МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ
ПРИКАЗ
от 16 октября 2001 г. N БГ-3-18/413
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ СПЕЦИФИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
В целях совершенствования организации делопроизводства и архивного дела, а также обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности налоговых органов, приказываю:
1. Утвердить Перечень специфических документов, образующихся в деятельности налоговых органов, с указанием сроков хранения, одобренный письмом Федеральной архивной службой России от 16.10.2001 N 4/3429.
2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата МНС России, межрегиональных инспекций МНС России и управлений МНС России по субъектам Российской Федерации руководствоваться Перечнем специфических документов при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов, образующихся в деятельности налоговых органов.
3. Руководителям управлений МНС России по субъектам Российской Федерации довести указанный Перечень до нижестоящих налоговых органов.
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
Министр
Российской Федерации
по налогам и сборам
Г.И.БУКАЕВ
УТВЕРЖДЕН
Приказом МНС России
от 16 октября 2001 г. N БГ-3-18/413
ОДОБРЕН
протоколом ЦЭК МНС России
от 7 сентября 2001 г. N 1
ПЕРЕЧЕНЬ
СПЕЦИФИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ СПЕЦИФИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
1. Общие положения
Перечень включает в себя документы, отражающие специфические функции налоговых органов.
Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов, а также положений "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М 2000).
Перечень предназначен для использования в качестве методического документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов, образующихся в налоговых органах.
Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, а также в практике работы Экспертных комиссий.
Документы, образующиеся при документировании управленческих функций налоговых органов, предусматриваются "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М 2000).
2. Структура Перечня и порядок его применения
Перечень построен по функциональному признаку и включает заголовки, отражающие специфические виды деятельности налоговых органов.
Перечень состоит из 6 разделов:
- раздел 1 включает документацию, отражающую методическую и организационную функции в налогообложении;
- раздел 2 включает документы, отражающие функции контроля;
- раздел 3 содержит документы, раскрывающие специфические документы по учету налогоплательщиков;
- раздел 4 включает документы, отражающие отчетность в налоговых органах;
- раздел 5 содержит документы, раскрывающие специфические документы по учету налогоплательщиков - физических лиц;
- раздел 6 содержит документы, раскрывающие специфические документы по учету налогоплательщиков - юридических лиц.
В разделе 3 статьи 14, 15 отражают документы, входящие в состав учетного дела налогоплательщика. Сроки хранения указанных дел распространяются только на документы, входящие в учетное дело налогоплательщика.
Сроки хранения представляемых в налоговые органы налогоплательщиками отчетов по налогам включены в раздел 5 и раздел 6, статья 49.
В Перечне 5 граф. В графе 1 указаны порядковые номера статей. В графе 2 перечисляются категории и виды документов. Сроки хранения документов (графы 3, 4) дифференцированы по двум группам. В графе 3 указаны сроки хранения документов, образующихся в деятельности центрального аппарата МНС России, межрегиональных инспекциях МНС России, управлениях МНС России по субъектам Российской Федерации. В графе 4 - в инспекциях МНС России; примечание (графа 5) комментирует и уточняет сроки хранения документов.
Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, заголовков дел, а лишь дает обобщенное наименование каждого вида документа. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью. В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел проставляется срок хранения и статья.
Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается.
ПЕРЕЧЕНЬ
СПЕЦИФИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАЛОГОВЫХ ОРГАНОВ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
| N статьи | Вид документа | Срок хранения документов | Примечание |
| в центральном аппарате МНС России, межрегиональных инспекциях, управлениях МНС России по субъектам РФ | в инспекциях МНС России (по району, району в городе, городу без районного деления) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Налогообложение 1. Организация и методика налогообложения |
| 1 | Документы (докладные записки, таблицы, заключения, переписка) по вопросам разработки, пересмотра и частичного изменения законодательства и инструктивных указаний по налогообложению | 10 лет ЭПК | 10 лет | |
| 2 | Переписка по совершенствованию законодательства налоговой системы | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
| 3 | Акты о нарушении налогового законодательства и решения по результатам их рассмотрения | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
| 4 | Справочный кодификатор действующего законодательства | ДМН | ДМН | |
| 5 | Переписка с подведомственными организациями по вопросам основной деятельности | 5 лет | | |
| 6 | Переписка с налоговыми агентами, физическими и юридическими лицами по вопросам налогообложения | 5 лет | 5 лет | |
| 2. Контроль |
| 7 | Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организаций системы Министерства | Постоянно | Постоянно | |
| 8 | Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении налоговой проверки | 5 лет <*> | 5 лет <*> | <*> При условии завершения проверки. В случае возникновения споров, разногласий, судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 3. Организация учета налогоплательщиков |
| 9 | Инструкции, методические указания и рекомендации по вопросам порядка учета налогоплательщиков и учета счетов налогоплательщиков, открытых (закрытых) ими в кредитных организациях | Постоянно | 3 года <*> | <*> После замены новыми |
| 10 | Описание постановок задач, технические задания по автоматизированному учету налогоплательщиков | Постоянно | 3 года <*> | <*> После замены новыми |
| 11 | Переписка с органами законодательной и исполнительной власти по вопросам учета налогоплательщиков, госреестра налогоплательщиков, регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и порядка открытия ими расчетных и иных счетов в кредитных организациях | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
| 12 | Переписка по вопросам порядка учета налогоплательщиков и учета счетов налогоплательщиков, открытых (закрытых) ими в кредитных организациях | 5 лет | 5 лет | |
| 13 | Переписка о проведении налогового учета плательщиков и объектов обложения и ведения документации по налогам и другим платежам в бюджет | | 5 лет | |
| 14 | Индивидуальные учетные дела налогоплательщиков - юридических лиц (заявления, карты постановки на учет, снятия с учета, справки для открытия счетов в кредитных организациях, копии учредительных документов и др.) | | 15 лет ЭПК <*> | <*> После снятия с учета организации в связи с ее ликвидацией |
| 15 | Индивидуальные учетные дела налогоплательщиков - физических лиц (заявления, карты постановки на учет, снятия с учета, справки для открытия счетов в кредитных организациях, копии учредительных документов и др.) | | ДМН <*> | <*> Но не менее 10 лет после снятия с учета |
| 16 | Журналы движения документов налогоплательщиков - организаций, связанных с постановкой на учет, снятием с учета, при внесении изменений; журнал учета обращений налогоплательщиков физических лиц | | 5 лет | |
| 17 | Журналы регистрации документов и массивов информации на магнитных носителях для формирования информационных ресурсов учета налогоплательщиков | | 5 лет | |
| 18 | Документы (журнал приема, отправки информации от подразделений МНС России о поставленных на учет налогоплательщиков; журнал регистрации приема, отправки формализованных запросов; отчеты обработки массивов входящей информации; протоколы работы средств вычислительной техники) | 5 лет | | |
| 19 | Переписка по вопросу ведения информационных ресурсов по учету налогоплательщиков | 5 лет | 5 лет | |
| 20 | Документы (расчеты, отчеты, указания, сводки, таблицы, доклады) по ведению информационных ресурсов по учету налогоплательщиков | 5 лет | 5 лет | |
| 21 | Документы (запросы, справки, информация) о поставленных на налоговый учет, снятых с налогового учета налогоплательщиков | | 5 лет <*> | <*> После снятия с учета |
| 4. Оперативно - бухгалтерский учет и отчетность в налоговых органах |
| 22 | Отчеты о налогах и сборах: а) сводные годовые б) годовые в) квартальные г) месячные | Постоянно Постоянно 5 лет <*> 1 год <**> | Постоянно Постоянно 5 лет <*> 1 год <**> | <*> При отсутствии годовых - пост. <**> При отсутствии годовых, квартальных - пост. |
| 23 | Акты сверки с финансовыми организациями и органами Федерального казначейства | 5 лет | 5 лет | |
| 24 | Переписка с налогоплательщиками о зачетах, возвратах налогов и других платежей | 5 лет | 5 лет | |
| 25 | Акты сверок с налогоплательщиками по расчетам с бюджетом | 5 лет | 5 лет | |
| 26 | Лицевые счета налогоплательщиков - по налогам и сборам | 5 лет | 5 лет | В традиционном и электронном виде |
| 27 | Реестры и перечень документов по поступлениям и возвратам платежей в бюджет | 5 лет | 5 лет | |
| 28 | Банковские документы по налоговым поступлениям в бюджет (платежные поручения, распоряжения, заключения, квитанции) | 5 лет | 5 лет | |
| 29 | Сведения, получаемые из органов федерального казначейства, для составления статистической налоговой отчетности | 5 лет | 5 лет | |
| 5. Налогообложение физических лиц |
| 30 | Переписка по имущественным налогам с физических лиц и госпошлине | 5 лет | 5 лет | |
| 31 | Документы (сведения, справки, информация) о физических лицах и объектах налогообложения | 5 лет | 5 лет | |
| 32 | Переписка о взыскании и исчислении налога с имущества, переходящего в порядке наследования или дарения, взыскания госпошлины | 5 лет | 5 лет | |
| 33 | Акты приема на учет, протоколы и акты комиссии по оценке и реализации конфискованного бесхозяйного и перешедшего по праву наследования к государству имущества | Постоянно | Постоянно | |
| 34 | Акты описей имущества и переписка о мерах взыскания и изъятия имущества | 5 лет | 5 лет | |
| 35 | Книга учета плательщиков налога на имущество и земельного налога | | 5 лет | |
| 36 | Журнал учета плательщиков налога с имущества, переходящего в порядке наследования или дарения | | 5 лет | |
| 37 | Декларация о доходах физических лиц | 25 лет | 25 лет | |
| 38 | Декларация о доходах гражданина и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности | 5 лет | 5 лет | |
| 39 | Акты проверок: а) налогоплательщиков; б) налоговых агентов | 5 лет 5 лет | 5 лет 5 лет | |
| 40 | Журнал учета деклараций о доходах физических лиц | 25 лет | 25 лет | |
| 41 | Переписка по вопросам налогообложения доходов физических лиц | | 5 лет | |
| 42 | Специальная декларация об источниках и размерах средств, израсходованных на приобретение имущества | | 5 лет | |
| 43 | Извещение о совокупных сделках с имуществом, расходы на приобретение которого подлежат налоговому контролю | | 5 лет | |
| 44 | Требование по представлению специальной декларации об источниках и размерах средств, израсходованных на приобретение имущества | | 5 лет | |
| 45 | Журнал учета сведений по налоговому контролю физического лица | | 5 лет | |
| 6. Налогообложение юридических лиц |
| 46 | Аналитические таблицы о льготах, о потере бюджета в связи с представлением льгот | | 5 лет ЭПК | |
| 47 | Акты обследований и переписка по вопросам сложения безнадежных к поступлению недоимок по всем видам налогов и предоставления льгот | | 5 лет | |
| 48 | Списки облагаемых и необлагаемых налогом предприятий | 10 лет | 10 лет | |
| 49 | Отчеты предприятий с приложениями к ним и расчеты (декларации) по налогам | | 5 лет | |
| 50 | Переписка с учреждениями и организациями о выполнении планов поступления доходов, взыскании отчислений от прибыли и ликвидации недоимок | 5 лет | 5 лет | |
| 51 | Списки недоимщиков по налогам за текущий финансовый год | 3 года | 3 года | |
| 52 | Реестры учета мер взыскания, применяемых к недоимщикам | | 3 года | |
| 53 | Документы о начислениях, доначислениях и сложениях по налогам и сборам | | 5 лет | |
| 54 | Документы (заключения, докладные записки, справки, расчеты, переписка) о ценообразовании, порядке установления розничных цен на продовольственные и промышленные товары и установлении торговых скидок | 5 лет | 5 лет | |
| 55 | Суммы дополнительной выручки, полученной от завышения цен | 5 лет | 5 лет | |
| 56 | Сведения об исчислении и уплате косвенных налогов и акцизов | 5 лет | 5 лет | |
| 57 | Переписка об исчислении, уплате косвенных налогов; применение и изменение цен и тарифов | 5 лет | 5 лет | |
| 58 | Переписка о штрафных санкциях за нарушение цен и тарифов, реализации продукции, изготовленной с отклонением от стандартов, технических условий и рецептур по решению органов ценообразования, нерациональном использовании материальных ресурсов | 5 лет | 5 лет | |
| 59 | Переписка по вопросам приватизации и аренды государственных и муниципальных предприятий | 5 лет | 5 лет | |
| 60 | Документы (акты, справки, сводки, таблицы, переписка) по вопросам приватизации и аренды предприятий и организаций | 10 лет | 10 лет | |
| 61 | Документы (справки, отчеты госналогинспекций, расчеты ставок, переписка) по земельному налогу и ресурсным платежам | 5 лет | 5 лет | |
| 62 | Переписка по лицензированию отдельных видов деятельности | 5 лет ЭПК | 5 лет ЭПК | |
| 63 | Отчеты по вопросам порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций | 5 лет | 5 лет | |
| 64 | Подтверждения из банков об открытии валютных счетов иностранным лицам | 5 лет | 5 лет | |
| 65 | Переписка о валютных отчислениях и их использовании | 5 лет | 5 лет | |
| 66 | Документы по невостребованным депозитным суммам по истечении сроков их хранения | 5 лет | 5 лет | |