавца. При возникновении спорных ситуаций (когда один контрагент подает на другого в суд или когда у налоговой возникают вопросы по конкретному документу) именно свидетельство оператора является решающим;

4)      оператор обеспечивает хранение электронных документов в соответствии с требованиями законодательства (счет-фактура должен, например, храниться 5 лет, а сертификат ЭЦП действует только в течение 1 года);

5)      оператор предоставляет пользователям круглосуточную профессиональную техподдержку. В случае возникновения у организаций вопросов по работе с электронными документами они всегда могут обратиться в центры технической поддержки (пользователи Диадока, например, могут звонить по федеральному номеру горячей линии круглосуточно);

6)      оператор гарантирует безопасность передачи документов, качество и бесперебойность работы самих систем. При этом, поскольку на рынке действует несколько операторов, предприятие может в любой момент «проголосовать рублем», то есть выбрать себе в качестве оператора наиболее качественного и доступного по цене поставщика услуг электронного документооборота;

7)      оператор предлагает услуги поддержки: технической, юридической – может выступать в качестве эксперта в суде. Оператор сможет подтвердить дату и время передачи и получения файла и т.п.;

8)      оператор ЭДО чаще всего является и СОС. Так СКБ Контур имеет очень большой опыт взаимодействия с контролирующими органами, через нас передаются миллионы документов. Мы зарекомендовали себя как честный, надежный оператор. Поэтому к документам, передаваемым через нас, у контролирующих органов будет больше доверия;

9)      формализованные документы (накладная и акт – Приказ ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@; счет-фактура – Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@) в своем формате требуют обязательно указывать идентификатор оператора и участника ЭДО. Идентификатор участника присваивается оператором. Без него документ невозможно будет составить согласно формату, а значит, нельзя будет представить в налоговую инспекцию в электронном виде по ТКС (по ст. 93 Налогового кодекса РФ, по порядку, утвержденному Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@).

В Европе сейчас действует более 500 операторов электронного документооборота, и их количество ежегодно увеличивается на 25-30 %. Высокая конкуренция на этом рынке обеспечивает, с одной стороны, быстрый прирост новых пользователей, подключившихся к глобальному электронному документообороту (что хорошо для государства), а с другой – постоянное функциональное развитие и снижение стоимости самих систем (что хорошо для предприятий).

В этом плане рынок обмена электронными документами можно сравнить с рынком сотовой связи. Сначала возможность общаться по сотовому телефону была уделом избранных и стоила огромных денег, сейчас же это одна из наиболее массовых и доступных услуг. В случае электронного документооборота речь о дорогих услугах изначально не идет. Позволить себе пользоваться электронными документами может каждый, так как они намного дешевле бумаги.

СКБ Контур является оператором ЭДО, зарегистрированным в ФНС под идентификатором «2bm»:

Рис.13

Согласно действующему законодательству, чтобы стать оператором, юридическое лицо собирает пакет документов и передает его в ФНС. После проверки документов и заявления оператора ФНС присваивает ему идентификатор. При этом ФНС заносит оператора в сеть доверенных операторов ЭДО (СДОЭДО). Факт зачисления оператора в сеть доверенных операторов повышает степень доверия к нему со стороны налоговых инспекций, а значит, и к передаваемым через него документам.

Вступление в сеть доверенных операторов происходит на добровольной основе. Юридическое лицо может и не числиться в сети, но при этом являться оператором и иметь идентификатор. Возможно, степень доверия со стороны ФНС к нему будет ниже. Однако переданные через такого оператора документы будут иметь юридическую силу, и их также можно будет предоставить в электронном виде в налоговую, суд и т.д. Сеть доверенных – это список рекомендуемых ФНС операторов ЭДО. Он опубликован на сайте ФНС в разделе «Электронные счета-фактуры и первичные документы» в самом низу страницы сайта.

Электронный договор

В общем случае Гражданский кодекс не запрещает заключать договоры в электронном виде и подписывать их электронной подписью, если стороны об этом договорились (ч. 2, ст. 160 Гражданского кодекса РФ).

Однако существуют виды договоров, на которые общее правило не распространяется. Такие договоры получится заключить исключительно на бумаге в связи с необходимостью их представления в регистрирующий орган (например, договор купли-продажи недвижимости). Встречается и противоположная ситуация: на сегодняшний день законодательство предусматривает, по крайней мере, один случай, когда договор можно заключить только в электронной форме. Речь идет о договорах, заключаемых на электронных торговых площадках госзаказа по результатам открытых аукционов в электронной форме (Федеральный закон от 21.06.2005 № 94-ФЗ, ст. 41.12, п. 1).

Большинстве же договоров могут быть составлены и на бумаге, и в электронном виде. Не так давно в Трудовой кодекс были внесены изменения, благодаря которым стало возможно заключать трудовой договор с дистанционным работником в электронном виде с использованием квалифицированной электронной подписи (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ) с оговоркой, что в случае заключения договора с дистанционным работником в электронном виде работодатель обязан направить ему надлежащим образом оформленный экземпляр договора на бумажном носителе.

Таким образом, в целом нормативным законодательством не запрещено составление договора в электронном виде, если он не подпадает под условия, этому препятствующие. При этом электронный договор может быть составлен в любом формате и передан любым удобным сторонам образом. Более того, законодательством, за исключением вышеупомянутого случая в Трудовом кодексе, не определено, каким видом электронной подписи необходимо подписывать договор. Поэтому стороны могут самостоятельно определить вид используемой подписи. Для этого им необходимо указать его в соглашении, содержащем признание равнозначности электронной подписи собственноручной и условия проверки электронной подписи.

Напомним, что при использовании КЭП, а в Диадоке используется только КЭП, соглашение нужно лишь для того, чтобы стороны согласовали порядок работы с документами, зафиксировали согласие работы с документами. Соглашение может быть заключено письменно или устно, может быть составлено и подписано сторонами в электронном виде в Диадоке. Кроме того, стороны могут выразить согласие даже своими действиями в системе: например, одна сторона направляет электронный документ другой стороне, вторая подписывает документ квалифицированной электронной подписью. Это также свидетельствует о том, что вторая сторона согласна таким образом обмениваться документами данного типа.

Электронные первичные бухгалтерские документы

Возможность составления первичных бухгалтерских документов в электронном виде определена ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Перечень обязательных реквизитов, указанный в этой статье, одинаков как для бумажных документов, так и для электронных. При этом первичные документы могут быть составлены в любых форматах, о которых стороны договорятся между собой. На сегодняшний день существует два рекомендованных (не обязательных) xml-формата для электронных товарной накладной и акта приема-сдачи работ (услуг), утвержденных ФНС. Особенности данных форматов будут рассмотрены в разделе «Ошибка! Источник ссылки не найден.».

Что касается порядка передачи, то в отличие от электронных счетов-фактур для первичных электронных документов не существует отдельного утвержденного законодательством порядка. Поэтому работа с электронной «первичкой» ничем не отличается от работы с бумажными документами, за исключением того, что в первом случае документ подписывается электронной подписью. При этом в Законе № 402-ФЗ не указано, каким видом электронной подписи должен быть подписан первичный документ. Это значит, что участники сделки могут самостоятельно выбрать, какой вид подписи использовать. Это же следует из ст. 4 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Однако у Минфина РФ на этот счет сложилось другое мнение. Существует несколько писем (например, Письмо Минфина России от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85), в которых говорится, что электронный первичный документ признается юридически значимым, только если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, по мнению Минфина, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. С одной стороны, Письма не являются нормативными документами и носят исключительно разъяснительный характер. С другой – отражают мнение контролирующего органа, и пренебрежение этим мнением может повлечь за собой риск непризнания документов, подписанных усиленной неквалифицированной электронной подписью, юридически значимыми. Поэтому многие операторы ЭДО рекомендуют своим клиентам подписывать электронные первичные документы только квалифицированной электронной подписью.

Другим сложным моментом является вопрос о дате подписания первичного документа: на что влияет эта дата и можно ли выставить первичный электронный документ позже свершения факта хозяйственной жизни? Дело в том, что в отличие от бумажных документов, в которых практически невозможно определить даты выставления и подписания, электронные документы содержат такую информацию, как дата проставления электронной подписи, даты передачи и получения файла документа.

Как уже говорилось выше, для электронных первичных документов не установлено порядка передачи. Более того, документооборот сам по себе никак не связан с бухгалтерским учетом и оформлением документов. В законе о бухгалтерском учете сказано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичными документами, которые должны содержать подробные сведения о предмете и дате свершения этого факта. По этим документам впоследствии происходит восстановление событий для их отражения в бухгалтерском учете. При этом для бухгалтерского учета существенными являются лишь даты, указанные в самом документе: дата составления документа, дата отпуска груза или исполнения работ/услуг (если имеется) и дата приема груза или принятия заказчиком работ/услуг (если имеется). Эти моменты никак не соотносятся с техническими моментами подписания документа электронной подписью и его передачи. Сведения о последних, содержащиеся в возникающих в процессе электронного документооборота технологических файлах, нужны лишь для возможности отследить перемещение документа с целью в дальнейшем, по необходимости, доказать факт передачи и существования документа.

Дата подписания электронного документа очень важна, но лишь для того, чтобы подтвердить действительность сертификата электронной подписи на момент его выставления (согласно п. 2 ст. 11 Федерального закона № 63-ФЗ квалифицированная электронная подпись признается равнозначной собственноручной только в том случае, если на момент подписания документа сертификат электронной подписи является действительным).

Рекомендованный формат первичных документов. Порядок составления и обмена

ФНС РФ, являющаяся одним из наиболее активных участников электронного документооборота в России, заинтересована в переводе в электронный вид не только B2B-взаимодействия, но и взаимодействия между налогоплательщиками и налоговыми органами, а именно представления документов по требованию. Для возможности на стороне инспекций принимать и обрабатывать документы в электронном виде необходимы единые форматы этих документов. Сам налоговый орган не уполномочен разрабатывать форматы электронных документов, за исключением формата счета-фактуры. ФНС может только утвердить тот формат документа, в котором на стороне инспекции документ будет принят и обработан в электронном виде (ст. 93 НК РФ). При этом в отличие от ситуации с электронным счетом-фактурой данный формат не будет являться обязательным, то есть при составлении документа в другом формате юридической силы он не потеряет.

Сегодня рекомендованные форматы существуют для двух первичных документов: товарной накладной и акта приемки-сдачи работ (услуг). Электронные xml-форматы акта и товарной накладной утверждены Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@. И если для электронных счетов-фактур отдельным Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н был установлен порядок выставления и получения, то в отношении первичных документов порядок в какой-то мере определяется самими форматами документов. Отдельно следует сказать о двух особенностях данного порядка.

Во-первых, формат первичного документа содержит уникальные идентификаторы оператора и участников электронного документооборота. Таким образом, в сам формат формализованного документа заложена информация о том, через какого оператора он был передан и какими компаниями-участниками ЭДО. Оператору идентификатор присваивает ФНС (подробнее см. в разделе «Оператор электронного документооборота»). А вот идентификатор участника ЭДО присваивается компании уже оператором – согласно п. 2.1-2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н (подробнее см. в разделе «Документооборот сообщениями об участниках ЭДО).

Во-вторых, первичный формализованный документ состоит из двух связанных файлов, так называемых титулов. Для накладной эти документы будут называться титулом продавца и титулом покупателя, а для акта – титулом исполнителя и титулом заказчика. Такой формат документа был разработан в связи с тем, что при формировании бумажной накладной или акта принимают участие как продавец, так и покупатель. Так, продавец заполняет все сведения по отгружаемым товарам, а покупатель, получив товар, вносит дату приемки товаров, сведения о том, кто принял товар и по какой доверенности материально-ответственное лицо имело на это право. А в акте, например, предусмотрено место для комментариев или претензий. В электронный же документ внести дополнительную информацию после его подписания нельзя: электронная подпись служит для того, чтобы защитить файл от дальнейших изменений, и в том случае, если они будут сделаны, информация об этом будет отображена в документе и он потеряет свою юридическую значимость. Поэтому ФНС предложила следующую схему: продавец формирует первый файл, который содержит ту информацию, которую в бумажном документе заполняет продавец, а покупатель – второй, содержащий помимо информации, которую в бумажном документе заполняет покупатель, и всю информацию из первого файла.

В случае с товарной накладной обмен будет происходить по следующему сценарию:

1)      продавец на своей стороне формирует файл «Титул продавца». Этот файл по содержанию почти полностью идентичен печатной форме ТОРГ-12 – за одним исключением: в нем отсутствуют поля правой нижней части печатной формы, где расписывается покупатель (поля «По доверенности», «Груз принял», и «Груз получил грузополучатель»);

2)      продавец подписывает документ своей квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет его в адрес получателя. Согласно формату подписать документ может только один подписант;

3)      после получения файла «Титул продавца» покупатель, приняв решение подписать электронную накладную, должен в ответ сформировать файл «Титул покупателя», в котором указать дату получения груза, ФИО ответственного за получение и сведения о доверенности на получение ТМЦ. Затем подписать файл своей электронной подписью и направить продавцу. «Титул покупателя», помимо прочего, также будет содержать и все данные о файле «Титул продавца» (время и дату создания файла, наименование, номер и дату товарной накладной). Это обеспечит связь между файлами.

 

Рис.14

Для акта сценарий работы будет аналогичным, за исключением того, что названия титулов будут иными, а именно: «Титул исполнителя» (продавца услуг или работ) и «Титул заказчика» (покупателя услуг или работ).

Таким образом, основное отличие формализованных актов и накладных от неформализованной электронной «первички» состоит в том, что недостаточно просто поставить вторую подпись под документом. Формализованный документ состоит из двух файлов и становится юридически значимыми только в тот момент, когда оба файла сформированы и подписаны: «Титул продавца (исполнителя)» подписан продавцом, а «Титул покупателя (заказчика)» – покупателем.

Рис.15

 

Как уже говорилось выше, рекомендованные универсальные форматы первичных электронных документов разработала ФНС. В таких форматах налоговые органы умеют принимать и полуавтоматически обрабатывать документы. Таким образом, если налогоплательщик оформляет сделки и факты хозяйственной жизни документами в рекомендованных форматах, он может передать их по требованию налогового органа в электронном виде по ТКС.

Так как форматы электронных первичных документов не являются обязательными, их можно менять или дополнять. Правда, в таком случае теряется возможность представить документы в налоговый орган в электронном виде. Их придется направить либо в виде бумажных копий, либо в виде неформализованных скан-образов, что, в свою очередь, ведет к дополнительным действиям с документами: их нужно распечатать, заверить и отсканировать или перевести в графический формат специальными программными средствами. Однако, так как необходимость внести в документ дополнительную информацию возникает достаточно часто, ФНС предусмотрела в рекомендованных форматах электронных первичных документов так называемые информационные поля, в которые можно внести данные длиной до двух тысяч символов. Информационное поле есть как для самого документа в целом, так и для каждого наименования товара в строках табличной части.

Согласно уверениям ФНС, данные в этих полях не будут инспектироваться налоговыми органами. Назначение полей заключается только в том, чтобы позволить бизнесу при необходимости расширить передаваемую в файле первичного документа информацию, не теряя возможности представить документ в налоговую инспекцию в электронном виде.

Электронный счет-фактура*

*В данной главе под электронным счетом-фактурой подразумеваются также и корректировочные счета-фактуры, и исправленные счета-фактуры, так как порядок формирования и передачи счета-фактуры в электронном виде не зависит от его типа.

Федеральный закон РФ от 27.07.2010 № 229-ФЗ уже в 2010 году внес изменения в ст. 169 Налогового кодекса РФ, позволившие формировать счет-фактуру в электронном виде. Однако фактически выставить электронный счет-фактуру стало возможным только с 23 мая 2012 года, сразу после вступления в силу Приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, утвердившего формат электронного документа.

Юридическую значимость счету-фактуре придает его содержимое, которое не отличается от содержимого бумажного документа (порядок составления счета-фактуры регламентирован Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость») за одним исключением. Бумажный счет-фактура должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем организации, в то время как электронный, согласно ст. 169 Налогового кодекса РФ, подписывается одной квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (подробнее о передаче полномочий см. в разделе «Подписание документов. Полномочия»). Согласно Федеральному закону РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный счет-фактура, подписанный КЭП, равнозначен бумажному счету-фактуре с собственноручной подписью без выполнения каких-либо дополнительных условий (например, соглашения сторон). Подписание счета-фактуры другим типом подписи, помимо усиленной квалифицированной, не допускается.

Также ст. 169 Налогового кодекса РФ накладывает два важных условия на электронный счет-фактуру: документ должен быть выставлен по утвержденному формату и порядку.

Нормативный акт

Ст. 169 Налогового кодекса РФ

Содержимое, форма

Определяется Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137, не отличается от содержимого бумажного документа

Подписи

Одна квалифицированная электронная подпись руководителя или уполномоченного лица (ст. 169 Налогового кодекса РФ)

Формат

Обязательный. Xml-формат, утвержденный Приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@

Регламент

Обязательный. Порядок передачи, утвержденный Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н

Соглашение сторон

Не требуется

Формат электронного счета-фактуры

Разработчиком xml-формата электронного счета-фактуры является ФНС. Формат был утвержден Приказом ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, который вступил в силу 23 мая 2012 года, и является обязательным: счета-фактуры, составленные с отклонениями от данного формата, не будут иметь юридической силы (ст. 169 Налогового кодекса РФ).

Таким образом, изменять формат электронного счета-фактуры, в отличие от форматов первичных электронных документов, нельзя. В том случае если организация хочет внести в счет-фактуру дополнительную информацию, следует использовать информационные поля. Так, некоторые компании, например, указывают в общем поле к документу номера договоров или реквизиты заказа, а в полях к каждому наименованию товара – сведения о внутренних единицах измерения и т.п.

Помимо прочего, в файле электронного счета-фактуры необходимо указать идентификаторы оператора и участников ЭДО.

Порядок выставления и получения электронного счета-фактуры

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н. Данный порядок довольно сложен и состоит из нескольких этапов, на каждом из которых формируется свой технологический документ. При этом электронный счет-фактура может быть выставлен исключительно через Оператора электронного документооборота (подробнее об операторах ЭДО см. в разделе «Оператор электронного документооборота»). Таким образом, невозможно выставить счет-фактуру, например, по электронной почте или передать на электронном носителе, т.к. это является нарушением требования Налогового кодекса РФ, которое лишает счет-фактуру юридической значимости. 

В связи с изобилием технических сложностей полное описание порядка обмена электронными счетами-фактурами в этой главе отсутствует. Ниже перечислены лишь самые важные моменты.

1. Даты составления и получения документа. При передаче файла электронного счета-фактуры оператору ЭДО в технологическом документе «Подтверждение оператора» происходит фиксация факта и даты выставления счета-фактуры. Оператор подписывает данное подтверждение своей электронной подписью и передает его продавцу. Также при передаче файла счета-фактуры покупателю во втором технологическом документе «Подтверждение оператора» происходит фиксация факта и даты получения документа. Подтверждение подписывается электронной подписью оператора и передается покупателю. По регламенту на передачу электронного счета-фактуры есть двое суток: сутки на передачу оператору и сутки на передачу документа от оператора покупателю. Однако на практике весь процесс выставления по ТКС происходит за считанные секунды.

Таким образом, следует различать даты выставления электронного счета-фактуры (дата, когда файл документа был передан оператору) и получения счета-фактуры (дата, когда файл документа был передан оператором покупателю). Эти даты строго и независимо фиксируются оператором.

2. Извещение о получении счета-фактуры. Согласно регламенту покупатель, получив электронный счет-фактуру, должен сформировать и подписать своей электронной подписью технологический документ «Извещение о получении счета-фактуры», которое через оператора направить покупателю. Понять значение этого документа можно, проведя аналогию с почтовыми отправлениями с уведомлением о вручении. При получении такого отправления адресату необходимо расписаться в уведомлении о вручении. Отправитель таким образом узнает, что отправление было доставлено и дублировать его не надо. Также, получив от покупателя «Извещение о получении счета-фактуры», продавец узнает, что счет-фактура был доставлен в электронном виде и нет необходимости дублировать его на бумаге. При этом данное извещение не накладывает на покупателя никаких обязательств: сформировав извещение, покупатель не обязан принимать счет-фактуру к учету без исправлений или учитывать его вообще.

Рис.16

3. Запрос на исправление счета-фактуры. Документооборот электронного счета-фактуры считается завершенным сразу же после того, как все технологические документы были сформированы в соответствии с установленным порядком. При этом, если в документе впоследствии будет обнаружена ошибка, покупатель может сформировать в ответ уведомление об уточнении, подписать это уведомление своей электронной подписью и направить продавцу. Однако такой способ запроса корректировки или исправления документа не является обязательным: покупатель может сообщить об ошибке любым другим удобным ему способом, например по телефону, через электронную почту или официальным письмом. Более того, продавец самостоятельно может заметить ошибку в документе и выставить на него корректировочный или исправленный счет-фактуру.

4. Сроки выставления счета-фактуры. Согласно ст. 168 Налогового кодекса РФ счет-фактура должен быть выставлен в течение 5 дней с момента реализации товара или работ (услуг). Под моментом реализации в зависимости от учетной политики организации могут пониматься момент отгрузки товара на стороне продавца, момент приемки товара, момент подписания покупателем всех первичных документов и др.

Вопрос о «пяти днях» при разговоре об электронных счетах-фактурах возникает практически всегда. Дело в том, что очень часто по объективным причинам продавец не успевает уложиться в пятидневный срок выставления счета-фактуры. Например, поставщикам электроэнергии перед выставлением расчетных документов в конце каждого месяца необходимо собрать и обработать показатели со всех счетчиков, на что может уйти несколько дней (обычно до двух недель). При работе с бумажными счетами-фактурами практически невозможно определить настоящую дату выставления документа, поэтому зачастую документы оформляются «задним числом». Однако в электронном счете-фактуре происходит фиксация точной даты выставления документа независимым третьим лицом – оператором ЭДО.

Таким образом, в случае несвоевременного выставления электронного счета-фактуры поставщиком, а именно с нарушением пятидневного срока выставления, многие считают, что покупатель рискует утратить право на вычет входного НДС. Наличие такой угрозы подтверждается Письмом Минфина от 26.08.2010 № 03−07−11/370, излагающим мнение данного ведомства: если поставщик не выставит покупателю счет-фактуру в течение пяти дней, то покупатель автоматически лишается права на вычет по такому документу.

Однако на самом деле факт выставления счета-фактуры с нарушением пятидневного срока не влечет негативных последствий для покупателя в силу того, что основанием для отказа в вычете по счету-фактуре могут служить только такие ошибки и нарушения, которые не позволяют идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога. Нарушение пятидневного срока подобной идентификации не препятствует.

Таким образом, покупателю не следует бояться нарушения продавцом пятидневного срока выставления электронного счета-фактуры, так как согласно Налоговому кодексу налоговый орган не вправе отказать в вычете НДС на основании даты выставления электронного счета-фактуры.

Электронный счет-фактура, составленный в утвержденном xml-формате, подписанный действительным сертификатов квалифицированной электронной подписи и переданный в соответствии с утвержденным регламентом, является юридически значимым. Такой документ можно хранить исключительно в электронном виде и в электронном же виде представить в налоговый орган или в качестве письменного доказательства в суд. 

Прочие электронные документы

Помимо договоров, первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур, организации имеют право обмениваться и иными документами (например, относящимися к отраслевой специфике) в электронном виде. Чтобы определить, можно или нельзя составить документ в электронном виде, достаточно:

1)      определить тип документа и ознакомиться с нормативным актом, регулирующим его составление и обработку. Если в акте нет прямых указаний, что документ должен быть составлен на бумаге, а также нет каких-либо других нормативных документов, утверждающих формат его составления и порядок обмена, согласно которым документ получится оформить исключительно в бумажном виде, документ можно переводить в электронный вид. Также следует обратить внимание на наличие или отсутствие указаний, каким именно типом электронной подписи необходимо подписывать документ;

2)      если документ представляется в некоторый контролирующий орган, настоятельно рекомендуется обратиться в этот контролирующий орган на предмет возможности принять и обработать документ в электронном виде. В случае отрицательного ответа перевод документа в электронный вид не будет иметь смысла. 

Работа с документами

В данном разделе будет описана работа как с бумажными документами, так и с электронными, так как зачастую вся разница в обработке электронных и бумажных документов заключается только в способе выставления. Исключения будут рассмотрены подробнее.

Под работой с документами подразумеваются все действия, производимые с документом с момента его составления до момента отправки документа в архив на хранение.

Подписание документов. Полномочия

Как уже говорилось выше, одной из важнейших составляющих документа является его подпись. Подпись не только придает документу юридическую значимость, но и позволяет определить подписанта. На бумаге определение подписанта происходит по собственноручной подписи (при условии, что она разборчива), в электронном виде – по присоединенной к файлу электронного документа информации (электронной подписи). Однако зачастую кроме личности подписанта документа необходимо определить полномочия, на основании которых подписант имел право подписывать данный документ.

Проверка полномочий подписания документов

Право подписания документов регламентируется различными нормативными актами. Так, согласно закону от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» от имени организации действует единоличный исполнительный орган, представляющий ее интересы и имеющий право подписывать документы. Обычно в качестве этого органа выступает руководитель организации. Помимо этого закона существует ряд нормативных документов, которые уточняют должность сотрудника, подписывающего тот или иной документ. Так, например, ст. 169 Налогового кодекса РФ гласит, что счет-фактура должен быть подписан руководителем организации или главным бухгалтером. Поэтому подпись на документах данных лиц не вызывает сомнений в юридической силе документа. Однако, когда документ подписывает лицо, право подписи которого не оговорено законодательством, необходима передача права подписи.

Передача права подписи является распространенной практикой и для некоторых случаев закреплена на законодательном уровне. В Гражданском кодексе закреплено понятие «доверенность» и право передачи подписи по доверенности (ст. 185 ГК РФ). Налоговый кодекс Российской Федерации (ст. 169) разрешает подписывать счет-фактуру не только руководителю и главному бухгалтеру: подпись могут ставить и «иные лица». Первичные документы так же могут быть подписаны уполномоченными сотрудниками (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Таким образом, можно выделить два пути подписания документов:

·         подписание лицами, прямо указанными в законодательстве и внутренней политике организации (руководитель, главный бухгалтер);

·         подписание уполномоченными лицами (менеджерами, выделенным бухгалтером, оператором и другими).

В первом случае право подписи определено нормативными документами. Во втором такое право передается с помощью распорядительных документов (приказ, описание должностных обязанностей) или доверенности. Во втором случае уполномоченный сотрудник ставит свою подпись. При этом контрагенту передается доверенность или приказ, на основании которого у этого сотрудника появилось право ставить подпись. Такое правило действует для того, чтобы подтвердить контрагенту благонадежность партнера и полномочия подписанта. Законодательство не обязывает поставщика представлять покупателю документ на право подписи уполномоченными лицами. Но согласно сложившейся бизнес-практике, а также ст. 93.1 НК РФ об истребовании документов о налогоплательщике поставщики передают копии приказов или доверенностей самостоятельно или по требованию покупателя.

Есть еще один неформальный способ, когда сотрудник на бумажном документе имитирует (читай – подделывает) подпись руководителя. В таком случае, как правило, никаких распоряжений не существует. Существует лишь устная договоренность или установленная бизнес-практика. В электронном виде это равнозначно передаче закрытого ключа лица, уполномоченного подписывать документы, другому лицу, который использует его электронную подпись. Второй способ может быть вполне легальным и прозрачным, если закрытый ключ передается другому лицу на основании письменного соглашения.

Кто и как проверяет полномочия подписанта. Должен ли оператор ЭДО следить за полномочиями подписантов?

Когда УЦ выдает сертификат, будущий владелец должен предъявить документы, в которых указаны его полномочия. На основании данных в документах УЦ выдает сертификат, в котором могут быть указаны полномочия подписанта или его должность.

Что происходит дальше с полномочиями, владельца УЦ уже не интересует. Владелец сам обязан следить за тем, чтобы его сертификат электронной подписи использовался по назначению. Это четко прописано в регламенте УЦ и в 1-ФЗ и 63-ФЗ. Владелец обязан известить УЦ о смене полномочий, и в случае утраты таковых УЦ отзывает сертификат. Если владелец этого не сделал, то это уже его проблемы и риски.

Организация, получающая электронные документы от своего контрагента, сама обязана проверять полномочия подписанта своего контрагента. Организация-получатель документа должна убедиться в добросовестности контрагентов (это требование продиктовано и бизнес-практикой, и судебными прецедентами, когда организация проигрывала дело или на нее налагали штраф из-за того, что она самостоятельно не выявила недобросовестность своего контрагента).

Мы, как оператор ЭДО, должны лишь выполнять регламент Приказа Минфина № 50Н. Как владелец системы Диадок, мы также должны выполнять условия лицензионного договора (в котором нет обязанности проверять полномочия).

Таким образом, проверка полномочий осуществляется УЦ в момент выдачи сертификата.

Следить за полномочиями подписантов должны сами участники документооборота. Выше мы уже перечислили обязанности оператора ЭДО, и среди них нет обязанности следить за тем, был ли человек уполномочен ставить подпись под документом или нет. В бумажном ЭДО каждая из сторон внутри своей организации формирует документ-основание, в котором указывает, кто и что подписывает (доверенности на право подписи, приказ или распоряжение). Копию этого документа обычно направляют контрагенту. Если между организациями сложились долгие доверительные отношения, то такие документы уже друг другу могут и не передаваться. Но чаще всего контрагенты сами обязаны запрашивать такие документы, чтобы считаться добросовестным налогоплательщиком в глазах проверяющих органов. Все дело в том, что если, например, налоговый инспектор обнаружит, что документ был подписан не уполномоченным лицом, то вся ответственность ляжет на проверяемую организацию, которая своевременно не проверила контрагента. 

Все это переносится и на электронный документооборот. Организации также могут запрашивать или сами передавать документы, на основании которых лицо имеет право ставить подпись на документе. Как это сделать – их право: на бумаге или в электронном виде. На момент написания этой главы ресурс по формированию электронных доверенностей на портале госуслуг находился на стадии концепта: только обсуждался проект формата и порядка составления и подписания доверенности.

Использование электронной подписи другим лицом

Когда мы говорим об электронной подписи, появляется еще один вариант ее использования – передача ключа электронной подписи одного лица другому. В жизни рукописную подпись можно только подделать. Передать рукописную подпись другому лицу невозможно, ее носителем является рука владельца. Ключ же ЭП находится на материальном носителе.

Чтобы понять, можно ли передать ключ ЭП, обратимся к законам. Согласно новому закону (ст. 10 № 63-ФЗ «Об ЭП») участники обеспечивают конфиденциальность ключей, в частности не допускают использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия.

Что такое конфиденциальность ключа? Согласно закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (п. 7 ст. 2) конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя. Таким образом, конфиденциальная информация может быть передана только с согласия обладателя. И ст. 10 63-ФЗ тоже говорит о согласии владельца передавать ключ.

В этом случае между сторонами следует составить документ, который будет свидетельствовать о согласии владельца ключа электронной подписи на передачу ключа  другому лицу (согласно 63-ФЗ можно воспользоваться чужим ключом при согласии его владельца). Такой документ составляется в свободной форме, так как специальных требований к его форме не предъявляется. И, так как электронная подпись придает электронным документам юридическую значимость, в таком документе-согласии (как и в случае выдачи обыкновенной доверенности) нужно прямо указать, какие типы документов можно подписывать переданным другому лицу ключом.

Варианты подписания электронных документов

Таким образом, можно выделить следующие варианты подписания электронных документов:

1)      лицо, имеющее право подписи по закону:

a)      само ставит свою электронную подпись. В данном случае не требуется никаких доверенностей. Контрагенту достаточно представить учредительные документы, для того чтобы он смог убедиться, что подписант является представителем организации.

(+) С одной стороны, все требования законодательства будут соблюдены, и это устраивает и контрагентов, и налоговую.

(-) С другой стороны, документооборот будет зависеть от присутствия руководителя;

b)      передает ключ своей электронной подписи другому лицу. В этом случае людям необходимо будет оформить согласие на использование ключа, принадлежащего одному лицу, другим лицом. Данное согласие будет говорить о том, что владелец ключа подписи согласен, что его ключ будет использован иным лицом.

(+) Преимущество такого подхода заключается в том, что на документах будет стоять подпись лица, установленного законом, что не будет смущать контрагентов и налоговую.

(−) Существует риск: доверенное лицо может злоупотребить оказанным доверием, а отвечать придется владельцу ключа;

2)      лицо, уполномоченное по доверенности, подписывает своим ключом:

a)      человек сам ставит свою электронную подпись по доверенности.

(+) Это хороший и удобный вариант работы. Порядок работы в организации не меняется. Свои подписи ставят уполномоченные лица.

(−) Минус: каждому уполномоченному сотруднику необходимо приобрести отдельную электронную подпись;

b)      человек передает ключ своей электронной подписи другому лицу. Здесь уполномоченный сотрудник действует по доверенности и передает свою подпись другому лицу. В данном случае также необходимо оформить и соглашение на передачу ключа ЭП. Данное соглашение будет говорить о том, что владелец ключа подписи согласен, что его ключ будет использован иным лицом. Как пример можно привести ситуацию в крупной организации, где подразделения ведут самостоятельный документооборот. Право подписи от высшего руководства было передано руководителю подразделения (приказом или доверенностью), который, в свою очередь, передает свои полномочия подписывать документы подчиненным (если приказ или доверенность, выданные сотруднику, позволяют передоверить право подписи).

(+) На документах будет стоять подпись уполномоченного лица, установленного доверенностью (приказом).

(−) Риски: доверенное лицо может злоупотребить полномочиями, а отвечать придется владельцу ключа;

3)      подписант – третье юридическое лицо, которое подписывает документы другого юридического лица:

a)      ставит подпись своим ключом. Можно передать право подписания документов другому юридическому лицу (когда юридическое лицо получает на себя сертификат ЭП и подписывает чужие документы своей ЭП). Процедура такая же, как и передача права на подпись бумажных документов. Подписывает документы конкретное лицо на основании какого-то документа: руководитель ставит подпись на основании устава, уполномоченный менеджер – на основании доверенности или внутреннего приказа. Если лицо не известно, то пишется, что право передается, например, ООО «Ромашка» в лице руководителя. Соответственно, руководитель может делегировать внутри своей организации право подписи и делает внутри организации новую доверенность с указанием конкретного лица;

b)      ставит подпись ключом юридического лица, от чьего имени составляются документы, пользуясь чужим ключом электронной подписи на основании соответствующего соглашения на передачу ключа электронной подписи от его владельца.

Учет документов

Не существует специальных нормативных актов, регулирующих учет договоров. Каждая организация самостоятельно разрабатывает требования и правила учета договоров и утверждает их локальным распорядительным документом (например, приказом).

Также на законодательном уровне не закреплено никаких правил учета первичных бухгалтерских документов. Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения таких документов. На практике чаще всего на складе или в распределительном центре составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому в хронологическом порядке прикладываются товарные накладные. А вот индивидуальные предприниматели (ИП) и организации, применяющие упрошенную систему налогообложения (УСН), обязаны вести книги учета расходов и доходов, которые составляются на основании первичных документов. Книги можно вести и в электронном виде, однако по окончании налогового периода их необходимо распечатать и переместить в архивное помещение.

Для учета же счетов-фактур правила существуют. Они утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и будут рассмотрены далее подробно, так как работа с электронными счетами-фактурами вносит свои особенности в бизнес-процессы организации. 

Счета-фактуры необходимо регистрировать в журнале выставленных и полученных счетов-фактур и в книгах покупок и продаж. В журнале регистрируют входящие и исходящие документы (по отношению к организации), в то время как книги отражают входящий и исходящий НДС. Таким образом, журнал отображает движение документа, а книги – движение сумм налога.

Журнал учета счетов-фактур

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур ведется налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, за каждый налоговый период на бумажном носителе либо в электронном виде.

Журнал учета состоит из двух частей: часть 1 – для выставленных счетов-фактур и часть 2 – для полученных. Если организация только получает или выставляет счета-фактуры, то в журнале она заполняет только первую или вторую часть соответственно.

Рис.17

До 2011 года формы журнала и порядка ее заполнения не существовало, поэтому бухгалтерия организации самостоятельно выбирала наиболее удобный для нее способ ведения журнала. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 форма и порядок были утверждены. И согласно Постановлению при наличии у организации электронных счетов-фактур заполнение журнала будет иметь свои особенности.

Очень часто у организации, обменивающейся и электронными, и бумажными счетами-фактурами, возникает вопрос о необходимости ведения отдельного журнала для электронных документов. На самом деле и электронные, и бумажные счета-фактуры нужно учитывать в одном журнале. Для того чтобы по журналу определить, в каком виде существует тот или иной счет-фактура, в графе 3 журнала указывается способ его выставления: если счет-фактура был выставлен или получен на бумаге, эта графа содержит значение 1, если в электронном виде – значение 2. В журнале также регистрируются исправленные и корректировочные счета-фактуры.

До недавнего времени в журнале учета выставленных и полученных счетов-фактур учету подлежали только электронные документы со сформированным извещением о получении счета-фактуры. Таким образом, продавец, выставивший электронный счет-фактуру и не получивший извещения от покупателя, не мог принять документ к учету. Однако теперь, после вступления в силу Постановления Правительства РФ от 28.05.2013 № 446, утвердившего поправки в Постановление Правительства № 1137, для регистрации электронного счета-фактуры в журнале достаточно иметь только подтверждения оператора с датой выставления или получения документа.

Следующей важной особенностью регистрации электронного счета-фактуры является возможное различие дат составления и выставления счета-фактуры (графа 2). Если обратиться к форме счета-фактуры, то рядом с номером документа обязательно заполняется дата его составления. При работе с бумагой дата составления считается датой выставления и даже датой получения документа. Эту дату указывают и в графе 6 (дата составления), и в графе 2 (дата выставления или получения) журнала. Для электронного же документа в связи с четкой фиксацией оператором электронного документооборота дат выставления и получения счета-фактуры в подтверждениях оператора дата составления может сильно отличаться от вышеперечисленных дат. В графу 2 части 1 (или части 2) журнала заносится дата выставления (или получения) счета-фактуры непосредственно из подтверждения оператора.

Организации обязаны хранить журнал, счета-фактуры и все сформированные согласно порядку подтверждения и извещения в течение 4 лет со дня выставления последнего счета-фактуры, зарегистрированного в журнале. Отвечает за ведение и хранение журнала руководитель организации (уполномоченное лицо) или сам ИП.

Журнал ведется в течение одного квартала и может существовать как в электронном, так и в бумажном виде. После окончания квартала до 20 числа первого месяца следующего периода журналы, составленные на бумаге, необходимо пронумеровать, прошнуровать, подписать и на каждой странице поставить печать. Чаще всего организации ведут журнал в электронном виде в своих учетных системах (другими словами, журнал представляет собой некий отчет по всем счетам-фактурам, полученным или выставленным организацией) и по окончании налогового периода распечатывают его. Электронный же журнал можно хранить исключительно в электронном виде. После требования налогового органа представить журнал его подписывают квалифицированной электронной подписью руководителя (ИП) или уполномоченного лица и передают по ТКС.

Книга покупок и продаж

Книги покупок и продаж являются документами, отражающими входящий и исходящий НДС. Названия «Книга продаж» и «Книга покупок» никак не связаны с ролью организации («Продавец» или «Покупатель») в сделках. Так, и продавец, и покупатель, могут вести обе книги.

В книге продаж отражается сумма НДС, которую налогоплательщик обязан перечислить в бюджет страны, в книге покупок – сумма налога, которую налогоплательщик имеет право получить в качестве вычета из бюджета. Так как книги служат для учета сумм налога, то для регистрации в них счета-фактуры не имеют значения ни даты, ни способ выставления или получения документа: эта информация в книги не включается. Книги содержат только реквизиты документа, суммы налога и стоимости товаров.

Слова «обязан» и «имеет право» выделены не случайно – разница между ними очевидна.

Книга продаж. Выше упоминалось, что налогоплательщик, находящийся на общей системе налогообложения, обязан уплачивать НДС на товары, работы или услуги сразу же после отгрузки, а уплаченный налог фиксировать в книге продаж (Приложение 5 Постановления № 1137). При этом определения термина «отгрузка» нет ни в бухгалтерском, ни в налоговом законодательстве. Однако в силу норм ст. 11 части 1 Налогового кодекса РФ понятие «отгрузка» может определяться в соответствии с гражданским законодательством. Согласно п. 1 ст. 509 Гражданского кодекса РФ поставка товаров осуществляется путем отгрузки товаров покупателю.

Таким образом, под термином «отгрузка» понимается начало процесса приема-передачи или физического перемещения ценностей со склада (места хранения) поставщика. Подтверждение этого можно найти в Письмах ФНС от 28.02.2006 № ММ-6-03/202@ и Минфина от 16.03.2006 № 03-04-11/53, от 18.04.2007 № 03-07-11/110.

После отгрузки у продавца возникает обязанность заплатить налог. Однако налоги платят не сразу, поэтому продавец оформляет обязанность перечислить в бюджет сумму налога на основании произошедшего события хозяйственной жизни в двух документах: счете-фактуре и книге продаж.

Книга покупок. В книге покупок регистрируются только счета-фактуры, зарегистрированные в журнале, по которым у налогоплательщика есть право воспользоваться вычетом (Приложение 4 Постановления № 1137). Этим правом он может воспользоваться.

При этом согласно п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ:

1)      вычеты производятся на основании счетов-фактур;

2)      вычеты производятся после принятия на учет товаров (работ, услуг), приобретенных для операций, облагаемых НДС, и при наличии первичных документов.

На данный момент сложилась практика интерпретировать слова «на основании счетов-фактур» как «на основании полученных счетов-фактур». Таким образом, считается недостаточным просто существование счета-фактуры. Важно, чтобы документ оказался на руках у покупателя. Поэтому для простоты можно говорить, что для того, чтобы воспользоваться правом на вычет, покупатель должен получить счет-фактуру и поставить товары на учет. При этом воспользоваться этим правом можно только в том периоде, когда было выполнено последнее условие.

Обе книги можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.

Примеры, которые могут помочь освоить порядок учета счетов-фактур 

Рис.18

Пример №1. Продавец отгружает товар в третьем квартале в конце сентября. Товар будет доставлен покупателю в начале октября, то есть уже в четвертом квартале. После того как транспортное средство, перевозящее товар, отправилось со склада, продавец выставляет электронный счет-фактуру в адрес покупателя (в примере используется именно электронный счет-фактура, так как для него момент выставления и получения наиболее очевиден). При этом:

1)      продавец регистрирует электронный счет-фактуру в книге продаж за третий квартал, так как отгрузка произошла в сентябре, и у продавца появилась обязанность перечислить НДС в бюджет;

2)      как только продавец отправил электронный счет-фактуру, оператор фиксирует дату выставления документа. После выставления продавец должен зарегистрировать исходящий документ в части 1 журнала учета счетов-фактур. При этом согласно изменениям, внесенным в Постановление № 1137, для этого продавцу не обязательно дожидаться извещения о получении электронного счета-фактуры от покупателя. Поэтому в графе 2 журнала он указывает дату выставления, зафиксированную в подтверждении оператора, в графе 3 указывает значение «2», соответствующее электронному способу выставления документа. Таким образом, счет-фактура регистрируется в журнале также за третий квартал.

Счет-фактура в электронном виде мгновенно доставляется до покупателя. Оператор фиксирует дату получения электронного документа покупателем в своем подтверждении. Таким образом:

1)      покупатель регистрирует электронный счет-фактуру в части 2 журнала учета за третий квартал, так как документ фактически поступил в организацию в конце сентября;

2)      при получении документа для завершения документооборота покупатель подписывает извещение о получении электронного счета-фактуры. Однако при этом он не может учесть счет-фактуру в книге покупок, так как товар еще не принят к учету;

3)      сразу после доставки товара в начале октября покупатель оприходует его и регистрирует электронный счет-фактуру в книге покупок за четвертый квартал, потому что только тогда было выполнено последнее условие.

Пример №2. Рассмотрим другой бизнес-процесс. В течение марта продавец отгружает своим абонентам электроэнергию (первый квартал). Так как данная услуга является длительной, продавец имеет право формировать и выставлять закрывающие документы раз в месяц (см. раздел «Акт сдачи-приемки работ или услуг»). При работе с электронными документами:

1)      продавец составляет электронный счет-фактуру последним числом месяца и выставляет в начале апреля (второй квартал) через оператора ЭДО. При этом продавец сразу регистрирует документ в книге продаж за первый квартал, так как «отгрузка» услуг была произведена в марте – в течение первого квартала;

2)      после выставления счета-фактуры продавец регистрирует его в части 1 журнала, – также за первый квартал;

3)      покупатель получает электронный счет-фактуру в начале апреля и учитывает его в части 2 журнала за второй квартал, так как именно в этом квартале документ был фактически получен;

4)      при этом покупатель сразу же может зарегистрировать электронный счет-фактуру в книге покупок. Дело в том, что энергию он получал в течение месяца и оприходовал ее каждый день. Таким образом, услуги были учтены еще в марте, в первом квартале, и последним условием оставалось получение счета-фактуры. Поэтому, как только покупатель получает счет-фактуру, он имеет право зарегистрировать его в книге покупок – но только за второй квартал, так как последнее условие (получение счета-фактуры) было выполнено только в начале апреля.

Итак, основная цепочка правил учета, которую следует запомнить, представляет собой следующее чередование событий: продавец регистрирует счет-фактуру в книге продаж за тот период, когда произошла отгрузка, в журнале – когда документ был фактически выставлен. Покупатель же регистрирует счет-фактуру в журнале в тот период, когда документ был получен, а в книге покупок – тогда, когда выполняется последнее из двух условий: счет-фактура получен, а товары (работы, услуги) приняты.

Проблема получения счета-фактуры в более позднем периоде, чем товары

При переходе на ЭДО поставщиков услуг связи, электроэнергии и любых других длительных услуг зачастую волнует проблема выставления счета-фактуры «задним числом». Эту проблему часто путают с пятидневной просрочкой выставления счета-фактуры. Однако если проблема «пяти дней» может возникнуть в середине периода, то проблема «заднего числа» возникает лишь на стыке периодов. Дело в том, что при поставке ТМЦ электронный счет-фактура доставляется покупателю раньше товара, а в случае поставки услуги (например, электроэнергии) закрывающие документы, в том числе счет-фактура, выставляются уже после потребления услуги. Для наглядности обратимся к примеру: в конце первого периода (скажем, 31 марта) поставщик энергии собирает показатели счетчиков, делает расчеты и в начале второго периода формирует закрывающие документы и счет-фактуру (например, 4 апреля). При этом, так как услуга была оказана в первом квартале, датой составления счета-фактуры указывается дата в рамках первого квартала (скажем, 31 марта). Такой счет-фактуру продавец регистрирует в первом квартале в книге продаж и, согласно Налоговому кодексу, за первый квартал должен перечислить сумму НДС в бюджет государства. Покупатель же потребляет энергию в течение всего марта, однако счет-фактуру фактически получает только во втором квартале. Поэтому он регистрирует документ в книге покупок только за второй квартал и, соответственно, вычет сможет получить только во втором квартале. В результате у продавца и покупателя один и тот же счет-фактура будет зарегистрирован в книгах за разные кварталы. При этом страдает покупатель: он сможет воспользоваться вычетом НДС по такому счету-фактуре только при представлении налоговой декларации за последующий период, нежели период, в котором НДС был уплачен поставщиком, а товары (услуги) были фактически приняты.

Такой проблемы не возникает в бумажном документообороте, так как нет возможности установить, какой именно датой фактически был получен счет-фактура покупателем. В электронном же счете-фактуре, согласно действующему законодательству, оператор ЭДО обязан точно зафиксировать дату выставления и получения документа. Именно поэтому выставить счет-фактуру «задним числом» не получится.

На данный момент эта проблема признана правительством как проблема, препятствующая популяризации и продвижению электронного документооборота среди предприятий-налогоплательщиков НДС. В связи с этим решение этой проблемы было включено в дорожную карту развития электронного документооборота в России. В частности, на момент написания данной книги известно, что готовятся поправки в налоговый кодекс, которые позволят покупателям реализовывать право на вычет НДС из бюджета по счетам-фактурам, полученным после завершения налогового периода, если они относятся к товарам и услугам, принятым в нем вплоть до срока представления отчетности по НДС, то есть до 20 числа следующего месяца по завершении отчетного периода. Это снимет проблему в подавляющем большинстве случаев.

Учет корректировочных счетов-фактур

Как говорилось выше, корректировочные счета-фактуры (КСФ) также являются основанием для принятия НДС к вычету. Однако особенность КСФ заключается в том, что вычетами по ним может воспользоваться не только покупатель, но и продавец. Дело в том, что КСФ составляется на разницу: или в сторону уменьшения стоимости, или в сторону ее увеличения – и в случае, если КСФ составлен в сторону уменьшения, продавец может использовать такой КСФ в качестве основания для получения вычета на сумму излишне начисленного НДС. Покупатель же по такому КСФ будет обязан перечислить разницу НДС в бюджет государства.

Вернемся к примеру, рассмотренному в главе «Корректировочный счет-фактура». Напомним, что компания, поставляющая горячую воду, в начале декабря выставила акт и счет-фактуру на сумму 3000 рублей, включая НДС. Так как «отгрузка» была осуществлена, компания обязана зарегистрировать счет-фактуру в книге продаж и уплатить налог. Спустя какое-то время компания произвела перерасчет потребленного объема горячей воды по другому тарифу, и в результате стоимость услуги оказалась меньше на 800 рублей (с НДС). После того как произошло изменение стоимости, изменилась и налоговая база – именно поэтому продавец составляет КСФ, в данном случае в сторону уменьшения. Продавец перечислил в бюджет сумму налога больше необходимой, а именно 457,60 рублей (изначальная стоимость составляла 3000 с НДС, умножение производится на 18/118) вместо 355,60 (стоимость услуг после изменения составила 2200). Разницу переплаты налога – 102 рубля, отраженные в КСФ, он может вернуть. Так как в книге продаж отражается сумма налога, которую продавец обязан уплатить, в книге покупок – сумма, которую он имеет право вернуть, продавец регистрирует такой КСФ в своей книге покупок. Учет в книге покупок таких корректировочных счетов-фактур осуществляется по тем же правилам и условиям, что и для обычного счета-фактуры на стороне покупателя: необходимо иметь на руках КСФ и поставить товары, работы или услуги на учет.

При этом у покупателя возникает обратная ситуация. Он получил счет-фактуру с суммой налога для вычета в 457,60 рублей и зарегистрировал его в книге покупок. Однако так как в итоге продавец должен заплатить в бюджет сумму, меньшую на 102 рубля, то покупатель, соответственно, должен вернуть ту же самую сумму обратно в бюджет государства. КСФ в сторону уменьшения стоимости он обязан зарегистрировать в книге продаж, после чего восполнить разницу суммы налога. 

Исправление и аннулирование документов

Исправление и аннулирование первичных документов. Если стороны обнаружат ошибку в документе уже после его подписания, документ придется исправить. Исправление «первички» – непростой вопрос. С одной стороны, в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что ошибку в документе следует зачеркнуть, указать верное значение, дату исправления, ФИО и подпись лица, исправившего документ. Однако таким образом исправить получится только бумажный документ, так как «зачеркнуть» значение в электронном документе, подписанном электронной подписью, невозможно: электронная подпись защищает документ от дальнейших изменений, и, если таковые будут внесены, документ потеряет юридическую значимость.

Никаких нормативных актов, регулирующих процесс исправления электронных первичных бухгалтерских документов, не существует. Однако, так как, по сути, сторонам нужен лишь верно составленный документ, сложилась следующая практика: взамен ошибочного документа, который признается недействительным посредством подписания соглашения об аннулировании документа, составляется новый с теми же номером и датой. В него переносятся все верные сведения из ошибочного документа. В качестве дополнения к номеру обычно указывается, что данный документ является исправлением, а также указываются номер и дата этого исправления. При этом ошибочный и исправленный документы, а также соглашение об аннулировании, необходимо хранить вместе. Есть и другой способ: просто уничтожить ошибочный документ и выставить вместо него верный. Однако отследить процесс уничтожения электронного документа намного сложнее, чем бумажного. Так, электронный документ можно выгрузить из системы и сохранить на рабочем компьютере в нескольких экземплярах. Поэтому удалять электронные документы не всегда безопасно и намного надежнее составить электронное соглашение об аннулировании.

Так как вышеописанный порядок исправления документов не утвержден никакими нормативными актами, как и правила исправления электронной бухгалтерской «первички», можно считать, что принятие решения о том, как вносить исправления в электронный документ, возлагается на бухгалтера.

Неофициально Минфин поддерживает способ исправления электронных первичных бухгалтерских документов путем составления их исправленных версий, тем более что для электронных счетов-фактур данный способ является порядком, утвержденным на законодательном уровне.

Исправление счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур. До вступления в силу Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 повторно выставить счет-фактуру было нельзя: все исправления необходимо было вносить в сам документ. Однако на практике в большинстве случаев все же происходили выставление нового документа и подмена ошибочного документа на верный. Постановление № 1137 утвердило новый порядок исправления счетов-фактур, как бумажных, так и электронных: теперь ошибки в счете-фактуре исправляются только путем составления нового исправленного экземпляра документа, в котором необходимо указать номер и дату его составления. Исправленный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в книгах покупок и продаж и в журнале учета выставленных и полученных счетов-фактур. Аналогичным образом делается исправление корректировочного счета-фактуры.

Составлять исправленные документы к исходным счетам-фактурам (КСФ) можно неограниченное количество раз. При этом в законодательстве нет указаний, каким образом вносить несколько последовательных исправлений: делать ли исправление уже исправленного счета-фактуры или делать повторное исправление исходного. Поэтому выбор одного из способов следует зафиксировать в учетной политике организации. 

Если на счет-фактуру (КСФ), зарегистрированный в книге продаж или покупок, был составлен исправленный счет-фактура, то исходный счет-фактуру нужно исключить из книги. Если книга не была закрыта (то есть в книге не были подведены итоговые суммы), в ней можно сделать еще одну запись: указать реквизиты исходного счета-фактуры, однако все суммы прописать со знаком «минус». Тогда в итоговую сумму по книге суммы из исходного счета-фактуры не попадут – они будут аннулированы. Таким же образом следует аннулировать и запись в книге продаж по электронному счету-фактуре без извещения о получении: документооборот по выставлению такого счета-фактуры не является завершенным, а значит, документ не имеет силы. В том же случае, если книга покупок или продаж была уже закрыта, необходимо будет использовать дополнительный лист к книге, в котором указать счет-фактуру, добавляемый в книгу.

При ведении книги на бумаге дополнительный лист подшивается к книге. Однако дополнительный лист, как и книгу, можно составить и в электронном виде. В этом случае его можно не распечатывать. По необходимости представить электронные книгу и дополнительный лист в налоговый орган можно выгрузив их из системы, подписав квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица и направив в налоговый орган по ТКС.

Хранение документов

Существуют нормативные акты, устанавливающие перечень документов, которые необходимо хранить любой организации, и сроки их хранения. Однако место и способ хранения документов нормативными актами не оговаривается. Период хранения документов может быть ограниченным и неограниченным. Так, например, первичные бухгалтерские документы нужно хранить как минимум 5 лет, а лицевые карточки и счета работников – 75 лет. В то же время свидетельства о постановке на учет хранятся постоянно, бланки форм статистической отчетности – до замены их новыми и т.д.

Что касается первичных документов, Налоговый кодекс обязывает налогоплательщиков «в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов» (пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ). Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. А согласно Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 организации должны хранить книги покупок, продаж и журналы 4 года с момента регистрации последнего счета-фактуры. Столько же нужно хранить и сами счета-фактуры, в том числе и электронные, а также все технологические документы, формируемые при передаче электронных счетов-фактур (Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н).

При этом организация должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от дальнейших изменений. Так, бумажные первичные документы должны храниться в специальных помещениях (данные помещения могут находиться как на территории самой организации, так и вне ее) под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Более подробно об условиях хранения сказано в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105), которое, несмотря на возраст, до сих пор действует. Хранить электронные документы (или, как их называли в те времена, «документы на машиночитаемых носителях») Положение обязывает в соответствии с нормативными актами.

Минфин России в своем Письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение информации на машинных носителях следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи. С 1 июля 2013 года на смену этому Закону пришел Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», согласно которому электронные документы необходимо хранить вместе с электронной подписью. Однако Закон однозначно не устанавливает способ и место хранения документов. Поэтому организации необходимо самостоятельно определить, каким образом и где хранить электронные документы.

Документооборот между организацией и налоговым органом

Документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами включает в себя огромное количество различных документов и состоит из множества типов. Однако ниже будут рассмотрены только те из них, которые имеют отношение к представлению первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур. Выделим два типа документооборота:

1)      обмен сообщениями об участниках электронного обмена счетами-фактурами. На самом деле обмен данными сообщениями происходит не между налогоплательщиком и налоговым органом, а между оператором и налоговой инспекцией. Согласно Приказу Минфина от 25.04.2011 № 50н, утвердившему порядок обмена электронными счетами-фактурами, каждый участник ЭДО счетов-фактур должен предоставить сведения о себе оператору электронного документооборота. В свою очередь оператор ЭДО в течение 3-х рабочих дней обязан отправить в налоговый орган по месту учета участника ЭДО информацию об участнике. Все это делается для того, чтобы налоговый орган знал о наличии у организации электронных счетов-фактур, а также зарегистрировал в базе сертификаты, которыми будут подписываться эти документы;

2)      представление документов по требованию налогового органа. Порядок направления требования налогового органа представить документы и порядок самого представления истребуемых документов по ТКС утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Обмен сообщениями об участниках ЭДО

При подключении к оператору ЭДО организация передает ему свои реквизиты, а оператор в свою очередь должен направить эти данные в налоговый орган в виде формализованного сообщения. Сообщения (так называемые сообщения об участниках ЭДО) сохраняются в федеральном центре обработки данных и в дальнейшем используются для проверки истребованных документов.

Согласно п.2.1-2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н компания, начав обмениваться электронными документами, должна направить оператору ЭДО заявление, в котором указаны следующие реквизиты: 

·         полное наименование организации (или ФИО ИП); 

·         место нахождения организации (место жительства ИП); 

·         ИНН/КПП организации (ИНН ИП); 

·         сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи; 

·         контактные данные организации (ИП); 

·         сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация (ИП).

Оператор электронного документооборота в течение трех дней обязан на основе заявления сформировать информационное сообщение, в котором должен указать реквизиты организации, идентификатор организации (присвоенный оператором электронного документооборота), реквизиты сертификата электронной подписи и сам сертификат, которым будут подписываться электронные документы, и передать это сообщение в налоговый орган. Формат сообщения утвержден Приказом ФНС от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ и является обязательным.

Идентификатор участника состоит из двух частей: первая представляет собой трехсимвольный идентификатор самого оператора (его при регистрации оператора выдает ФНС), а вторая – уникальный номер организации, который присваивается участнику непосредственно его оператором ЭДО и состоит из 1-43 символов. По этому идентификатору участник и будет зарегистрирован в налоговой службе, и в дальнейшем по нему же налоговая служба будет устанавливать принадлежность документа к зарегистрированному у нее участнику.

При любом изменении учетных данных участника ЭДО или списка его сертификатов (добавление либо отзыв сертификата) оператор ЭДО обязан заново сформировать и направить в налоговый орган сообщение об участнике ЭДО с учетом всех произошедших изменений. В системе Диадок, например, ознакомиться с заявлением и собственным идентификатором организации можно на странице «Реквизиты организации».  

Помимо формата сообщения был утвержден и порядок передачи сообщения от оператора в налоговый орган (Приказ ФНС России от 12.09.2012 № ММВ-7-6/619@). Данный порядок будет приведен ниже, однако лишь в качестве дополнительной информации для тех, кто желает разобраться во всех тонкостях ЭДО с налоговыми органами: знать его совершенно необязательно.

Следует отметить, что компании зачастую интересуются, обязывает ли отправка сообщения об участнике ЭДО к обмену исключительно электронными счетами-фактурами и представлению документов исключительно по ТКС. Ответ здесь может быть только один: нормативная база, регламентирующая обмен сообщениями об участниках ЭДО, состоит из трех документов:

  • Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, который говорит о том, что продавец и покупатель должны передать сведения оператору, а оператор на основании этих сведений должен сформировать сообщение об участнике ЭДО и передать его в налоговый орган;
  • Приказ ФНС России от 12.09.2012 № ММВ-7-6/619@, который утверждает порядок документооборота этими сообщениями между оператором и налоговой;
  • Приказ ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@, утверждающий формат сообщения.

Ни в одном из этих документов не определяется, что сообщение об участнике ЭДО обязывает налоговый орган требовать от налогоплательщика документы в электронном виде. В иных же нормативных документах нет ни слова о данных сообщениях.

Сообщения об участниках ЭДО используются исключительно для проверки истребованных документов. Они удостоверяют, что:

  1. налогоплательщик, представивший документ в налоговый орган в электронном виде с электронной подписью, является участником ЭДО, подключенным к конкретному оператору (или конкретным операторам) ЭДО;
  2. сертификат, которым подписан первичный документ или счет-фактура, действительно принадлежит данному налогоплательщику, был заявлен для использования в рамках ЭДО и действовал на момент подписания формализованного электронного документа.

Согласно законодательству документ может быть затребован и спустя 3 года после формирования и передачи. К тому моменту организация может сменить оператора ЭДО и получить от него новый идентификатор. При представлении документа в налоговый орган по ТКС информационная система инспекции обращается к базе участников, в которой хранятся все сообщения об участниках ЭДО, на предмет наличия у нее идентификатора участника, содержащегося в документе. Таким образом инспекция удостоверяется, что на момент передачи документа организация была подключена к некоторому оператору ЭДО и документ был передан согласно порядку. Если сведений об участнике в базе нет, доверия к такому документу будет меньше, и он просто не будет допущен к проверке.

Поэтому очень важно, чтобы сообщение об участнике ЭДО дошло до налогового органа и было им обработано. Наличие сообщения не влияет на юридическую значимость электронных документов, однако определяет возможность представить их в налоговый орган по ТКС.

Порядок передачи сообщений об участниках ЭДО

На основании данных из заявления организации оператор формирует формализованный файл – «Сообщение участника ЭДО». Это сообщение он должен в течение 3-х рабочих дней передать в налоговый орган.

По ТКС налоговый орган взаимодействует с налогоплательщиками только через спецоператоров связи (СОС). Оператор является юридическим лицом и, как и любой другой налогоплательщик, имеет право сдавать отчетность в электронном виде через СОС. Именно поэтому направить сообщение об участнике ЭДО оператор может только через своего спецоператора. То есть оператор передает сообщение об участнике ЭДО через своего спецоператора в свою же инспекцию. Далее по коду инспекции организации-участника, указанному в сообщении, файл сообщения из инспекции оператора пересылается в инспекцию организации. После этого, если сообщение не содержит ошибок, оно архивируется в ФЦОД.

Рис.19

Порядок документооборота будет следующим:

1)      абонент (участник ЭДО) направляет заявление оператору ЭДО;

2)      оператор формирует сообщение об участнике ЭДО (в соответствии с утвержденным форматом) и передает через своего спецоператора в свою ИФНС, где он зарегистрирован в качестве налогоплательщика;

3)      сообщение поступает в приемный комплекс ИФНС по месту учета оператора ЭДО. В случае отсутствия ошибок оператору ЭДО направляется извещение о получении, после чего осуществляется пересылка сообщения в ИФНС по месту учета участника ЭДО (процедура аналогична процедуре пересылки отчетности крупнейших налогоплательщиков);

4)      в ИФНС по месту учета участника ЭДО осуществляется загрузка сообщения в программный комплекс инспекции;

5)      после того как сообщение проходит форматно-логический контроль, формируется либо квитанция о приеме, либо уведомление об отказе в приеме и направляется в адрес оператора ЭДО;

6)      в том случае если загрузка сообщения была произведена успешно (т.е. была сформирована квитанция о приеме), сообщение выгружается из программного комплекса ИФНС и отправляется в ФЦОД для загрузки в базу данных участников ЭДО.

При изменении учетных данных участника ЭДО либо списка его сертификатов оператор направляет новое сообщение об участнике ЭДО с учетом произошедших изменений по той же схеме.

Представление документов

Согласно налоговому кодексу у налогового органа есть право истребовать документы в рамках камеральной проверки для подтверждения сумм, указанных в декларации, а также в рамках выездной и встречной проверок. У налогоплательщика в свою очередь существует обязанность представить документы как в ответ на требование налогового органа (ст. 93 Налогового кодекса РФ), так и одновременно с декларацией (ст. 80, ст. 165 Налогового кодекса РФ).

Представить документы в налоговую инспекцию можно как в виде заверенных бумажных копий, так и в электронном виде. Согласно ст. 93 Налогового кодекса РФ у налогоплательщика есть право представлять истребованные документы в электронном виде в форматах, утвержденных ФНС.

Во исполнение этой статьи были разработаны и утверждены:

·         Приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@, устанавливающий порядок направления налоговым органом требования и порядок представления истребованных документов налогоплательщиков по ТКС;

·         Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, утверждающий формат описи документов, направляемых в налоговый орган по ТКС. В Приказе описаны правила направления требования и представления документов в электронном виде.

Само представление состоит из двух этапов:

1)      налоговый орган направляет требование представить документы;

2)      налогоплательщик направляет истребованные документы вместе с описью.

Истребование документов происходит в рамках налоговых проверок. По статистике, 14 % рабочего времени бухгалтерии или налоговой службы предприятия уходит на прохождение (проведение) камеральных или выездных проверок. Так, в бухгалтерии, состоящей из трех человек, полторы недели работы одного сотрудника уходит именно на подготовку документов к проверкам.

Виды налоговых проверок

Налоговые проверки бывают четырех видов:

1)      камеральная проверка – предполагает проверку декларации и документов, без выезда к налогоплательщику;

2)      выездная – проверка деятельности налогоплательщика на его территории;

3)      встречная – проверка, при которой у контрагента проверяемого налогоплательщика истребуются документы для сопоставления с документами налогоплательщика;

4)      и контрольная – проверка, при которой одновременно проверяется налоговая, инспектирующая налогоплательщика. Контрольные проверки проводятся редко, отличаются исключительно привлечением к работе сотрудников вышестоящих органов и поэтому не представляют отдельного интереса.

Камеральные проверки. Камеральная проверка являет собой проверку документов, представленных налогоплательщиком в ИНФС. Она может быть произведена в течение 3-х месяцев после подачи декларации. Если в течение квартала поле подачи декларации у организации не было запрошено никаких документов, можно считать, что камеральная проверка прошла успешно.

Проверка проводится по каждой налоговой декларации сразу же после ее приема. Декларация на бумажном носителе из отдела по работе с налогоплательщиками (в этом отделе происходит приемка деклараций и отслеживание своевременности их подачи, а также визуальная проверка составления документа) пересылается в отдел ввода, в котором данные с декларации переносятся в ЭОД. Электронная же декларация проверяется на соответствие формату, действительности полномочий и подписей сразу же при приеме. Если проверка не выявит никаких ошибок, будет сформирована квитанция о приеме, в ином случае – уведомление об отказе. При успешном прохождении проверки данные о начисленных налогах автоматически разносятся в карточку по расчетам с бюджетом, в которой отражаются все суммы по начислению и уплате налогов и выводится сальдо (недоимка или переплата). После это документ автоматически поступает на камеральную проверку.

Оригиналы документов могут быть запрошены только при выездной проверке. При камеральной же проверке налоговый орган не имеет права требовать оригинал документа. Инспектор должен сформировать требование, в котором указать, какие документы необходимо представить. В этом же требовании инспектор может затребовать любую информацию о контрагенте, сделке и т.п. Налогоплательщик (обычно в течение десяти дней) обязан представить запрошенные копии первичных документов. Бухгалтеры организаций, представляющих сегодня документы в бумажном виде, при истребовании в ходе камеральных проверок ищут документы в архивах, копируют их, заверяют подписью и печатью организации и отправляют в налоговую. При этом к документам прикладывается акт (опись), в котором указывается список представленных документов, а также сопроводительное письмо, в котором налогоплательщик может представить дополнительную информации, необходимую инспектору.

При проверке сумм вычета НДС налоговые инспекторы обычно запрашивают документы по книге покупок. Бухгалтеру приходится готовить первичные бухгалтерские документы и счета-фактуры, сопровождающие каждую сделку. Причем зачастую запрашиваются и дополнительные документы, такие как сертификаты соответствия на продукцию и т.п.

Выездные проверки. Выездные проверки чаще всего проводятся на территории налогоплательщика (очень редко представители налогового органа и налогоплательщик встречаются на чужой территории). Обычно во время выездных проверок проверяется правильность исчисления сразу нескольких налогов, поэтому налоговую проверку проводит несколько инспекторов.

Налоговый орган должен за 10 дней уведомить о проведении выездной проверки и сообщить налогоплательщику, какие документы необходимо подготовить. Налогоплательщик должен подготовить копии документов и помещение, в котором будет проходить проверка. В том случае если какие-либо документы были выставлены или ведутся в электронном виде, инспекторам предоставляется доступ к оригиналам посредством технических средств налогоплательщика.

Выездной проверке практически всегда предшествует камеральная, во время которой инспектор может обратиться к уже истребованным документам или же запросить недостающие и проверить их на своей территории. Выездные проверки чаще всего проводятся с целью проверки расчетов и деятельности организации (осмотр помещений, складов и т.п.) Другими словами, причиной запроса показать документ чаще всего является сомнение в его существовании.

Встречные проверки. При встречной проверке налоговая инспекция запрашивает документы контрагента проверяемого налогоплательщика. Так как каждый налогоплательщик закреплен за определенной инспекцией, при необходимости получить документы налогоплательщика другой инспекции первой необходимо запросить его документы через вторую. Например, инспекция № 1 проводит проверку налогоплательщика и хочет удостовериться, что у его контрагента есть второй экземпляр этого же документа. Инспекция № 1 направляет поручение в инспекцию № 2, в которой данный контрагент находится на учете. После этого инспекция № 2 направляет требование своему налогоплательщику (контрагенту) и, получив истребованные документы, передает их в инспекцию № 1.

Встречные проверки по форме проведения аналогичны камеральным (так как представляют собой затребование документов) и в случае обнаружения разногласий могут перерасти в выездные.

Требование представить документы

Требование представить документы инспектор формирует в своем программном комплексе. Форма требования мало зависит от его типа и состоит из двух разделов: в первом приводится список запрашиваемых документов, во втором – запрашиваемая информация по сделкам. Требование может включать в себя либо оба раздела, либо любой из них. Так, в требовании может быть запрошена только информация о работе с конкретным контрагентом за определенный период либо только перечень истребуемых документов.

В требовании указывается информация либо о запрашиваемом документе (тип, дата и номер) либо о группе запрашиваемых документов (тип и период). При этом согласно п. 5 ст. 93 Налогового кодекса РФ документ, вне зависимости от его типа, не может быть истребован дважды. Поэтому на этапе формирования требования проводится проверка документов на предмет их истребования в прошлом. В случае если документ запрашивался ранее, он будет либо исключен из требования, либо, в случае истребования группы документов за период, указан с пометкой «кроме».

Следует обратить внимание на то, что документу или группе документов присваивается порядковый номер вида 1.01, 1.02 и т.д. Такая нумерация позволяет связать представленный по ТКС документ с пунктом в требовании. При представлении документов на бумаге нумерация значения не имеет, и в реестре (описи документов) переданные документы указываются в произвольном порядке. При направлении же документов в электронном виде в описи необходимо указать пункт требования, к которому относится документ. Подробнее об этом можно прочитать в главе о порядке представления документов по ТКС.

Раздел о запрашиваемой информации также представляет собой список пунктов, в которых перечислены сведения, необходимые налоговой инспекции для проверки.

Если налогоплательщик представляет отчетность в электронном виде, то требование о представлении документов будет сформировано и направлено ему также в электронном виде по ТКС. Электронное требование направляется через спецоператора, передавшего в инспекцию последнюю декларацию или запрос на информационное обслуживание данного налогоплательщика (ИОН).

В ответ на требование налогоплательщик имеет право направить уведомление об отказе, но только в случае:

·         ошибочного направления требования данному налогоплательщику;

·         несоответствия требования утвержденному формату;

·         отсутствия (или несоответствия) электронной подписи уполномоченного должностного лица налогового органа.

При отсутствии причин для отказа налогоплательщик в течение суток должен направить в налоговый орган квитанцию о приеме требования. После доставки такой квитанции в инспекцию считается, что требование получено, а значит, должно быть исполнено налогоплательщиком. Дата получения требования будет указана в квитанции.

Если налогоплательщик не направил квитанцию в установленный срок, инспекция дублирует и направляет требование на бумаге. В этом случае датой получения требования будет дата спустя шесть дней после его направления (ст. 93 п. 1 Налогового кодекса РФ).

Если же налогоплательщик не имеет возможности исполнить требование в установленный срок, он может направить ходатайство о продлении срока. В сообщении необходимо указать причину и желаемый срок. Такое ходатайство налогоплательщик может направить на бумаге по почте, принести в инспекцию лично или передать в рамках документооборота «Обращения налогоплательщика» (другими словами, в виде электронного письма).

Представление истребованных документов с описью

Как уже говорилось выше, налогоплательщик может представить документы в ответ на требование или же вместе с декларацией. При этом у него есть право представить документы либо в виде заверенных бумажных копий, либо в электронном виде по ТКС.

Обычно представление документов на бумаге происходит по следующему сценарию. Подготовкой документов к проверке (как и взаимодействием с налоговыми органами) чаще всего занимается главный бухгалтер, который организует процесс сбора документов и является ответственным за их представление. Если главный бухгалтер отсутствует (находится в отпуске, на больничном и т.п.), назначается исполняющий обязанности главного бухгалтера, который и будет отвечать за представление документов. В некоторых случаях организации подают ходатайство на имя инспектора о продлении или переносе сроков проведения проверки. Ходатайство о продлении срока представления документов направляется также и в случае большого объема запрашиваемых документов.

В процессе подготовки документов по требованию обычно задействовано два человека: как правило, это главный бухгалтер и ответственный бухгалтер по данному требованию. Последний отвечает за сбор всех документов по переданному ему требованию налоговой инспекции. Если истребованные документы хранятся в бухгалтерии, бухгалтер самостоятельно ищет их и готовит к представлению (делает копии, которые заверяет подписью и печатью, при необходимости сшивает и складывает их по папкам или коробкам). Если же документы хранятся в ином месте (в подразделениях, удаленных архивах и др.), бухгалтер запрашивает копии документов или их оригиналы у ответственных за хранение.

Подготовленные к представлению копии документов направляются в инспекцию вместе с сопроводительным письмом. В письме указывается перечень направляемых документов (опись), а также дополнительная информация, запрошенная инспекцией, либо информация, которую бухгалтер посчитал нужным сообщить. Так, например, зачастую документы направляются в инспекцию не в полном объеме за один раз, а частями, и бухгалтер уведомляет об этом инспектора в сопроводительном письме. Письмо подготавливается либо ответственным, либо главным бухгалтером, а подписывается руководителем организации. В бухгалтерии обязательно сохраняется и само требование, и копия сопроводительного письма с описью, так как при повторном запросе документов желательно проверить, не запрашивались ли они ранее. Это не критично в случае небольшого количества требований, однако при большом объеме запросов сильно облегчает проверку (т.к. приходится просматривать все описи за последние три года). Если документы уже запрашивались, в инспекцию направляется письмо с указанием на запрос, в рамках которого данные документы были представлены.

В случае представления документов по ТКС процесс сбора и подготовки документов выглядит немного иначе.

Во-первых, представить документы по ТКС можно только в том случае, если организация получила требование в электронном виде или же если она сдает отчетность по ТКС (при направлении документов вместе с декларацией). При отсутствии у организации электронного требования (т.е. если требование изначально было направлено на бумаге) направить документы можно только в виде заверенных бумажных копий. Объясняется это невозможностью сформировать опись документов. Дело в том, что если направлять документы по ТКС, то опись, прикладываемая к документам, также должна быть электронной, более того – сформированной по формату, утвержденному Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465. Формат предполагает наличие имени файла электронного требования (или электронной декларации, вместе с которой представляются документы). Без этого наименования, которого нет на бумажном требовании, опись, а значит, и все прикрепленные к ней документы, не загрузятся в информационную систему налоговой инспекции.

Во-вторых, получив требование в электронном виде, налогоплательщик обязан сформировать квитанцию о приеме: в соответствии со ст. 93 Налогового кодекса РФ требование и истребованные документы направляются согласно утвержденному порядку, который был закреплен Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168 и требует наличия всех технологических документов. Даже если налогоплательщик не сформировал квитанцию вовремя и получил повторное требование на бумаге, у него остается возможность сформировать квитанцию и направить документы по ТКС. Единственным ограничением является отправка квитанции хотя бы за сутки до момента направления истребованных документов (иначе приемный комплекс не успеет ее обработать).

В-третьих, в качестве вложений к описи можно приложить формализованные документы вместе с электронной подписью, неформализованные документы, а также скан-образы бумажных документов. Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, утвердившим формат описи, был утвержден также список типов документов, которые можно прикрепить к описи и направить в налоговый орган по ТКС. Этот список будет расширяться и в настоящий момент содержит следующие формализованные документы (электронные файлы в xml-форматах вместе с файлом электронной подписи к ним):

·         счет-фактуру и исправления к нему;

·         корректировочный счет-фактуру и исправления к нему;

·         товарную накладную;

·         акт приема-сдачи работ (услуг);

·         книгу покупок и дополнительные листы к ней;

·         книгу продаж и дополнительные листы к ней;

·         журнал учета счетов-фактур.

Следует обратить внимание, что эти файлы должны быть направлены вместе с файлом электронной подписи. Для счетов-фактур, накладных и актов это подпись, поставленная налогоплательщиком или его контрагентом. В главе «Учет документов» говорилось о том, что при передаче в налоговый орган журнал учета и книги, составленные в электронном виде, подписываются квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) или индивидуального предпринимателя (Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137). То есть электронная подпись формируется непосредственно в момент представления. Также стоит учесть тот факт, что формализованные накладные и акты состоят из двух файлов (титула продавца/исполнителя и титула покупателя/заказчика), каждый из которых подписывается своей квалифицированной электронной подписью, поэтому представляемая накладная должна состоять из 4 файлов: двух файлов титулов и двух электронной подписи.

Среди неформализованных документов и скан-образов бумажных представить по ТКС можно следующие типы (список которых также будет расширяться):

·         счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру и исправления к ним;

·         акт приемки-сдачи работ (услуг);

·         товарную накладную (ТОРГ-12);

·         товарно-транспортную накладную;

·         грузовую таможенную декларацию/транзитную декларацию;

·         добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации;

·         спецификацию (калькуляцию, расчет) цены (стоимости);

·         договор (соглашение, контракт);

·         дополнение к договору.

Такие документы можно направить в налоговый орган только в виде графических файлов (в форматах .tif или .jpg). Отдельно отметим, что в виде скан-образов невозможно направить книги и журнал учета счетов-фактур. Данные документы должны быть направлены либо в формализованном виде, либо же в виде заверенных бумажных копий.

В отличие от формализованных документов, которые на стороне налоговой инспекции распознаются и обрабатываются автоматически, к неформализованным документам и скан-образам необходимо прикладывать дополнительную информацию, которая зависит от типа документа. Так, например, для договора это тип, сумма, предмет договора и реквизиты сторон-участников; для акта – тип, номер и дата, документ-основание и др. Без этой обязательной информации документы не смогут быть приняты и обработаны налоговым органом.

Файл описи вместе с истребованными документами, прикрепленными к нему в качестве приложений, необходимо упаковать в транспортный контейнер и направить в налоговую инспекцию через спецоператора связи. При этом на размер направляемого файла существует ограничение: он не должен превышать 256 мегабайт, поэтому очень большие файлы допускается разбивать на части и направлять по очереди. Таким образом, можно направлять истребованные документы не все сразу, а частями, а также разбивать на отдельные файлы объемные скан-образы документов или книги и журналы. В последнем случае, чтобы определить, на какие файлы разбит один документ, в имени файла перед уникальным набором символов (так называемым GUID) указывается общий для этого документа GUID, благодаря которому и осуществляется связь всех файлов одного документа.

Налогоплательщик имеет право направить часть документов по ТКС, а часть – в виде бумажных копий. Как уже говорилось выше, для электронных документов составляется электронная опись, в которой будет содержаться имя файла электронного требования. А в описи к бумажным копиям документов указываются реквизиты (номер) электронного требования. Таким образом, два пакета (бумажный и электронный) будут связаны в рамках одного требования.

В качестве примечания отметим, что в списке документов, которые могут быть направлены в налоговый орган по ТКС, нет технологических документов, согласно порядку сопровождающих обмен электронными счетами-фактурами (подтверждений оператора, извещений и т.д.). На сегодняшний момент налоговые органы еще не обладают техническими возможностями истребовать данные документы у налогоплательщика, принимать их и обрабатывать. Более того, в дальнейшем истребовать эти документы планируется не у налогоплательщика, а у оператора ЭДО как у третьей независимой стороны. Порядок истребования технологических документов будет похож на порядок встречной проверки: инспекция, желающая получить технологические документы по определенным счетам-фактурам своего налогоплательщика, сможет направить запрос в инспекцию, в которой находится на учете оператор этого налогоплательщика, а та, в свою очередь, перенаправить этот запрос оператору.

Резюмируя все вышесказанное, можно сформулировать несколько основных принципов представления документов по ТКС:

·         направление документов по ТКС является правом, а не обязанностью налогоплательщика;

·         чтобы представить документы по ТКС, необходимо получить файл электронного требования и отправить квитанцию о его приеме;

·         направление требования и представление документов осуществляется согласно порядку, утвержденному Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@, и происходит через спецоператора связи;

·         налоговый орган может принять и обработать только документы, составленные в утвержденных ФНС форматах. Для расширения списка обрабатываемых документов Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465 был утвержден обязательный формат описи, к которой уже можно приложить и неформализованные электронные документы, и скан-образы бумажных документов;

·         на данный момент к описи можно приложить 14 типов документов. Формализованные документы прикладываются вместе с файлом квалифицированной электронной подписи, неформализованные и скан-образы документов направляются в форматах .tif или .jpg с дополнительной информацией о документе.

После того как налогоплательщик направляет электронную опись с документами через своего спецоператора, на стороне налоговой инспекции происходит обработка описи и вложений с помощью приемного комплекса (проверка файлов на соответствие формату, проверка полномочий подписанта и т.п.). В случае если к описи были приложены и формализованные счета-фактуры, накладные или акты, формат которых содержит идентификаторы участников, помимо этого произойдет также сверка данных идентификаторов с идентификаторами из базы зарегистрированных участников ЭДО. Все проверки происходят в автоматическом режиме, и при отсутствии ошибок налогоплательщику направляется квитанция о приеме: после этого считается, что обязанность представить документы налогоплательщиком исполнена, и документы будут переданы инспектору на камеральную проверку. В противном случае налогоплательщику будет направлено сообщение об ошибке или уведомление об отказе с перечнем документов, которые придется представить заново.

Электронные документы в судебном разбирательстве

Электронные документы могут быть приняты в качестве письменных доказательств в суде. Более 10 лет существует электронная отчетность, многие работают с банками в электронном виде, и все документы, которые оформляются в таких процессах, представляются и рассматриваются судом.

На данный момент практика участия в суде электронных первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур ничтожно мала, но мало чем отличается от других  прецедентов (Постановление от 11.08.2010 по делу № А43-5226/2010), связанных с рассмотрением дел, в которых фигурирует электронная подпись. Например, ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа: истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждая, что они были подписаны неуполномоченным лицом. Суд установил, что документы составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Также в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд правомерно пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом – уполномоченным лицом ответчика.

Мы, как оператор ЭДО и как владелец системы, где участники обмениваются электронными документами, и как УЦ, выдающий сертификаты и ключи ЭП, всегда можем выступить в качестве третьей независимой стороны, в качестве эксперта или представить нужные документы. Состав пакета документов, представляемых в качестве свидетельства со стороны оператора, зависит от сути ведущегося разбирательства. Например, если в качестве письменных доказательств в деле фигурируют электронные счета-фактуры, то оператор электронного документооборота может представить технологические документы (подтверждения оператора, извещения продавца и покупателя, сертификаты электронной подписи). Или мы можем представить доказательства того, что документ был загружен в систему и был подписан ЭП участников (таким доказательством может быть наш протокол, который формируется в системе Диадок при скачивании документов; или же мы можем составить подтверждение на бумаге, заверив нашей печатью и подписью уполномоченного лица).

Судебное разбирательство

Любые экономические преступления, разбирательства между юридическими лицами, между юридическими лицами и государственными учреждениями находятся в компетенции арбитражных судов Российской Федерации. Арбитражные суды субъектов РФ рассматривают и разрешают споры между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, рассматривают дела, возникающие из экономических и иных предусмотренных законом правоотношений в качестве суда первой инстанции. В случае возникновения прецедента судом производится судебное разбирательство, в ходе которого от спорящих сторон истребуются документы, которые, в частности, могли быть составлены сторонами в электронном виде. 

В любом судебном разбирательстве выделяют несколько этапов:

1)      досудебное урегулирование;

2)      подготовка заявления и документов;

3)      представление документов в суд;

4)      подготовка судебного дела;

5)      экспертиза;

6)      суд; решение и акт;

7)      апелляция и кассация.

Досудебное урегулирование. Прежде чем обратиться в суд, спорящие организации должны попытаться уладить конфликт самостоятельно. Данное требование вытекает из пп. 7 п. 1 ст. 126 Арбитражного процессуального кодекса: согласно ему к исковому заявлению должны быть приложены документы, подтверждающие соблюдение истцом претензионного или иного досудебного порядка, если последний предусмотрен федеральным законом или договором. То есть если законом или договором предусмотрен порядок досудебного урегулирования, то только при наличии доказательств его проведения суд примет исковое заявление.

Законодательно досудебное разбирательство предусмотрено в следующих случаях:

·         при привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения. До обращения в суд налоговый орган обязан предложить привлекаемому лицу добровольно уплатить соответствующую сумму налоговой санкции (ст. 104 НК РФ). Практика: высылается требование в письменном виде;

·         при заявлении в суд требования об изменении или о расторжении договора. Требование может быть заявлено в суд только после получения отказа другой стороны на предложение изменить или расторгнуть договор либо неполучения ответа в срок, указанный в предложении или установленный законом либо договором, а при его отсутствии – в тридцатидневный срок (п. 2 ст. 452 ГК РФ);

·         при предъявлении к перевозчику иска, вытекающего из перевозки груза. Обязательным является досудебное предъявление ему претензии в порядке, предусмотренном соответствующим транспортным уставом или кодексом (ст. 797 ГК РФ; также см. ст. 403 Кодекса торгового мореплавания, ст. 161 Кодекса внутреннего водного транспорта, п. 3 ст. 124 Воздушного кодекса, п. 2 ст. 39 Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ), ст. 25 «О морских портах» ФЗ № 261-ФЗ, ст. 120 Устава ж/д транспорта (18-ФЗ));

·         при заявлении о взыскании денежных средств. Арбитражный суд будет рассматривать такое заявление, только если второй стороной не исполнено требование заявителя об уплате взыскиваемой суммы в добровольном порядке или пропущен указанный в таком требовании срок уплаты (п. 2 ст. 213 АПК);

·         в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора об оказании услуг связи. Пользователь услугами связи до обращения в суд должен предъявить оператору связи претензию (ст. 12 «О почтовой связи» ФЗ № 176-ФЗ);

·         при предъявлении экспедитору иска, вытекающего из договора транспортной экспедиции. Истец обязан прежде предъявить экспедитору претензии (ст. 12 «О транспортно-экспедиционной деятельности» ФЗ № 87-ФЗ).

Также порядок досудебного урегулирование может быть прописан в договоре сторон. 

Досудебное разбирательство должно быть оформлено документом: требованием, соглашением, претензией и т.д. В этом документе одна сторона высказывает свои требования и просит другую сторону их добровольно принять. Претензия подается в письменном виде с подтверждением факта доставки получателю. На практике обычно:

·         истец доставляет заказное письмо с уведомлением о вручении;

·         налоговая инспекция передает требование под роспись;

·         получатель груза формирует автоперевозчику претензионный акт в момент получения груза и т.д.

Претензия может быть продублирована в электронном виде. Однако сведений о том, что можно обойтись исключительно электронным документом, нет. Если другая сторона отказывается исполнить требования в претензии, дело передается в суд.

Подготовка заявления и документов. Обращение в суд начинается с формирования искового заявления и выбора судебного участка, который зависит от регистрации ответчика. К исковому заявлению прилагаются следующие документы (по ст. 126 Арбитражного процессуального кодекса):

1)      уведомление о вручении или иные документы, подтверждающие направление другим лицам, участвующим в деле, копий искового заявления и приложенных к нему документов, которые у других лиц, участвующих в деле, отсутствуют;

2)      документ, подтверждающий уплату государственной пошлины (и льготы);

3)      документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования;

4)      копии свидетельства о государственной регистрации в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя;

5)      доверенность или иные документы, подтверждающие полномочия на подписание искового заявления;

6)      копии определения арбитражного суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска;

7)      документы, подтверждающие соблюдение истцом претензионного или иного досудебного порядка, если он предусмотрен федеральным законом или договором;

8)      проект договора, если заявлено требование о понуждении заключить договор;

9)      выписка из Единого государственного реестра юридических лиц или Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей с указанием сведений о месте нахождения или месте жительства истца и ответчика и (или) приобретении физическим лицом статуса индивидуального предпринимателя либо прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя или иной документ, подтверждающий указанные сведения или отсутствие таковых. Такие документы должны быть получены не ранее чем за тридцать дней до дня обращения истца в арбитражный суд.

Согласно п. 3, ст. 125 Арбитражного процессуального кодекса истец обязан направить другим лицам, участвующим в деле, копии искового заявления и прилагаемых к нему документов, отсутствующих у него, заказным письмом с уведомлением о вручении. То же самое говорится и в ст. 65-66: истец обязан заблаговременно оповестить участников о начале судебного разбирательства и предоставить им документы.Представление документов в суд. Согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса «документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”, а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим арбитражным судом Российской Федерации».

Согласно Письму Высшего арбитражного суда РФ от 25.05.2004 № С1-7/УП-600 для арбитражных судов возможность зачесть электронный документ в качестве письменного доказательства в определенных случаях обуславливается следующими законами:

  • Гражданским кодексом Российской Федерации (Ч.1), ст. 160, 434: «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору»;
  • ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами»;
  • ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст.  9: «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»;
  • ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ст. 1: «Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе»;
  • а также ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и всеми нормативными документами, касающимися электронных счетов-фактур.

При этом документы можно представить в суд в электронном виде. Согласно п. 1 ст. 125 Арбитражного процессуального кодекса исковое заявление подается в арбитражный суд в письменной форме или посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте арбитражного суда (система «Мой арбитр» httр://my.arbitr.ru). То есть заявление подается или письменно, или через сайт (ст. 41 Арбитражного процессуального кодекса). 

Прилагаемые к исковому заявлению документы (как составленные на бумаге, так и электронные) могут быть представлены в арбитражный суд в электронном виде (п. 2 ст. 126 Арбитражного процессуального кодекса). Однако согласно временному порядку (от 26.04.2011 № 42) документы в электронном виде могут быть поданы только в формате .pdf определенного размера и качества и только через систему httр://my.arbitr.ru. В системе можно создать электронное исковое заявление и приложить к нему документы. Представление документов иными способами, например по электронной почте, порядком не регулируется.

В случае с бумажными документами данный порядок не вызывает никаких вопросов. Так, документы сканируются и переводятся в формате .pdf. Однако электронные документы могут изначально не соответствовать таким форматным требованиям. Например, электронные счета-фактуры законодательно могут быть созданы только в xml-формате. В данном случае налогоплательщик может распечатать печатную форму электронного документа, заверить копию, отсканировать ее и перевести в нужный формат. Другим способом представления электронных документов в суд на данный момент является только печать и заверение бумажных копий. При этом для проверки подлинности электронных документов может быть назначена экспертиза.

Таким образом, электронное исковое заявление может быть направлено в суд только через систему httр://my.arbitr.ru, а электронные документы иным способом. 

Примечание: подавать в электронном виде можно не все заявления. Так, Кодексом не предусматривается подача в электронном виде заявления об обеспечении иска, заявления об обеспечении имущественных интересов (ст. 92, 99), ходатайства о приостановлении исполнения судебных актов (ст. 283, 298).

Подготовка судебного дела. Подготовка дела заключается в рассмотрении судом заявления и документов. Если они были поданы в электронном виде через сайт, суд еще и рассматривает соответствие передачи порядку. Суд устанавливает, является ли исковое заявление, поступившее в суд в электронном виде, действительным. Также проверяется факт подачи заявления лицом, его подписавшим. При подготовке дела к судебному разбирательству суд может предложить этому лицу в целях подтверждения указанного обстоятельства явиться в предварительное судебное заседание либо представить в суд оригинал поданного им документа. Факт подписания документа, поступившего в суд в электронном виде, подавшим его лицом может быть также установлен судом на основании иных документов, представленных этим лицом. Если данное обстоятельство в результате предпринятых судом мер не подтверждается, суд оставляет соответствующее обращение без рассмотрения на основании п. 7 ч. 1 ст. 148 Арбитражного процессуального кодекса РФ.

Экспертиза. В деле могут принимать участие эксперты (ст. 55 Арбитражного процессуального кодекса). Экспертиза может проводиться как в государственном судебно-экспертном учреждении, так и в негосударственной экспертной организации. К экспертизе также могут привлекаться лица, обладающие специальными знаниями (ст. 83 Арбитражного процессуального кодекса).

Экспертизу назначает арбитражный суд по ходатайству лица (каждый участник вправе указать своего эксперта) или с согласия лиц, участвующих в деле. Суд может назначить экспертизу по своей инициативе, если она предусмотрена законом или договором. В случае если есть заявление о фальсификации доказательств, судом может быть назначена повторная или дополнительная экспертиза. Круг вопросов для эксперта определяет суд, участники имеют право представить свои вопросы. Сроки и стоимость экспертизы также устанавливаются судом.

Для каждого дела проводится своя экспертиза. Заключения экспертов по аналогичным делам не применимы (п. 9 Постановления Пленума Вас РФ от 20.12.2006 № 66).

Суд. Решение и акт. Судебное решение обычно представляет собой краткий протокол дела с резолюцией судьи и выдается в бумажном виде. Иногда решение может быть направлено в виде копии в электронном виде. Исполнительный лист составляется исключительно в бумажном варианте.

Апелляция и кассация. В случае если решение суда не устраивает одного из участников разбирательства, у него есть право оспорить его, подав апелляцию в апелляционный арбитражный суд. Во многом подготовка к апелляции и кассации и передача документов повторяют судебное разбирательство первой инстанции. Если поступившие в арбитражный суд документы подлежат направлению в арбитражный суд вышестоящей инстанции для рассмотрения (ч. 2 ст. 257, ч. 2 ст.  275 и ч. 2 ст. 222.2 АПК РФ), распечатанные документы вместе с делом направляются в соответствующий арбитражный суд по почте.

В суд вышестоящей инстанции направляется также диск, содержащий электронные копии документов, направленных через систему подачи документов. Указанные документы отображаются в системе подачи документов, но рассматриваются арбитражным судом вышестоящей инстанции после получения дела из суда первой инстанции.

Сейчас временным порядком не предусмотрена передача дел между судами первой и второй инстанции в электронном виде по ТКС. Такие поправки, возможно, будут внесены в порядок. Пока что существование диска аргументируют тем, что документы должен передавать участник дела собственноручно.

Электронная подпись

Согласно определению, которое было дано в первом разделе, электронный документ – это информация на носителе. Для каждого документа есть правила документирования, которые мы оговорили выше (ст. 11 Закона № 149-ФЗ) и описали для каждого типа. На данный момент складывается практика, когда электронный документ сводится к бумажному, соответственно, и все правила документооборота должны повторять бумажные. То же самое относится и к подписи. Одним из реквизитов документа, который придает юридическую силу, является подпись. Подпись позволяет установить, кто именно подписал документ, а также факт, заключающийся в том, что сторона, представитель которой поставил подпись, соглашается с содержанием документа.

В жизни уникальным считается почерк каждого человека. В мире бумажных документов собственноручная подпись так же уникальна для каждого человека, и подделать ее очень сложно (есть целая наука, графология, которая изучает и умеет доказывать неповторимость почерка каждого человека).

В мире электронных документов юридическую силу также придает подпись, только подпись электронная (ЭП). ЭП – это байтовый массив внутри документа или рядом, который позволяет определить лицо, которое подписало документ (ст. 2 63-ФЗ).

Как и почерк, у подписанта, работающего с электронной подписью, должно быть что-то уникальное, что-то, что другой человек не знает, поэтому он не может поставить подпись того человека.

Этот уникальный, принадлежащий человеку байтовый массив называется ключ ЭП. Этот ключ владелец должен хранить и беречь, так как только благодаря этому ключу он может создать ЭП.

На данный момент в стране действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он установил два вида ЭП: простую и усиленную. Усиленная ЭП, в свою очередь, делится на квалифицированную (КЭП) и неквалифицированную ЭП (НЭП). Основное отличие усиленной ЭП от простой заключается в том, что усиленная ЭП формируется при помощи специальных криптографических средств ЭП и ключа ЭП, в то время как для формирования простой подписи криптография и ключевая пара не используются. Поэтому усиленная ЭП не только позволяет идентифицировать подписанта, но и установить, что документ не изменился.

Для начала мы поговорим про усиленную ЭП. Простую оставим напоследок.

Усиленная электронная подпись

Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и ключи: ключ ЭП и ключ проверки ЭП.

Как мы уже говорили выше, у каждого человека, работающего с электронными документами, для подписания есть нечто уникальное, принадлежащее конкретному подписанту – личный ключ ЭП.

Для каждого ключа усиленной ЭП есть соответствующий ключ проверки ЭП (второе название – закрытый и открытый ключ). С помощью ключа проверки ЭП можно установить подлинность подписанного документа. Таким образом, можно проверить, действительно ли данный пользователь поставил данную подпись.

Весь процесс подписания документа можно описать следующим образом: человек создает электронный документ, для которого с помощью криптографических средств вычисляется хэш (результат обработки данных, выглядит это как уникальный набор символов), хеш гарантирует выявление изменений документа при проверке подписи. С помощью средств ЭП, хэша документа и ключа ЭП, создается электронная подпись. В Диадоке файл ЭП и файл документа вместе передаются контрагенту.

Контрагент, зная ключ проверки ЭП (открытый ключ), соответствующий ключу ЭП (закрытому ключу), может вычислить хэш и сравнить его с тем, что указан в файле подписи. Если хэш совпадает, то можно говорить о неизменности документа. Также с помощью ключа проверки ЭП можно установить, что подпись была сделана владельцем ключа ЭП.

Таким образом, усиленная ЭП обладает следующими признаками:

1)      для проверки используется ключ проверки ЭП (открытый ключ), соответствующий ключу ЭП (закрытому ключу);

2)      используется ассиметричный криптографический алгоритм. На языке закона – используются средства ЭП, средства криптографии;

3)      с помощью ключа проверки ЭП (открытого ключа) и средств криптографии можно подтвердить подлинность документа.

Как видно, для проверки ЭП контрагенту необходимо знать ключ проверки ЭП. Этот ключ может свободно передаваться между контрагентами. Он не является секретным. Тут возникает проблема. Когда два контрагента работают только друг с другом, то они могут обменяться открытыми ключами, чтобы проверять подписи. А если контрагентов несколько? Придется обмениваться всем контрагентам открытыми ключами друг с другом? Это сложно.

Тогда появляется такое понятие, как удостоверяющий центр (УЦ) и сертификат ключа проверки ЭП (далее просто сертификат).

УЦ – это юридическое лицо или ИП, который выдает заявителям ключ ЭП и ключ проверки ЭП, а также сертификаты ключей проверки ЭП.

Сертификат – документ (электронный или бумажный), выданный УЦ и подтверждающий, что данный ключ проверки ЭП принадлежит его владельцу.

То есть, своими словами, есть некий УЦ, которому все доверяют. Он выдает и хранит ключи проверки ЭП и информацию об их владельцах в виде сертификатов. Каждому заявителю вместе с ключом ЭП выдается и сертификат ЭП, заверенный ЭП УЦ, чтобы гарантировать, что передает именно сертификат ключа проверки владельца.

Итак, организация отправляет электронный документ, подписанный ЭП, вместе с сертификатом. Контрагенту, который получил электронный документ, подписанный ЭП, достаточно посмотреть на сертификат и на то, что он заверен сертификатом УЦ. УЦ он доверяет, ведь УЦ врать не станет (особенно если такие УЦ входят в какие-либо сети доверенных-проверенных). Тогда хранить у себя ключи проверки своих контрагентов уже не нужно – достаточно хранить ключ проверки этого УЦ. Но и таких УЦ может быть довольно много, и опять встает проблема, что придется хранить ключи всех УЦ.

Словами закона вся эта картинка выглядит следующим образом: есть неквалифицированная ЭП, для которой может создаваться сертификат, а может и не создаваться. Если сертификата нет, то это первый случай, когда контрагенты сами хранят ключи друг друга, если сертификат есть, то тогда хранят только ключи УЦ.

Чтобы все доверяли одному УЦ, появляется такое понятие, как квалифицированная ЭП.

Квалифицированная ЭП (КЭП) – это фактически сеть доверенных удостоверяющих центров, которая была сформирована единым УЦ – Минкомсвязью. Цель введения КЭП заключается в создании единого пространства доверия, где все легко бы могли понимать друг друга и работать с единой ЭП.

Чтобы достичь единого понимания, необходимо выработать стандарты и правила, которым бы все подчинялись.

Во-первых, это использование совместимых средств ЭП. Средство должно быть сертифицировано ФСБ, что позволяет установить соответствие средства законодательству (условие прописано в ст. 5 Закона № 63-ФЗ). Суть требований заключается в следующем:

·         если известен открытый ключ, не должно быть возможности по нему определить закрытый ключ;

·         если имеется электронная подпись, не должно быть возможности получить по ней закрытый ключ;

·         должна быть возможность проверить подлинность документа.

Во-вторых, для КЭП должен быть создан квалифицированный сертификат, который содержит определенные сведения и который выдан по утвержденной форме (условие прописано в ст. 5 63-ФЗ). Для этого утвержден список атрибутов имени, с помощью которых можно указывать владельца сертификата, есть утвержденная процедура выдачи сертификатов. Подробнее о сертификате поговорим чуть позже.

В-третьих, есть правила участия УЦ в этой сети. Все УЦ, которые хотят выдавать КЭП и войти в эту сеть доверенных, должны пройти аккредитацию в Минкомсвязи. На данный момент список таких аккредитованных УЦ (АУЦ) опубликован на сайте Минкомсвязи e-trust.gosuslugi.ru.

Цепочка получается следующей: организация получила сертификат, заверенный подписью аккредитованного Минкомсвязью УЦ, сертификат которого заверен подписью Минкомсвязи.

Контрагенту достаточно будет хранить один ключ проверки Минкомсвязи, а всему остальному, что он заверил, контрагент доверяет по умолчанию. Это называется построить цепочку доверия.

Таким вот образом можно говорить, что в стране действует единая КЭП, которую все могут получать и обрабатывать, которой все доверяют.

Именно поэтому на уровне федерального закона электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному с собственноручной подписью (ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Квалифицированный сертификат

Квалифицированный сертификат создается и выдается только аккредитованным УЦ. Он составлен по форме и содержит определенную информацию (ст.  17 Закона № 63-ФЗ).

Форма квалифицированного сертификата ЭП (СКЭП) утверждена Приказом ФСБ РФ от 27.12.2011 № 795.

Сертификат КЭП может быть выдан в форме бумажного документа и электронного.

Состав полей описывает Приказ ФСБ, но требования к бумажной форме сертификата не строгие. Достаточно, чтобы присутствовали все необходимые сведения и чтобы эти сведения были человекочитаемыми.

Для электронной формы сертификата КЭП подробно описаны все требования к расположению и структуре полей.

Перечислим основные сведения, которые должен содержать сертификат КЭП, на которые стоит обращать внимание.

1.      Издатель. Здесь указывается наименование и место нахождения АУЦ.

2.      ЭП издателя. Чтобы построить цепочку доверия, сертификат владельца подписывается ЭП издателя.

3.      Ключ проверки ЭП. Ключ проверки (связанный с ключом ЭП), благодаря которому можно установить подписанта.

4.    Срок действия. Даты начала и окончания действия квалифицированного сертификата. Срок действия можно указать более ранний, чем дата выдачи сертификата и даже чем дата обращения. В законе нет прямых указаний на то, что есть момент действия сертификата, и на то, когда он начинается. Единственное, что важно по закону: в день выдачи сертификат должен быть включен в реестр выданных сертификатов, который ведет УЦ, он же и обеспечивает к ним доступ с помощью сети интернет.

Помимо реестра выданных сертификатов УЦ ведет еще и реестр отозванных сертификатов. Если сертификат прекращает действие, то информация об этом должна быть внесена через 1 рабочий день с момента, когда было подано заявление об отзыве, или через день со дня истечения срока действия сертификата. То есть спустя день сертификат перестает действовать.

Срок действия сертификата очень важен. Зная срок и зная момент, когда документ был подписан, можно определить, была ли подпись действительна. Если на момент подписания сертификат был включен в реестр отозванных, подпись признается недействительной, а документ неподписанным. В системе Диадок момент подписания – это момент, когда пользователь нажал на кнопку «Подписать», когда подпись была сформирована. То есть дата подписания (дата, когда подпись была сформирована) определяет не то, когда товары, работы или услуги были сданы или приняты, а сам факт подписания, чтобы доказать действительность подписи.

В Диадоке используется для создания ЭП сертифицированное средство Крипто-ПРО, которое смотрит на срок действия сертификата, и если срок не истек и сертификат не значится в списке аннулированных, то формирует ЭП.

Диадок также еще дополнительно фиксирует момент подписания в протоколе, который можно скачать вместе с файлом документа.

5.      Владелец. Набор атрибутов имени владельца данного сертификата.

СКЭП выдается тому, кто за ним пришел. Обладатель закрытого ключа – тот, кто обратился, владелец. За ключом может обратиться ФЛ и получить его для своих нужд (например, для работы на портале госуслуг), а может обратиться ЮЛ – для того же документооборота. Поэтому владельцем ключа может быть как ФЛ, так и ЮЛ:

a)      для ФЛ обязательно в сертификате указывается ФИО, СНИЛС;

b)      для ЮЛ обязательно указывается ИНН, ОГРН, имя (название), местонахождение;

c)      сертификат для ЮЛ может быть с указанием ФЛ или без. Если сертификат ЮЛ выдается с указанием ФЛ, то в нем обязательно указывается СНИЛС и ФИО ФЛ.

6.     Дополнения. Здесь могут быть указаны ограничения использования данного сертификата. Ограничения могут быть любыми: это текстовое поле и туда владелец может попросить вписать все, что угодно. Один из минусов – невозможно автоматически отследить, что указано в этом поле. В законе сказано, что КЭП признается действующей, если используется в соответствии с этими ограничениями (ст. 11 Закона № 63-ФЗ). То есть его использовать можно где угодно, если ничего не прописано в ограничениях. (Кстати, раньше вЗаконе № 1-ФЗ об ЭЦП прописывалась область применения сертификата, то есть принцип был обратный: сертификат ЭЦП мог быть использован только там, где было разрешено в этой области.)

Помимо этого, в сертификате указывается наименование средств ЭП и прочее.

Таким образом, подводя итоги, можно сказать следующее: усиленная подпись использует средства криптографии и ключевую пару, что позволяет установить подписанта и наличие/отсутствие изменений. Усиленная подпись разделяется на квалифицированную и неквалифицированную. НЭП может быть выдана любым УЦ. Для нее может быть выпущен сертификат (тогда он может содержать любые сведения) или нет. КЭП обязательно имеет квалифицированный сертификат, и средства формирования КЭП должны быть сертифицированы ФСБ. КЭП признается действительной, только если выполнены 4 условия (ст. 11 Закона № 63-ФЗ):

1)      сертификат КЭП создан АУЦ и выдан АУЦ, который был аккредитован на день выдачи (УЦ ЗАО «ПФ «СКБ Контур» прошел аккредитацию 8 августа 2012 года);

2)      с помощью средства ЭП определена подлинность документа (отсутствие изменений) и подписант (средство, с которым работает Диадок и которое формирует ЭП – Крипто-ПРО, сертифицировано ФСБ);.

3)      сертификат действителен:

a)      либо на текущий момент проверки;

b)      либо на момент подписания при наличии в документе достоверной информации о моменте подписания (такая информация фиксируется Диадоком в протоколе, который можно скачать вместе с файлом документа);.

4)      используется в соответствии с заданными, указанными в сертификате ограничениями. Диадок не смотрит в поле сертификата, в котором задаются ограничения, поэтому вся ответственность лежит на участниках документооборота.

Простая ЭП

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (ст. 5 63-ФЗ). Для формирования простой ЭП криптографические средства не используются.

Простая ЭП реализуется с помощью программного обеспечения, которое программными средствами при входе в конкретную информационную систему конкретного лица с использованием его логина и пароля идентифицирует этого пользователя. Например, логинный пользователь системы Диадок совершает действие «Согласовать» с простановкой визы, которая формируется в Диадоке и присоединяется к файлу документа, что является простановкой простой ЭП.

Мы говорили выше, что у каждого человека должно быть что-то уникальное, позволяющее его идентифицировать. В случае с бумажными документами – это почерк и собственноручная подпись. У усиленной ЭП это ключевая пара: ключ ЭП, с которым связан другой ключ – ключ проверки ЭП. У простой ЭП такой пары нет: пароль одновременно является и ключом ЭП, и ключом проверки ЭП.

Использование простой ЭП прописано в ст. 9 63-ФЗ. Простая подпись или содержится в самом документе, или рядом с ним (ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ). В системе Диадок применяется второй вариант, где программным кодом путем согласования к ЭД присоединяется простая ЭП.

Очень часто при использовании простой электронной подписи возникает вопрос ответственности. Вопрос с ответственностью пользователь системы решает внутренними документами. В документе нужно зафиксировать (например, в правилах или должностных инструкциях), что материально-ответственное лицо работает в электронной системе, что своим действием он подтверждает, что товар видел и его принял, и так далее. Или, например, АСУ следует разработать свою внутреннюю политику безопасности, т.е. четко регламентировать использование Диадока своими сотрудниками с прямым запретом входить в него под чужим логином-паролем. Этот вопрос решается путем принятия организационных мер.

ЭП и электронные документы

Согласно п. 1 ст. 6 63-ФЗ усиленная квалифицированная подпись признается равнозначной собственноручной подписи, не требующей соглашения сторон. Таким образом, на уровне Федерального закона любой электронный документ, подписанный такой подписью, признается юридически значимым без выполнения каких-либо дополнительных условий.

Напомним, что электронные счета-фактуры можно подписывать исключительно квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Что касается первичных электронных документов, составленных в утвержденных ФНС форматах, для возможности направить такие документы в налоговую по ТКС они также должны быть подписаны КЭП (Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). И весь пакет направляемых по ТКС документов (электронных и скан-образов бумажных) при передаче в инспекцию также должен быть заверен квалифицированной электронной подписью. В противном случае приемный комплекс ИФНС не сможет обработать поступившую ему информацию.

Еще один момент: владельцем сертификата может быть ФЛ и ЮЛ. В сертификате ЮЛ может быть указано ФИО владельца или нет. Сертификат ЮЛ, в котором ФИО владельца не указано, может быть использован только для автоматического подписания в ИС для оказания госуслуг и в соответствии с нормативными актами. Система Диадок является корпоративной системой. К тому же нормативными актами (ст. 169 НК РФ, ст. 9 402-ФЗ) сказано, что документы подписываются руководителем или уполномоченным лицом, что говорит в пользу наличия ФИО ответственного за подписание документа лица. Поэтому сертификат ЭП, выданной для ЮЛ без указания ФИО, для подписания электронных документов в системе Диадок не применяется.