ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ЗАНЯТОСТИ РОССИИ
ПРИКАЗ
от 13 июля 1994 г. N 98
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ЗАПОЛНЯЕМЫХ НА ГРАЖДАН, ОБРАЩАЮЩИХСЯ В ЦЕНТРЫ ЗАНЯТОСТИ ПО ВОПРОСАМ ТРУДОУСТРОЙСТВА
В целях обеспечения сохранности документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные и городские центры занятости населения по вопросам трудоустройства, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию "О порядке и сроках хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные и городские центры занятости населения по вопросам трудоустройства"
2. Руководителям органов занятости республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт - Петербурга:
- при организации работы органов занятости руководствоваться Инструкцией "О порядке и сроках хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные и городские центры занятости населения по вопросам трудоустройства"
- довести названную Инструкцию до подведомственных органов занятости;
- в районных и городских центрах занятости определить лиц, ответственных за архив; в центрах занятости со штатной численностью свыше 20 человек предусмотреть должность архивариуса;
- выделить помещения для хранения районными и городскими центрами занятости населения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные и городские центры занятости населения по вопросам трудоустройства;
- сообщать в Федеральную службу занятости России предложения и замечания по вопросам применения Инструкции "О порядке и сроках хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные и городские центры занятости населения по вопросам трудоустройства".
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Руководителя ФСЗ России Галанца В.Д.
Приложение
Утверждена
Приказом ФСЗ России
от 13 июля 1994 г. N 98
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ЗАПОЛНЯЕМЫХ НА ГРАЖДАН, ОБРАЩАЮЩИХСЯ В РАЙОННЫЕ И ГОРОДСКИЕ ЦЕНТРЫ ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ ПО ВОПРОСАМ ТРУДОУСТРОЙСТВА
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает обязательный для всех районных и городских центров занятости населения (в дальнейшем - центр занятости) порядок учета и хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в центры занятости по вопросам трудоустройства.
Для организации этой работы центрами занятости создаются районные, городские, районные (в городах) архивы.
1.2. Контроль за выполнением данной Инструкции возлагается на директора центра занятости.
2. Состав документов по вопросам трудоустройства населения и сроки их хранения
2.1. К документам, заполняемым на граждан, обращающихся в центр занятости по вопросам трудоустройства, и подлежащим хранению в архиве, относятся:
- карточки персонального учета граждан, ищущих работу, и прилагаемые к ним документы, представляемые гражданами и заполняемые специалистами центра занятости (в дальнейшем - карточки учета);
- карточки учета граждан, обратившихся за консультацией.
2.2. Карточки учета безработных граждан и прилагаемые к ним документы, представляемые гражданами и заполняемые специалистами центра занятости, составляют личные дела безработных.
Изъятие из указанных дел каких-либо документов до истечения срока их хранения запрещается.
2.2.1. Личные дела безработных граждан, период безработицы которых засчитывается в трудовой стаж в соответствии с пунктом 2 статьи 30 Закона Российской Федерации "О занятости населения в Российской Федерации", подлежат хранению 75 лет - "В" в архиве центра занятости.
Исчисление срока хранения документов данного вида следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела.
Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.
Например, если к моменту снятия с учета возраст безработного гражданина был равен 40 годам, то срок хранения его личного дела в архиве центра занятости будет равняться разности 75 лет - 40 лет = 35 лет.
2.2.2. Личные дела безработных граждан, период безработицы которых в соответствии с Законом Российской Федерации "О занятости населения в Российской Федерации" не засчитывается в их трудовой стаж, имеют срок хранения 3 года.
2.3. Временному хранению подлежат следующие документы:
- карточки учета граждан, заполненные на лиц, которые не признаны безработными (граждане, занятые трудовой деятельностью; лица, не достигшие 16 лет, и др.);
- карточки граждан, обратившихся за консультацией.
Срок хранения документов, обозначенных в п. 2.3, - 1 год.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Например, исчисление срока хранения карточек учета, законченных делопроизводством в 1994 году, начинается с 1 января 1995 года.
3. Подготовка и передача дел в архив центра занятости
3.1. Карточки учета граждан и личные дела безработных <*>, снятых с учета, по истечении календарного квартала года сдаются в архив центра занятости.
<*> Личные дела безработных граждан, которые были сняты с учета в связи с профессиональной подготовкой, повышением квалификации, переподготовкой по направлению службы занятости, передаются в архив по окончании обучения граждан.
Передача документов в архив производится по Журналу (Приложение 1).
3.2. Личные дела безработных вносятся в журнал передачи дел в архив центра по алфавиту фамилий.
Отбор личных дел безработных граждан, подлежащих хранению 75 лет - "В", осуществляет специалист по трудоустройству.
3.3. Карточки учета граждан, ищущих работу, и граждан, обратившихся за консультацией, обозначенные в пункте 2.3 Инструкции, должны быть сформированы в раздельные картотеки и передаваться в архив центров занятости с указанием в журнале общего количества карточек в каждой картотеке (при этом карточки учета граждан в картотеках должны располагаться в хронологическом порядке по дате снятия лица с учета), а внутри хронологического периода - по алфавиту фамилий.
3.4. Архив центра занятости после окончания календарного года проводит оформление и описание личных дел безработных, имеющих срок хранения 75 лет - "В", и поступивших в него за предыдущий год.
Оформление и описание дел включает следующие виды работ:
- подшивку дела,
- нумерацию листов в деле,
- составление заверительной надписи дела,
- оформление обложки дела,
- составление годовых разделов описей личных дел (Приложение 2).
Одновременно архив центра занятости проводит работу по выделению к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, оформляя ее результаты соответствующими актами (Приложение 3).
3.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи не составлять.
3.6. Размещение документов в архиве центра занятости.
Все поступающие в архив центра занятости документы размещаются на стеллажах и располагаются в порядке ежегодных поступлений.
Личные дела безработных граждан, обозначенные в п. 2.2.1 (со сроком хранения 75 лет - "В"), размещаются отдельно от дел, подлежащих хранению 3 года и 1 год.
4. Использование документов архива центра занятости
4.1. Архив центра занятости на основании хранящихся документов выдает организациям архивные справки, архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные справки, архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально - правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.
4.2. Использование документов проводится только с разрешения директора центра занятости.
5. Порядок выдачи, составление и оформление архивных справок, архивных копий и выписок из документов
5.1. Архивные справки выдаются на основании запросов граждан или организаций.
5.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников или заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").
5.3. Архивные справки составляются на бланке центра занятости с обозначением названия документа: "Архивная справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах.
При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются, допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей дел и листов дел).
5.4. Архивная справка подписывается директором центра занятости и лицом, ответственным за архив.
Справка заверяется гербовой печатью центра занятости. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.
5.5. К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.
5.6. Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма центра занятости с обозначением названий: "Архивная копия", "Архивная выписка".
Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.
В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: "так в документе".
После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.
5.7. Архивные копии (выписки) заверяются подписью лица, ответственного за архив, и гербовой печатью центра занятости.
На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.
Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.
6. Обеспечение сохранности документов архива
6.1. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны быть созданы оптимальные условия хранения документов, которые обеспечиваются:
- предоставлением помещения для архива,
- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией,
- применением оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок),
- созданием оптимального температурно - влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.
6.2. Помещение для архива должно быть изолированным, безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления.
В нем не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов.
Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом, на окна помещения, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.
6.3. В помещении архива прокладывается скрытая электропроводка, применяется полугерметическая осветительная арматура.
6.4. Основным противопожарным оборудованием архива являются углекислотные огнетушители.
6.5. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной сигнализацией.
6.6. Размещение документов в архиве должно быть рациональным и проводиться с учетом:
- ежегодного движения дел (прием и уничтожение дел),
- оперативного использования документов.
ЖУРНАЛ
ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ЦЕНТРА ЗАНЯТОСТИ
Утверждаю
Директор центра занятости
Подпись Расшифровка
подписи
Дата _____________
ОПИСЬ
ЛИЧНЫХ ДЕЛ БЕЗРАБОТНЫХ ГРАЖДАН ЗА 1994 ГОД
В данную опись внесено ____________ (цифрами и прописью) дел с N ___ по N ____
Приложение 3
Утверждаю
Директор центра занятости
Подпись Расшифровка
подписи
Дата _____________
АКТ
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Дата
На основании Инструкции "О порядке и сроках хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные и городские центры занятости по вопросам трудоустройства", утвержденной Приказом ФСЗ России от ____ N ____, выделены к уничтожению следующие документы: