УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной
архивной службы России
В.П.КОЗЛОВ
6 октября 2000 года
ПЕРЕЧЕНЬ
ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
(в ред. Решения Росархива от 27.10.2003)
| Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документов <*> | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
<*> Срок хранения "постоянно" применяется в соответствии с п. 2.4 Указаний. Отметка "ЭПК" применяется в соответствии с п. 2.8 Указаний. |
| 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ |
| 1.1. Распорядительная деятельность |
| 1 | Законодательные, иные нормативные акты (законы, указы, постановления, распоряжения, решения) Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления: | | <1> Относящиеся к деятельности организации - пост. |
| | а) по месту разработки | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности <1> | |
| 2 | Проекты нормативных актов Президента Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 3 | Инициативные предложения, внесенные в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки и др.) по их разработке | Пост. | |
| 4 | Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и др.) по их выполнению | Пост. | |
| 5 | Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования <1>, доверенности и др.) к ним: | | <1> До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения - ЭПК |
| | а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.) | Пост. <2> | <2> Присланные для сведения - до минования надобности |
| | б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссий и др.) | Пост. <2> |
| | в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) | Пост. <2> | |
| | г) совещаний у руководителя организации | Пост. <2> | |
| | д) собраний трудовых коллективов организации | Пост. <2> | |
| | е) собраний структурных подразделений организации | 5 л. ЭПК | |
| | ж) общих собраний акционеров, пайщиков | Пост. | |
| 6 | Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: | | <1> Присланные для сведения - до минования надобности
<2> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л. |
| | а) по основной деятельности | Пост. <1> |
| | б) по личному составу | 75 л. <2> ЭПК |
| | в) по административно - хозяйственным вопросам | 5 л. |
| 7 | Проекты приказов, распоряжений | 1 г. | |
| 8 | Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, ведомственных и межведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров: | | |
| | а) по месту проведения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 9 | Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров | Пост. | |
| 10 | Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации: | | <1> После замены новыми |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | 3 г. <1> | |
| 11 | Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению | 3 г. <1> ЭПК | <1> После утверждения |
| 12 | Переписка с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности | 5 л. ЭПК | |
| 1.2. Организационные основы управления |
| 13 | Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные): | | <1> После замены новыми |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | 3 г. <1> | |
| 14 | Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, списки учредителей (участников) | Пост. | |
| 15 | Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств | Пост. | |
| 16 | Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах | Пост. | |
| 17 | Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы) по их разработке | 3 г. <1> ЭПК | <1> После утверждения |
| 18 | Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 19 | Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации | Пост. | |
| 20 | Перечни видов лицензируемой деятельности: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новым | |
| 21 | Документы (сертификаты, свидетельства, аттестаты, представления, протоколы, положения, книги регистрации и др.) по аттестации, аккредитации, сертификации | Пост. | |
| 22 | Документы (постановления, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и др.) о приватизации | Пост. <1> | <1> При наличии в организации подлинников копии документов - до минования надобности |
| 23 | Договоры о правах и обязанностях: | | <1> После истечения срока действия договора |
| | а) с руководителем организации | Пост. |
| | б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации в) с другой организацией | 5 л. <1> ЭПК 5 л. <1> |
| | | ЭПК | |
| 24 | Реестры акционеров | Пост. | |
| 25 | Реестры владельцев ценных бумаг | Пост. | |
| 26 | Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды | Пост. | |
| 27 | Документы (сертификаты, свидетельства о регистрации акций, акты) на прием - передачу акций (пакетов акций) | Пост. | |
| 28 | Договоры о продаже - покупке акций акционерами | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия договора |
| 29 | Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров | Пост. | |
| 30 | Положения о долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцы акций, проспект эмиссии акций | Пост. | |
| 31 | Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и др.) по акционированию | 5 л. ЭПК | |
| 32 | Штатные расписания организации, изменения к ним: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | 3 г. | |
| 33 | Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению | 3 г. <1> ЭПК | <1> После утверждения |
| 34 | Штатные расстановки | 75 л. | |
| 35 | Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции): а) типовые (примерные) | | |
| | - по месту разработки и утверждения | Постоянно | |
| | - в прочих организациях | 3 г. <1> | <1> После замены новыми. |
| | | | |
| | | | |
| Наименования подпунктов приведены в соответствии с официальным текстом документа. |
| | | | |
| | | | |
| | в) индивидуальные (персональные) | 75 л. ЭПК <1> | <1> В составе личных дел. |
| (в ред. Решения Росархива от 27.10.2003) |
| 36 | Приемо - сдаточные акты; приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст. 192), составленные при смене: | | <1> После смены должностного, материально - ответственного лица |
| | а) руководителя организации | Пост. |
| | б) должностных ответственных и материально ответственных лиц | 5 л. <1> | |
| 37 | Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации | Пост. | |
| 38 | Документы (протоколы, акты, балансы, заключения, уведомления, решения судов, выписки из государственного реестра и др.) о ликвидации организации | Пост. <1> | <1> При наличии в организации подлинников копии документов - до минования надобности |
| 39 | Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной отраслевой (специфической) деятельности организации | Пост. | |
| 40 | Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по оперативной отраслевой (специфической) деятельности организации | 5 л. ЭПК | |
| 41 | Переписка по организационным вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании | 5 л. ЭПК | |
| 42 | Документы (аналитические обзоры, доклады, справки, сводки, докладные записки) об основной деятельности, представляемые в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации | Пост. <1> | <1> По оперативно - хозяйственным вопросам - 5 л. ЭПК |
| 43 | Документы (доклады, обзоры, сводки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации | 5 л. ЭПК | |
| 44 | Документы (справки, докладные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об административно - организационной деятельности | 5 л. ЭПК | |
| 45 | Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках | 5 л. ЭПК | |
| 46 | Документы (программы, доклады, повестки, извещения, приглашения, рекламные проспекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч: | | |
| | а) по месту проведения | 5 л. ЭПК | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 47 | Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по истории организации и ее подразделений | Пост. | |
| 1.3. Контроль |
| 48 | Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организации | Пост. | |
| 49 | Документы (акты, справки, докладные записки и др.) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 145) | Пост. | |
| 50 | Заключения ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финансового контроля | Пост. | |
| 51 | Переписка о проведении проверок и ревизий | 5 л. | |
| 52 | Журналы, книги учета ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний) | 5 л. ЭПК | |
| 53 | Переписка о выполнении решений (предписаний) проверок и ревизий | 5 л. ЭПК | |
| 54 | Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан | Пост. | |
| 55 | Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан | 5 л. | |
| 56 | Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению: | | <1> В случае неоднократного обращения - 5 л. после последнего рассмотрения |
| | а) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях | Пост. |
| | б) личного характера | 5 л. <1> ЭПК | |
| | в) второстепенного, оперативного характера | 5 л. <1> | |
| 1.4. Правовое обеспечение деятельности |
| 57 | Документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.; документы к ним | Пост. | |
| 58 | Документы (постановления, определения, акты, решения, заключения, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера | 5 л. ЭПК | |
| 59 | Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, протоколов, определений, постановлений, характеристик и др.), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды | 5 л. <1> | <1> После вынесения решения |
| 60 | Договоры, соглашения об оказании юридических услуг | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия договора |
| 61 | Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы | 5 л. ЭПК | |
| 62 | Переписка по оперативным правовым вопросам | 3 г. | |
| 63 | Картотеки, книги регистрации арбитражных дел, претензий и исков | 5 л. | |
| 64 | Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам (инструкциям, правилам) | На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организации | |
| 65 | Книги записей юридических консультаций | 3 г. | |
| 1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов |
| 66 | Типовые и примерные номенклатуры дел: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 67 | Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 68 | Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения | 3 г. <1> | <1> После утверждения |
| 69 | Целевые программы информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним | Пост. | |
| 70 | Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации | 5 л. ЭПК | |
| 71 | Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия договора |
| 72 | Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля: | | <1> Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно - справочного аппарата |
| | а) распорядительных и нормативных документов организации | Пост. <1> |
| | б) поступающих и отправляемых документов | 3 г. |
| | в) обращений граждан | 5 л. |
| | г) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры | 3 г. |
| | д) аудиовизуальных документов | 3 г. <1> ЭПК |
| 73 | Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, листы, карточки фондов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов) | Пост. <1> | <1> На государственное, муниципальное хранение передается при ликвидации организации |
| 74 | Описи дел: | | <1> Неутвержденные - до минования надобности
<2> После уничтожения дел |
| | а) постоянного хранения (утвержденные) | Пост. <1> |
| | б) временного хранения | 3 г. <2> |
| 75 | Документы (журналы, книги, листы, сводки) учета: | | |
| | а) приема посетителей | 3 г. | |
| | б) рассылки документов | 2 г. | |
| | в) бланков строгой отчетности | 3 г. | |
| | г) машинописных, компьютерных работ | 1 г. | |
| | д) выдачи дел во временное пользование | 3 г. | |
| 76 | Топографические указатели | 1 г. <1> | <1> После замены новыми |
| 77 | Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел во временное пользование | 3 г. <1> | <1> После возвращения документов |
| 78 | Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами | 10 л. | |
| 79 | Книги, журналы регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов | 5 л. | |
| 80 | Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним | 5 л. | |
| 81 | Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия договора |
| 2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ |
| 2.1. Прогнозирование |
| 82 | Целевые программы (федеральные, региональные), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 83 | Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ | 5 л. ЭПК | |
| 84 | Прогнозы (перспективные планы) развития организации | Пост. | |
| 85 | Концепции развития организации | Пост. | |
| 86 | Документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы и др.) о разработке и корректировке прогнозов (перспективных планов, концепций) развития организации | 5 л. ЭПК | |
| 2.2. Текущее планирование |
| 87 | Планы экономического и социального развития организации: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 88 | Бизнес - планы; документы (технико - экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.) к ним | Пост. | |
| 89 | Госзаказы | Пост. | |
| 90 | Годовые планы организации: | | <1> В других организациях - до минования надобности |
| | а) по основным для данной организации видам деятельности | Пост. <1> |
| | б) по вспомогательным для данной организации видам деятельности | 5 л. |
| 91 | Проекты годовых планов экономического и социального развития организации; пояснительные записки к ним | 5 л. ЭПК | |
| 92 | Оперативные планы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений | До минования надобности | |
| 93 | Годовые планы структурных подразделений организации | 5 л. | |
| 94 | Документы (технико - экономические показатели, обоснования, графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов | 5 л. | |
| 95 | Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов | 5 л. ЭПК | |
| 96 | Аналитические записки (анализы) о выполнении планов | Пост. | |
| 97 | Справки об итогах социально - экономического развития организации | 5 л. ЭПК | |
| 98 | Переписка по вопросам планирования | 5 л. | |
| 2.3. Ценообразование |
| 99 | Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 100 | Справки, расчеты по прогнозированию цен | Пост. | |
| 101 | Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы) о разработке, применении цен и их корректировке: | | |
| | а) по месту разработки | Пост. | |
| | б) в других организациях | До пересмотра цен | |
| 102 | Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально - технических ресурсов | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия соглашения |
| 103 | Переписка по вопросам ценообразования | 5 л. ЭПК | |
| 3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ |
| 3.1. Финансирование, кредитование |
| 104 | Финансовые планы перспективные: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 105 | Планы: | | <1> В других организациях - до минования надобности |
| | - финансовый (баланс доходов и расходов); | |
| | - финансирования и кредитования; | |
| | - валютный; | |
| | - материальных балансов; | | <2> При отсутствии годовых - пост. |
| | - капитальных вложений; | |
| | - по труду и заработной плате; | |
| | - прибыли; | | <3> При отсутствии годовых и квартальных - пост. |
| | - образования, распределения и использования фондов организации; | |
| | - накопления и расходования оборотных средств и др.: | |
| | а) сводные годовые | Пост. <1> | |
| | б) годовые | Пост. <1> | |
| | в) квартальные | 5 л. <2> | |
| | г) месячные | 1 г. <3> | |
| 106 | Проекты планов | 5 л. | |
| 107 | Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов | 5 л. ЭПК | |
| 108 | Документы (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, договоры, соглашения, заключения) о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности | Пост. | |
| 109 | Лимиты (лимитные справки), экономические нормативы финансирования и кредитования и их распределения; расчеты к ним | Пост. | |
| 110 | Переписка о лимитах и экономических нормативах | 5 л. | |
| 111 | Финансово - экономические и конъюнктурные обзоры: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 112 | Сметы доходов и расходов; расчеты к ним <1>: | | <1> Административно - хозяйственных и управленческих расходов - 5 л.
<2> При отсутствии годовых - пост. |
| | а) годовые | Пост. |
| | б) квартальные | 5 л. <2> |
| 113 | Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансировании всех видов деятельности | 5 л. ЭПК | |
| 114 | Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов: | | <1> В других организациях - до минования надобности |
| | - финансового; | |
| | - финансирования и кредитования; | |
| | - валютного; | |
| | - материальных балансов; | | <2> При отсутствии годовых - пост. |
| | - капитальных вложений; | |
| | - по труду и заработной плате; | |
| | - прибыли; | | <3> При отсутствии годовых, квартальных - пост. |
| | - образования, распределения и использования фондов организации; | |
| | - накопления и расходования оборотных средств и др.: | |
| | а) сводные годовые | Пост. <1> | |
| | б) годовые | Пост. <1> | |
| | в) квартальные | 5 л. <2> | |
| | г) месячные | 1 г. <3> | |
| 115 | Анализы отчетных данных об исполнении балансов доходов и расходов | 5 л. ЭПК | |
| 116 | Документы (планы, обоснования, расчеты, переписка) о совершенствовании аппарата управления | 5 л. ЭПК | |
| 117 | Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно - хозяйственные нужды | 5 л. | |
| 118 | Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины | 5 л. | |
| 119 | Документы (положения, справки, расчеты, докладные записки, заключения) о формировании фондов организации и их расходовании | 5 л. ЭПК | |
| 120 | Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях | 5 л. ЭПК | |
| 121 | Документы (положения, карточки, переписка) об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих и расчетных счетов, о проведении денежно - расчетных операций | 5 л. | |
| 122 | Договор банковского счета | 5 л. <1> | <1> После истечения срока действия договора |
| 123 | Срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения | 1 г. | |
| 124 | Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по кредитным вопросам | 5 л. ЭПК | |
| 125 | Кредитные договоры | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия договора |
| 126 | Переписка о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов | 5 л. | |
| 127 | Заявки на получение кредитов | 1 г. | |
| 128 | Переписка о нормах обязательных резервов, финансирования капиталовложений | 5 л. ЭПК | |
| 129 | Сводные ведомости по открытым кредитам | Пост. | |
| 130 | Сведения о расходовании кредитов: | | |
| | а) годовые | Пост. | |
| | б) квартальные | 3 г. | |
| | в) месячные | 1 г. | |
| 131 | Расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах | 5 л. | |
| 132 | Кассовые планы: | | |
| | а) годовые | 5 л. | |
| | б) квартальные | 3 г. | |
| | в) месячные | 1 г. | |
| 133 | Отчеты по кассовым планам | 5 л. | |
| 4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ |
| 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность |
| 134 | Альбомы унифицированных типовых форм первичной учетной документации: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 135 | Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: | | <1> При отсутствии годовых - пост.
<2> При отсутствии годовых, квартальных - пост. |
| | а) сводные годовые | Пост. |
| | б) годовые | Пост. |
| | в) квартальные | 5 л. <1> |
| | г) месячные | 1 г. <2> |
| 136 | Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним | Пост. | |
| 137 | Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам | Пост. | |
| 138 | Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов | 5 л. | |
| 139 | Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов | Пост. <1> | <1> Квартальных - 5 л. |
| 140 | Отчеты об исполнении сметы расходов: | | <1> При отсутствии годовых - пост. |
| | а) сводные годовые | Пост. |
| | б) годовые | Пост. | |
| | в) квартальные | 5 л. <1> | |
| 141 | Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета | 5 л. | |
| 142 | План счетов бухгалтерского учета | 5 л. | |
| 143 | Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) | Пост. | |
| 144 | Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности | 1 г. | |
| 145 | Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово - хозяйственной деятельности, контрольно - ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. | 5 л. <1> | <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 146 | Основные критерии (система показателей) деятельности экономических субъектов, по которым их бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 147 | Договоры с аудиторами (аудиторскими фирмами) | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия договора |
| 148 | Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы - ордера, разработочные таблицы и др.) | 5 л. <1> | <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 149 | Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 150 | Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета - фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.) | 5 л. <1> | <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 151 | Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями | 5 л. | |
| 152 | Переписка о финансово - хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) | 5 л. | |
| 153 | Лицевые счета работников | 75 л. ЭПК | |
| 154 | Положения о премировании работников | 5 л. <1> ЭПК | <1> После замены новыми |
| 155 | Документы (сводные расчетные (расчетно - платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <1>; доверенности на получение денежных сумм и товарно - материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат | 5 л <2>. | <1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
<2> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 156 | Переписка о выплате заработной платы | 5 л. | |
| 157 | Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов | 5 л. | |
| 158 | Гарантийные письма | 5 л. | |
| 159 | Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий | 5 л. | |
| 160 | Переписка о выдаче и возврате ссуд | 5 л. <1> | <1> После погашения ссуды |
| 161 | Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности | 5 л. | |
| 162 | Исполнительные листы | До минования надобности <1> | <1> Не менее 5 л. |
| 163 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях | 5 л. ЭПК | |
| 164 | Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | До замены новым | |
| 165 | Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков | До минования надобности <1> | <1> Не менее 5 л. |
| 166 | Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации | Пост. | |
| 167 | Документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях | 5 л. | |
| 168 | Оборотные ведомости | 5 л. <1> | <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 169 | Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах | 5 л. <1> | <1> После снятия с учета |
| 170 | Отчеты по налогам: | | <1> При отсутствии годовых - пост. |
| | а) годовые | Пост. |
| | б) квартальные | 5 л. <1> |
| | в) месячные | 1 г. <2> | <2> При отсутствии квартальных - 5 л. |
| 171 | Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней | 5 л. ЭПК | |
| 172 | Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов | 5 л. ЭПК | |
| 173 | Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам | 5 л. ЭПК | |
| 174 | Документы (справки, сводки, сведения, сообщения, переписка) о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним | 5 л. | |
| 175 | Переписка об образовании, распределении, накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам | 5 л. | |
| 176 | Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда | 5 л. | |
| 177 | Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг | 5 л. | |
| 178 | Акты - справки о погашении налогов (задолженности) векселями | 5 л. <1> | <1> После погашения налогов |
| 179 | Документы (заявления, распоряжения, справки - графики, акты) об оплате, размене, приеме - передаче векселей | 5 л. | |
| 180 | Документы (заявки, акты, справки, переписка) по валютным вопросам | 5 л. ЭПК | |
| 181 | Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами | Пост. | |
| 182 | Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей | Пост. | |
| 183 | Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки | 5 л. | |
| 184 | Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новым | |
| 185 | Лицевые счета акционеров | 5 л. <1> | <1> После перехода права собственности на акции. При условии завершения проверки (ревизии) |
| 186 | Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия договора, соглашения |
| 187 | Паспорта сделок | Пост. | |
| 188 | Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ | 5 л. <1> | <1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л. |
| 189 | Договоры о материальной ответственности | 5 л. <1> | <1> После увольнения материально ответственного лица |
| 190 | Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования надобности | |
| 191 | Договоры имущественного страхования | 5 л. <1> | <1> После истечения срока действия договора |
| 192 | Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно - материальных ценностей | 5 л. <1> | <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 193 | Книги, журналы, карточки учета: | | <1> После окончания срока действия последнего договора, контракта, соглашения |
| | а) ценных бумаг | Пост. |
| | б) договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) | 5 л. <1> ЭПК |
| | в) основных средств (зданий, сооружений) | 5 л. <2> |
| | г) расчетов с организациями | 5 л. <3> | <2> После ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
<3> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
<4> После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии)
<5> С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии) |
| | д) приходно - расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | 5 л. <3> |
| | е) погашенных векселей на уплату налогов | 5 л. <4> |
| | ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость | 5 л. <5> |
| | з) хозяйственного имущества | 5 л. <3> |
| | и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) | 5 л. <3> |
| | к) подотчетных лиц | 5 л. |
| | л) исполнительных листов | 5 л. |
| | м) сумм доходов и подоходного налога работников | 5 л. |
| | н) депонированной заработной платы | 5 л. <3> |
| | о) депонентов по депозитным суммам | 5 л. |
| | п) доверенностей | 5 л. <3> |
| 194 | Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности | Пост. | |
| 195 | Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5 л. | |
| 196 | Заказы на бланки учета и отчетности | 1 г. | |
| 197 | Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности | 5 л. ЭПК | |
| 4.2. Статистический учет и отчетность |
| 198 | Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов; анализы отчетов: | | <1> При отсутствии годовых - пост.
<2> При отсутствии годовых, полугодовых - пост. |
| | а) сводные годовые и с большей периодичностью | Пост. |
| | б) годовые и с большей периодичностью | Пост. |
| | в) полугодовые | 5 л. <1> | <3> При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост. |
| | г) квартальные | 5 л. <2> |
| | д) месячные | 1 г. <3> |
| 199 | Статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним: | | <1> При отсутствии годовых - пост.
<2> При отсутствии годовых, полугодовых - пост. |
| | а) сводные годовые и с большей периодичностью | Пост. |
| | б) годовые и с большей периодичностью | Пост. | <3> При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост. |
| | в) полугодовые | 5 л. <1> |
| | г) квартальные | 5 л. <2> |
| | д) месячные | 1 г. <3> |
| | е) единовременные | Пост. |
| 200 | Документы (доклады, аналитические таблицы и справки) об итогах деятельности организации | Пост. | |
| 201 | Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним | 5 л. | |
| 202 | Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных статистических отчетов | 5 л. | |
| 203 | Оперативные статистические сводки о выполнении планов | 1 г. | |
| 204 | Журнал учета передаваемых статистических данных | 5 л. | |
| 205 | Вспомогательные книги по оперативному и статистическому учету и отчетности | 1 г. | |
| 206 | Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности | 5 л. | |
| 207 | Бланки форм статистической отчетности (систематизированный комплект): | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ СВЯЗИ |
| 5.1. Организация связей |
| 208 | Уставы, положения международных организаций (объединений), членами которых является организация | Пост. | |
| 209 | Указания (задания) специалистам, принимающим участие в работе международных организаций (объединений) | Пост. | |
| 210 | Документы (справки, заявления, докладные записки) о вступлении в международные организации (объединения) | Пост. | |
| 211 | Переписка о вступлении в международные организации (объединения) | Пост. | |
| 212 | Документы (протоколы, решения, предложения, доклады, справки) об экономических, научных, культурных связях с другими организациями | Пост. | |
| 213 | Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, переписка) об организации приема и пребывания представителей иностранных организаций | 5 л. | |
| 214 | Инструкции (указания, задания, рекомендации) представителям организации по ведению встреч (переговоров) | 5 л. ЭПК | |
| 215 | Документы (протоколы встреч (переговоров), тексты выступлений, записи бесед) о приеме представителей иностранных организаций | Пост. | |
| 216 | Документы (доклады, справки, информации, сведения) о проведении встреч (переговоров) с представителями других организаций | 5 л. ЭПК | |
| 217 | Журналы, карточки учета посещений организации представителями иностранных организаций | Пост. | |
| 5.2. Осуществление связей |
| 218 | Контракты, договоры, соглашения, договоры - намерения об экономических, научных, культурных связях; документы (особые условия, протоколы разногласий, обоснования, правовые заключения и др.) к ним | Пост. | |
| 219 | Документы (проекты, предложения, заключения, справки, сведения, информации, расчеты) о подготовке контрактов, договоров, соглашений | 10 л. ЭПК | |
| 220 | Документы (акты, технико - экономические обоснования, заключения, справки, сведения) о целесообразности сотрудничества | Пост. | |
| 221 | Книги регистрации соглашений, договоров, контрактов о связях организации | 5 л. ЭПК | |
| 222 | Программы (прогнозы, планы) установления и развития экономических, научных, культурных связей: | | |
| | а) по месту разработки | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 223 | Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно - технического, экономического, культурного сотрудничества | 10 л. ЭПК | |
| 224 | Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно - технического, экономического, культурного сотрудничества | 5 л. ЭПК | |
| 225 | Документы (докладные записки, справки, сведения) о выполнении планов научно - технического, экономического, культурного сотрудничества | Пост. | |
| 226 | Документы (информационные письма, сообщения, вырезки из газет) об экономическом, научно - техническом, культурном сотрудничестве | 5 л. ЭПК | |
| 227 | Документы (аннотации, предложения, расчеты, информации) к грантам, инвестиционным проектам | Пост. | |
| 228 | Конъюнктурные обзоры по экспортно - импортным поставкам | Пост. | |
| 229 | Документы (заключения, акты, справки, технико - экономические обоснования, разрешения, переписка) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов | 10 л. ЭПК | |
| 230 | Документы (программы, планы, контракты, акты, протоколы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в Российской Федерации | 5 л. ЭПК | |
| 231 | Переписка об организации заграничных путешествий, туров | 3 г. | |
| 6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ |
| 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг |
| 232 | Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинга | 5 л. ЭПК | |
| 233 | Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты, переписка) об информационной деятельности, маркетинге | 5 л. ЭПК | |
| 234 | Аналитические обзоры по основным вопросам деятельности организации: | | |
| | а) по месту разработки | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 235 | Информационные обзоры (доклады) | На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организации | |
| 236 | Программы маркетинговых исследований организации | Пост. | |
| 237 | Документы (сводные таблицы и графики (мониторинги) движения цен на рынке, справки, доклады, сведения и др.) о маркетинговых исследованиях | 5 л. ЭПК | |
| 238 | Документы (анкеты, тесты, интервью и др.) об оперативном анализе потребности в продукции, услугах | До минования надобности | |
| 239 | Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно - информационных материалах: | | |
| | а) на материалы, изданные за рубежом | 3 г. | |
| | б) на материалы, изданные в Российской Федерации | 1 г. | |
| 240 | Переводы информационных статей из иностранных изданий | До минования надобности | |
| 241 | Книги, журналы регистрации научно - технической информации | 5 л. | |
| 242 | Документы (планы, акты, справки, переписка) о комплектовании и работе справочно - информационных служб организации | 3 г. | |
| 243 | Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных | До минования надобности | |
| 244 | Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу | 1 г. <1> | <1> После получения подписной литературы |
| 245 | Акты проверки справочно - информационных служб организации | 1 г. <1> | <1> После следующей проверки |
| 246 | Акты списания книг и периодических издания | 10 л. <1> | <1> После проверки справочно - информационных служб организации |
| 247 | Документы (книги учета справочно - информационных изданий, картотека периодических изданий, формуляры, карточки, журналы, списки, каталоги, базы данных) учета материалов справочно - информационных служб организации | До ликвидации справочно - информационных служб организации | |
| 248 | Договоры об информационном обслуживании | 5 л. <1> | <1> После истечения срока действия договора |
| 249 | Документы (справки, сводки, сведения, отчеты) об учете использования научно - технической информации | 3 г. | |
| 6.2. Распространение информации (реклама) |
| 250 | Информационные издания (бюллетени, информационные листки и письма, каталоги, списки, справочники, сборники и др.): | | |
| | а) по месту разработки | До ликвидации организации | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 251 | Статьи, тексты телерадиопередач, брошюры, диаграммы, фотодокументы по научно - технической информации и рекламе | До минования надобности | |
| 252 | Документы (тематико - экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, характеристики экспонатов, каталоги, путеводители, проспекты, альбомы, буклеты, списки участников, доклады, справки, отзывы, отчеты, информации и др.) об участии в выставках, ярмарках, презентациях | Пост. | |
| 253 | Документы (дипломы, свидетельства, аттестаты, грамоты) о награждении организации за участие в выставках | Пост. | |
| 254 | Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций | 5 л. ЭПК | |
| 255 | Документы (программы, планы, тексты лекций, справки, сведения, переписка) о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекций, бесед и других мероприятий | 5 л. ЭПК | |
| 256 | Договоры (контракты) о размещении и выпуске рекламы | 5 л. <1> | <1> После истечения срока действия договора |
| 257 | Документы (заявки, акты, переписка) о размещении и выпуске рекламы | 3 г. | |
| 258 | Документы (буклеты, плакаты, фотовидеодокументы, информации) о рекламной деятельности организации | До минования надобности <1> | <1> Наиболее удачные в художественном отношении, выполненные известными авторами - пост. |
| 259 | Документы (коммерческие предложения, прайс - листы, анкеты, образцы (модули) текста рекламы, "www" страницы в Интернете, переписка) об оперативной рекламной деятельности | До минования надобности | |
| 260 | Переписка о распространении (рассылке) информационных изданий | 1 г. | |
| 261 | Переписка об учете, движении и использовании информации | 5 л. | |
| 7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ |
| 7.1. Трудоустройство |
| 262 | Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников | 5 л. ЭПК | |
| 263 | Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально - квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников | 5 л. ЭПК | |
| 264 | Переписка по вопросам трудоустройства | 5 л. | |
| 265 | Направления на трудоустройство работников | До минования надобности | |
| 266 | Договоры об оказании финансовой помощи на создание и сохранение рабочих мест, на компенсационные выплаты работникам | 5 л. <1> | <1> После истечения срока действия договора |
| 267 | Договоры о выдаче ссуд для создания рабочих мест | 5 л. <1> | <1> После погашения ссуды |
| 7.2. Организация труда |
| 268 | Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о совершенствовании процессов труда | 5 л. ЭПК | |
| 269 | Документы (нормативы численности, доклады, справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управления | Пост. | |
| 270 | Перечни профессий: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 271 | Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 272 | Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий | Пост. | |
| 273 | Журналы учета работников, совмещающих профессии | До минования надобности | |
| 274 | Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о прогнозировании повышения производительности труда | 5 л. ЭПК | |
| 275 | Коллективный договор | Пост. | |
| 276 | Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о проверке выполнения условий коллективного договора | Пост. | |
| 277 | Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю | 5 л. ЭПК | |
| 278 | Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров | 5 л. ЭПК | |
| 279 | Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника | 5 л. ЭПК | |
| 280 | Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени | 3 г. | |
| 281 | Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 1 г. | |
| 282 | Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисциплине | 3 г. | |
| 7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда |
| 283 | Типовые нормативы по труду: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 284 | Нормы выработки и расценок <1>: | | <1> Временные нормы выработки и расценок - 3 г. после замены новыми |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. |
| | б) в других организациях | До замены новыми |
| 285 | Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок | 5 л. ЭПК | |
| 286 | Тарифно - квалификационные справочники, сетки, ставки: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 287 | Переписка о дополнении, изменении тарифно - квалификационных справочников, сеток, ставок | 5 л. | |
| 288 | Тарификационные ведомости | 25 л. | |
| 289 | Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда | 5 л. ЭПК | |
| 290 | Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы | 5 л. ЭПК | |
| 291 | Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий | 5 л. ЭПК | |
| 292 | Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 293 | Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников | 5 л. | |
| 294 | Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения | 5 л. | |
| 7.4. Охрана труда |
| 295 | Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении | 5 л. ЭПК | |
| 296 | Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и санитарно - оздоровительных мероприятий | Пост. | |
| 297 | Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий, охраны труда и санитарно - оздоровительных мероприятий | 5 л. | |
| 298 | Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Пост. | |
| 299 | Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | 5 л. | |
| 300 | Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по улучшению условий труда работников | 5 л. ЭПК | |
| 301 | Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда | 5 л. ЭПК | |
| 302 | Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков | 5 л. ЭПК | |
| 303 | Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новым | |
| 304 | Перечень профессий с вредными условиями труда: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новым | |
| 305 | Списки работающих на производстве с вредными условиями труда | 75 л. | |
| 306 | Табели и наряды работников вредных профессий | 75 л. | |
| 307 | Правила по охране труда работающих инвалидов: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 308 | Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций | 5 л. ЭПК | |
| 309 | Планы - схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций | До замены новыми | |
| 310 | Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 311 | Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о расследовании причин аварий | 10 л. <1> | <1> Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост. |
| 312 | Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний | 45 л. ЭПК | |
| 313 | Договоры страхования работников от несчастных случаев | 5 л. <1> | <1> После истечения срока действия договора |
| 314 | Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по технике безопасности | 5 л. | |
| 315 | Протоколы аттестации по технике безопасности | 5 л. | |
| 316 | Журналы, книги учета: | | |
| | а) профилактических работ по технике безопасности | 10 л. | |
| | б) инструктажа по технике безопасности | 10 л. | |
| | в) проведения аттестации по технике безопасности | 5 л. | |
| 317 | Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров - конкурсов по охране труда и технике безопасности | 5 л. ЭПК | |
| 318 | Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев | 5 л. | |
| 319 | Сведения об авариях и несчастных случаях | 5 л. <1> | <1> Сведения о несчастных случаях с летальным исходом - пост. |
| 320 | Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий | Пост. | |
| 321 | Переписка об авариях и несчастных случаях | 5 л. | |
| 322 | Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: | | <1> Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост. |
| | а) по месту происшествия | 45 л. <1> ЭПК |
| | б) в других организациях | 5 л. |
| 323 | Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, анализы) о вредных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях | 10 л. ЭПК | |
| 324 | Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению | 5 л. ЭПК | |
| 325 | Документы (акты, докладные записки, заключения, переписка) о сокращении рабочего дня в связи с вредными условиями труда | 5 л. ЭПК | |
| 326 | Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации | 5 л. | |
| 327 | Журналы учета исполнения постановлений о штрафах | 3 г. <1> | <1> После оплаты штрафа |
| 328 | Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил | 3 г. | |
| 329 | Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий | 3 г. | |
| 330 | Документы (списки, перечни, переписка) о проведении медицинских осмотров работников | 5 л. | |
| 331 | Анкеты обследования условий труда работников | 5 л. | |
| 332 | Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по условиям труда | 5 л. ЭПК | |
| 8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ |
| 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников |
| 333 | Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами | Пост. | |
| 334 | Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров | 5 л. ЭПК | |
| 335 | Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников | 5 л. | |
| 336 | Записки, заменяющие приказы по личному составу | 75 л. <1> ЭПК | <1> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л. |
| 337 | Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): | | |
| | а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания | Пост. | |
| | б) работников | 75 л. ЭПК | |
| 338 | Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. ЭПК | |
| 339 | Личные карточки работников (в том числе временных работников) | 75 л. ЭПК | |
| 340 | Характеристики работников, не имеющих личных дел | 75 л. ЭПК | |
| 341 | Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу | 1 г. | |
| 342 | Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования <1> | <1> Невостребованные - не менее 50 л. |
| 343 | Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел | 5 л. | |
| 344 | Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность | Пост. | |
| 345 | Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел | 75 л. ЭПК | |
| 346 | Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности | 3 г. | |
| 347 | Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей | 3 г. | |
| 348 | Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет | 15 л. <1> | <1> При отсутствии приказов - 50 л. |
| 349 | Список (штатно - списочный состав) работников | Пост. | |
| 350 | Списки: | | <1> При отсутствии лицевых счетов - 50 л. |
| | а) членов руководящих и исполнительных органов организации | Пост. |
| | б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий | Пост. | |
| | в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий | Пост. | |
| | г) работников | 75 л. | |
| | д) прошедших аттестацию | 5 л. | |
| | е) военнообязанных | 3 г. | |
| | ж) кандидатов на выдвижение по должности | 5 л. | |
| | з) получающих персональные ставки, оклады | 10 л. <1> | |
| 351 | Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | 3 г. | |
| 352 | Переписка об оформлении командировок | 5 л. <1> | <1> Для заграничных командировок - 10 л. ЭПК |
| 353 | Переписка об учете призыва и отсрочки от призыва военнообязанных | 3 г. | |
| 354 | Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок | 5 л. <1> | <1> При отсутствии приказов - 50 л. ЭПК |
| 355 | Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок | 5 л. | |
| 356 | Графики предоставления отпусков | 1 г. | |
| 357 | Карточки, указатели к приказам по личному составу | 75 л. | |
| 358 | Книги, журналы, карточки учета: | | <1> После увольнения |
| | а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников | 75 л. |
| | б) работников, направленных в командировки | 5 л. | |
| | в) военнообязанных | 3 г. <1> | |
| | г) отпусков | 3 г. | |
| | д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений | 75 л. | |
| | е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 л. | |
| | ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы | 3 г. | |
| | з) выдачи командировочных удостоверений | 5 л. | |
| 8.2. Установление квалификации работников |
| 359 | Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий | 15 л. ЭПК | |
| 360 | Документы (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования) к протоколам заседаний аттестационных, квалификационных комиссий | 5 л. | |
| 361 | Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 л. | |
| 362 | Квалификационные требования: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 363 | Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников | До замены новыми | |
| 364 | Списки членов аттестационных, квалификационных комиссий | 5 л. | |
| 365 | Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации | 5 л. | |
| 366 | Переписка об аттестации и установлении квалификации | 5 л. | |
| 367 | Графики проведения аттестации, установления квалификации | 1 г. | |
| 8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников |
| 368 | Документы (доклады, справки, расчеты, докладные записки) о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации | 5 л. ЭПК | |
| 369 | Переписка о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников организации | 5 л. ЭПК | |
| 370 | Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые): | | |
| | а) по месту разработки | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 371 | Учебные планы, программы: | | |
| | а) по месту разработки | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 372 | Учебно - методические пособия: | | |
| | а) по месту разработки | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 373 | Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных пособий, планов, программ | 5 л. ЭПК | |
| 374 | Переписка об организации курсов повышения квалификации работников | 3 г. | |
| 375 | Договоры об обучении | 5 л. <1> | <1> После истечения срока действия договора |
| 376 | Графики работы курсов повышения квалификации | 3 г. | |
| 377 | Журналы учебных занятий курсов повышения квалификации | 1 г. | |
| 378 | Ведомости учета часов работы преподавателей | 1 г. | |
| 379 | Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов | 3 г. <1> | <1> После замены новыми |
| 380 | Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий | 1 г. | |
| 381 | Документы (представления, списки, характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам | 5 л. | |
| 382 | Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей курсов повышения квалификации, профессионального обучения | 5 л. <1> | <1> После окончания обучения |
| 383 | Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации, профессионального обучения | 5 л. | |
| 8.4. Награждение |
| 384 | Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий: | | <1> Документы о представлении к званию "Ветеран труда" - 30 л. ЭПК |
| | а) в награждающих организациях | Пост. | |
| | б) в других организациях | 75 л. <1> ЭПК | |
| 385 | Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним: | | |
| | а) в награждающих организациях | Пост. | |
| | б) в других организациях | 75 л. ЭПК | |
| 386 | Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | 5 л. ЭПК | |
| 387 | Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 9. МАТЕРИАЛЬНО - ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ |
| 9.1. Снабжение деятельности |
| 388 | Особые условия поставки продукции и материалов: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 389 | Переписка по вопросам материально - технического обеспечения деятельности | 5 л. | |
| 390 | Списки поставщиков и потребителей | 5 л. ЭПК | |
| 391 | Договоры, соглашения, контракты о снабжении - сбыте, купле - продаже | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия договора |
| 392 | Протоколы разногласий по договорам | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия договора |
| 393 | Договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд | Пост. | |
| 394 | Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции | 5 л. | |
| 395 | Документы (заявки, заказы, наряды, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сводки, сведения и др.) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции | 5 л. | |
| 396 | Комплектовочные ведомости | 1 г. | |
| 397 | Спецификации, сертификаты на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования | 5 л. <1> | <1> Импортного оборудования - до окончания эксплуатации |
| 398 | Таможенные декларации | 5 л. <1> | <1> При условии завершения проверки (ревизии) |
| 399 | Журналы учета материалов (сырья), продукции и оборудования, отправляемых потребителям | 5 л. | |
| 400 | Документы (акты, заключения, справки) о качестве поступающих (отправляемых) материалов (сырья), продукции, оборудования | 5 л. ЭПК | |
| 401 | Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), продукции, оборудования | 5 л. | |
| 9.2. Организация хранения материально - имущественных ценностей |
| 402 | Договоры хранения (складского хранения) | 5 л. <1> | <1> После истечения срока действия договора |
| 403 | Документы (уведомления, карточки учета материально - имущественных ценностей, кладовые и амбарные книги, складские свидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно - заборные карты, переписка) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах | 5 л. <1> | <1> После списания материально - имущественных ценностей. При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных, судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 404 | Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении имущества, товарно - материальных ценностей | 5 л. <1> | <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 405 | Переписка об организации хранения материально - имущественных ценностей | 3 г. | |
| 406 | Пропуска на вывоз товаров и материалов со складов | 3 г. | |
| 10. АДМИНИСТРАТИВНО - ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ |
| 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности |
| 407 | Правила внутреннего распорядка | 1 г. <1> | <1> После замены новыми |
| 408 | Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка | 1 г. | |
| 409 | Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов | Пост. | |
| 410 | Переписка об утверждении печатей и штампов | 3 г. | |
| 411 | Журналы учета выдачи печатей и штампов | 3 г. | |
| 412 | Акты уничтожения печатей и штампов | 3 г. <1> | <1> При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков - пост. |
| 413 | Документы (акты, докладные и объяснительные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений и пропусков в организацию | 1 г. | |
| 414 | Книги регистрации удостоверений и пропусков | 3 г. | |
| 415 | Приемные акты на бланки удостоверений и пропусков, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним | 1 г. | |
| 416 | Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей | 1 г. | |
| 417 | Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни | 1 г. | |
| 418 | Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников | 1 г. | |
| 419 | Списки, книги адресов и телефонов | 1 г. <1> | <1> После замены новыми |
| 420 | Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно - хозяйственных расходах | 1 г. | |
| 421 | Переписка о предоставлении мест в гостиницах | 1 г. | |
| 10.2. Эксплуатация зданий, помещений |
| 422 | Документы (справки, информации, перечни) о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность | Пост. | |
| 423 | Переписка о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность | 5 л. ЭПК | |
| 424 | Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду); документы (технические паспорта, планы, схемы) к ним | Пост. | |
| 425 | Опись документов, представляемых на торги (аукцион, конкурс) по купле - продаже земельных участков, зданий: | | <1> После проведения |
| | а) по месту проведения | 5 л. <1> | |
| | б) в других организациях | До ликвидации организации | |
| 426 | Протокол торгов (аукциона, конкурса) по купле - продаже земельных участков, зданий: | | |
| | а) по месту проведения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До ликвидации организации | |
| 427 | Договоры о купле - продаже земельных участков, зданий; документы (проектно - изыскательское заключение, разрешение на строительство и др.) к ним | Пост. | |
| 428 | Документы (свидетельства о включении в реестр, карты учета и др.) об учете владения, пользования, распоряжения имуществом | Пост. | |
| 429 | Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации | Пост. | |
| 430 | Паспорта зданий <1>, сооружений <1> и оборудования | 5 л. <2> ЭПК | <1> Паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры - пост. <2> После ликвидации здания, сооружения, списания оборудования |
| 431 | Планы размещения организации | 3 г. | |
| 432 | Переписка о предоставлении помещений организации, сдаче и приеме зданий в аренду | 3 г. | |
| 433 | Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией | 3 г. | |
| 434 | Документы (доклады, обзоры, акты, справки, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией | 5 л. ЭПК | |
| 435 | Переписка о содержании зданий, дворов и тротуаров в надлежащем техническом и санитарном состоянии, благоустройстве дворов | 3 г. | |
| 436 | Договоры энергоснабжения | 5 л. <1> | <1> После истечения срока действия договора |
| 437 | Переписка о коммунальном обслуживании зданий и помещений | 1 г. | |
| 438 | Переписка о подготовке зданий к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий | 3 г. | |
| 10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь |
| 439 | Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта | 5 л. ЭПК | |
| 440 | Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах | 3 г. | |
| 441 | Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств | 5 л. <1> | <1> После истечения срока действия договора |
| 442 | Переписка о перевозке грузов | 3 г. | |
| 443 | Заявки на перевозку грузов | 1 г. | |
| 444 | Нормативы загрузки транспортных средств | 1 г. <1> | <1> После замены новыми |
| 445 | Условия по перевозке грузов: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 446 | Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий | 10 л. <1> | <1> Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост. |
| 447 | Переписка об авариях и дорожно - транспортных происшествиях | 5 л. | |
| 448 | Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств | 3 г. <1> | <1> После списания транспортных средств |
| 449 | Документы (заявки, акты, сведения, переписка) о ремонте транспортных средств | 3 г. | |
| 450 | Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче - смазочных материалов и запчастей | 1 г. <1> | <1> После завершения проверки (ревизии) |
| 451 | Паспорта транспортных средств | До списания транспортных средств | |
| 452 | Документы (докладные записки, справки, переписка) о состоянии внутренней связи | 5 л. | |
| 453 | Разрешения на установку и использование средств связи | 1 г. <1> | <1> После окончания эксплуатации средств связи |
| 454 | Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия договора |
| 455 | Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации | 3 г. | |
| 456 | Схемы линий внутренней связи организации | До замены новыми | |
| 457 | Акты ввода в эксплуатацию линий связи | 1 г. <1> | <1> После снятия линий связи |
| 458 | Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего, среднего и капитального ремонта | 3 г. <1> | <1> После проведения ремонта |
| 10.4. Охрана |
| 459 | Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации | 5 л. ЭПК | |
| 460 | Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения, переписка) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации | 3 г. | |
| 461 | Отчеты о пожарах: | | <1> При отсутствии годовых - пост. |
| | а) годовые | Пост. |
| | б) квартальные | 5 л. <1> |
| 462 | Акты о пожарах | 5 л. ЭПК | |
| 463 | Переписка о выявлении причин пожаров | 5 л. ЭПК | |
| 464 | Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки, переписка и др.) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям | 5 л. ЭПК | |
| 465 | Договоры об охранной деятельности | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия договора |
| 466 | Схемы дислокации постов охраны | 1 г. <1> | <1> После замены новыми |
| 467 | Отчеты об устройстве и эксплуатации технических средств охраны | 3 г. | |
| 468 | Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия | 5 л. | |
| 469 | Документы (акты, справки, докладные и служебные записки, заключения, переписка) о пропускном режиме организации | 5 л. | |
| 470 | Образцы подписей служебных удостоверений | До замены удостоверений | |
| 471 | Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема - сдачи дежурств и ключей | 1 г. | |
| 472 | Документы (акты, справки, докладные записки, списки, графики) по оперативным вопросам охраны организации | 1 г. | |
| 11. СОЦИАЛЬНО - БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ |
| 11.1. Социальное страхование |
| 473 | Комплексные программы социальной защиты населения: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До минования надобности | |
| 474 | Переписка по вопросам государственного социального страхования | 5 л. | |
| 475 | Листки нетрудоспособности | 5 л. | |
| 476 | Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности | 5 л. | |
| 477 | Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников | 5 л. | |
| 478 | Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий работникам: | | |
| | а) по месту разработки и утверждения | Пост. | |
| | б) в других организациях | До замены новыми | |
| 479 | Списки работников, уходящих на льготную пенсию | 50 л. | |
| 480 | Переписка о назначении государственных пенсий и пособий | 5 л. <1> | <1> По льготным пенсиям - 10 л. ЭПК |
| 481 | Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест) | 5 л. | |
| 482 | Документы (договоры дарения, акты приема - передачи ценных вещей, обязательства, отчеты и др.) о благотворительной деятельности | Пост. | |
| 483 | Списки лиц, организаций - объектов благотворительности | 5 л. ЭПК | |
| 484 | Переписка о благотворительной деятельности | 5 л. ЭПК | |
| 11.2. Жилищно - бытовые вопросы |
| 485 | Документы (заявления, докладные записки, списки, справки, переписка) о предоставлении, распределении жилой площади работникам | 5 л. <1> | <1> После предоставления жилой площади |
| 486 | Документы (акты, сведения, заключения) об обследовании жилищно - бытовых условий работников | 5 л. <1> | <1> После предоставления жилой площади |
| 487 | Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия договора |
| 488 | Переписка о вселении, выселении и продлении сроков пользования жилой площадью | 5 л. | |
| 489 | Договоры купли - продажи, дарения жилых помещений работникам организации | Пост. | |
| 490 | Документы (сведения, справки, переписка) об аренде, дарении, завещании, купле - продаже жилых помещений работникам организации | 5 л. ЭПК | |
| 491 | Переписка о выселении граждан из служебных, самовольно занятых квартир | 5 л. <1> | <1> После освобождения жилой площади |
| 492 | Лицевые счета квартиросъемщиков | 5 л. <1> | <1> После замены новыми |
| 493 | Договоры на обслуживание жилых помещений, находящихся в собственности организации | 5 л. <1> | <1> После истечения срока действия договора |
| 494 | Переписка о коммунальном обслуживании жилой площади, находящейся в собственности организации | 1 г. | |
| 495 | Договоры о медицинском и санаторно - курортном обслуживании работников | 5 л. <1> | <1> После истечения срока действия договора |
| 496 | Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно - курортном обслуживании работников | 3 г. | |
| 497 | Расходные ордера на санаторно - курортные путевки | 3 г. | |
| 498 | Документы (заявки, требования, накладные, ведомости) о получении путевок | 3 г. | |
| 499 | Документы (заявления, медицинские справки, списки, переписка) учета работников и их детей, нуждающихся в санаторно - курортном лечении и отдыхе | 3 г. | |
| 500 | Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря | 1 г. | |
| 501 | Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря | 1 г. | |
| 502 | Списки детей работников организации | До замены новыми | |
| 503 | Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка и др.) об организации питания работников | 3 г. | |
| 504 | Документы (докладные записки, справки, информации, переписка) о коллективном садоводстве и огородничестве | 5 л. | |
| 11.3. Организация досуга |
| 505 | Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотодокументы) об организации досуга работников | 5 л. ЭПК | |
| 506 | Переписка об организации чтения лекций, докладов, бесед, проведения экскурсий для работников | 1 г. | |
| 507 | Документы (акты, списки, переписка) о проведении и участии в смотрах, конкурсах самодеятельного творчества | 3 г. | |
| 508 | Документы (справки, сводки, списки, программы, переписка) о проведении и участии в спортивных мероприятиях | 3 г. | |
| 12. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПЕРВИЧНЫХ ПРОФСОЮЗНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ (ОБЪЕДИНЕНИЙ) |
| 12.1. Организация деятельности |
| 509 | Документы (протоколы, доклады, стенограммы, постановления, резолюции, перечни участников и др.) о проведении общих, отчетно - выборных конференций, собраний | Пост. | |
| 510 | Документы (докладные записки, справки, календарные планы, отчеты, переписка и др.) об организации и проведении отчетно - выборных кампаний, общественных мероприятий | 5 л. ЭПК | |
| 511 | Документы (бюллетени голосования, списки кандидатов, выдвинутых в новый состав руководства организации - объединения) о выборах руководящих органов профсоюзной организации | В течение срока полномочий | |
| 512 | Планы реализации критических замечаний и предложений | Пост. | |
| 513 | Документы (заявления, заявки, списки, акты, справки, переписка) о приеме в члены объединения (профсоюза), перечисления членских (профсоюзных) взносов из заработной платы работников, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов | 3 г. | |
| 514 | Ведомости учета членских профсоюзных взносов и пожертвований | 5 л. ЭПК | |
| 515 | Учетные карточки членов профсоюзной организации (объединения) | До снятия с учета | |
| 516 | Книги, журналы учета выдачи членских билетов и учетных карточек | 3 г. | |
| 12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений) |
| 517 | Документы (акты, докладные записки, программы, регламенты, протоколы, тексты выступлений, справки, переписка и др.) об осуществлении основных направлений профсоюзной деятельности | 5 л. ЭПК | |
| 518 | Предложения профсоюзов к проектам законодательных и нормативных правовых актов | Пост. | |
| 519 | Документы (акты, докладные записки, справки) об осуществлении профсоюзного контроля за исполнением условий заключенных соглашений, коллективных договоров, соблюдением работодателями, должностными лицами законодательства о труде, использованием средств фондов, формируемых за счет страховых взносов | 5 л. ЭПК | |
| 520 | Документы (протоколы, стенограммы, резолюции, постановления) руководящих органов профсоюзной организации (объединения) - комитетов, советов, бюро, правлений, секций, групп | Пост. | |
| 521 | Документы (протоколы, сведения, докладные записки, справки) о деятельности комиссий профсоюзной организации (объединения) | Пост. | |
| 522 | Документы (мандаты, подписные, опросные листы, информации, переписка и др.) о делегировании членов первичной организации (объединения) на общероссийские форумы | 5 л. | |
| 523 | Переписка о финансово - хозяйственной деятельности профсоюза | 5 л. | |
УКАЗАНИЯ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ
1. Общие положения
1.1. "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.
1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями <*>, независимо от функционально - целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.
<*> Далее в тексте вместо слов "учреждений, организаций и предприятий" употребляется слово "организаций".
Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.
1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций, а также положений "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989), ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов.
1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно - проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.
2. Структура перечня и порядок его применения
2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.
2.2. Перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности;
- разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций;
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно - технических и культурных связей организаций;
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
- раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
- раздел 9 содержит документацию о материально - техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно - материальных ценностей;
- раздел 10 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций;
- раздел 11 содержит документацию, отражающую социально - бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно - бытовые вопросы, организацию досуга;
- раздел 12 содержит документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений).
Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-м, 3-м и 4-м разделах Перечня; в других разделах указаны лишь отдельные планово - отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения.
Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 7-й и 11-й разделы Перечня. Разделы 5, 6, 8, 9, 10 содержат документы, образующиеся во всех организациях, в том числе и в профсоюзных.
2.3. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа N 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа N 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
2.4. Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа N 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа N 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов (см. п. 2.4.2).
2.4.1. Организации - источники комплектования архива делятся на две группы: источники комплектования полного приема и источники комплектования выборочного приема.
Источники комплектования полного приема - это организации, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе <*>.
<*> Под "полным комплексом" документов понимается совокупность документов, имеющих постоянный срок хранения.
Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.
При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный архив непосредственно поступают отдельные виды создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе <*>, а также их информационно - аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию.
<*> Состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организации.
При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность.
2.4.2. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа N 3) следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и / или необходимостью практического использования документов.
Определенные документы (нормативно - правового, имущественно - хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по настоящему Перечню (ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509) необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и / или длительным практическим значением указанных документов.
2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
2.6. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.
2.7. В целях полноты состава Архивного фонда Российской Федерации Перечень предусматривает возможность поступления в государственные, муниципальные архивы дублетных документов, содержащихся в разных фондах. Право решения вопроса их отбора предоставляется государственным, муниципальным архивам.
2.8. Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно - историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.
2.9. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.
Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.
2.10. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения "постоянно" или отметку "ЭПК" (ЭК) по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений.
2.11. Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.
Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.
2.12. Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами.
2.13. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание "На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организациях" уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, длительный справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в графе N 3. Так, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания "после истечения срока действия договора", "после замены новыми" и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в графе N 3, осуществляется с определенного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства, места создания, копийности (например, "выполненные известными авторами", "памятников архитектуры", "при наличии в организации подлинников копии документов - до минования надобности" и др.).
2.14. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение
3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.
3.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.
3.3. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.
Документы, сроки хранения которых определены Перечнем "постоянно", подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.
3.4. По истечении сроков хранения в архивах организаций - источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно - справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.
3.5. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.
3.6. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.
3.7. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, утверждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.
Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.
3.8. Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
3.9. Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.
3.10. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
3.11. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.
3.12. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.
3.13. С введением в действие настоящего Перечня часть 1-ю "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989), утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., считать утратившей силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам, начиная с середины 90-х годов ХХ в. (с 1995 года). Для отбора управленческих документов за более ранний период времени (80-е - первую половину 90-х годов), а также специфической (отраслевой) документации применяется "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989).
Наряду с ними следует применять "Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), систему перечней по научно - технической документации, а также ведомственные перечни, примерные номенклатуры дел организаций, решения ЦЭПК Росархива о сроках хранения определенных документов.